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金蝶K3使用總結(jié)

發(fā)布時(shí)間:2012-8-26 9:51:19    點(diǎn)擊率:10936

  一、 軟件安裝完后,管理員首先要對(duì)中間層有一個(gè)基本的了解。中間層的密碼很重要,忘了就得重裝中間層;中間層菜單上有一個(gè)“系統(tǒng) 使用情況”的功能項(xiàng),這一功能項(xiàng)是反映某一時(shí)刻正在使用系統(tǒng)的情況,如果有的單位站點(diǎn)較少,可以通過(guò)這里看出當(dāng)前使用的是哪些人,從而對(duì)使用人員進(jìn)行調(diào) 節(jié),將某些未用但沒(méi)有退出系統(tǒng)的用戶(hù)強(qiáng)行清除掉;在系統(tǒng)非正常退出時(shí),中間層還保留其信息,大家在操作時(shí)會(huì)出現(xiàn)“當(dāng)前使用的功能與其他用戶(hù)沖突”、“該數(shù) 據(jù)正在調(diào)用”等提示即與此相關(guān),這時(shí)管理員需要在中間層選定對(duì)應(yīng)帳套,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)控制清除相關(guān)信息。中間層的主要功能是建立新帳套、備份帳套和恢復(fù)帳套,這 三項(xiàng)基本功能大家都應(yīng)該會(huì)的,需要指出的是大家在作出重大操作時(shí),如修改數(shù)據(jù)庫(kù)、測(cè)試某一功能等情況下,要先備份。對(duì)于備份大家可以使用帳套自動(dòng)指?jìng)浞荩?在你選擇好路徑和間隔時(shí)間后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將帳套備份到指定的地方。自動(dòng)備份要注意不要關(guān)閉,否則下一次備份中斷,該功能可以在中間層關(guān)閉后獨(dú)立運(yùn)行,該功 能運(yùn)行時(shí),顯示器右下角會(huì)有一個(gè)相應(yīng)的圖標(biāo)。
中間層還有注冊(cè)帳套和取消注冊(cè)帳套兩個(gè)功能項(xiàng)。我是這樣理解的,取消注冊(cè)帳套類(lèi)似于臨時(shí)禁用了該帳套,要恢復(fù)時(shí)只須注冊(cè)該帳套即可,這在需要暫時(shí)停止某一帳套,同時(shí)其他帳套正常使用情況下時(shí)適用。如果確實(shí)不需要某一帳套了,則使用帳套刪除。
系統(tǒng)默認(rèn)administrator這一用戶(hù)為管理員,其權(quán)限最大。管理員可以在中間層修改其密碼,也可以在進(jìn)入K3系統(tǒng)主控臺(tái)時(shí)修改。管理員對(duì)這兩個(gè) 地方一般很熟悉,但一般操作員對(duì)更改密碼并不熟悉。對(duì)于操作員只能在進(jìn)入主控臺(tái)時(shí)更改密碼,方法為:雙擊K3快捷方式圖標(biāo)后,在主控臺(tái)處錄入自已的用戶(hù)和 密碼,不要點(diǎn)擊確定,這時(shí)點(diǎn)擊主控臺(tái)左上角的修改密碼,修改完成后須錄入新密碼才能進(jìn)行系統(tǒng)。

  二、 進(jìn)入K3主界面后,菜單上的“設(shè)置--主控臺(tái)編輯”是以所設(shè)置的計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的,即某一臺(tái)機(jī)器設(shè)置為特定的主控臺(tái)后,其他操 作員進(jìn)來(lái)時(shí)都是一樣的。這樣大家在不熟悉的機(jī)器上如果看不到自己所需要的模塊,首先要想到其主菜單的設(shè)置更改造成的。菜單上的“設(shè)置—選項(xiàng)”中允許多個(gè)主 采單同時(shí)存在是大家用得上的。如果你大部分時(shí)間只同時(shí)使用一個(gè)系統(tǒng),則不選擇,如果你同時(shí)要打開(kāi)多個(gè)界面,則選擇此選項(xiàng)。
主界面下有一個(gè)“我 的K3”,這一功能項(xiàng)可以將大家常用的幾個(gè)功能項(xiàng)放在這里來(lái),不論是哪個(gè)子系統(tǒng)的明細(xì)功能,只要設(shè)為常用功能,以后就可以直接在這里使用,不需要跨模塊選 擇明細(xì)功能項(xiàng)!拔业腒3”中還有一個(gè)即時(shí)消息中心,主要用于各操作員之間進(jìn)行業(yè)務(wù)交流,如提醒有單據(jù)需要增加、修改或刪除等,讓各操作員間實(shí)現(xiàn)在線交 流。

  三、 基礎(chǔ)資料  K3使用前,必須設(shè)置好基礎(chǔ)資料,基礎(chǔ)資料是運(yùn)行K3系統(tǒng)的基石,有點(diǎn)象做房子前要準(zhǔn)備好材料一樣;A(chǔ)資料的準(zhǔn)備順序基本上就是系統(tǒng)默認(rèn)的順序。這個(gè)順 序沒(méi)有什么特別的,怎么著都行,你在需要時(shí)自動(dòng)提示你需要先處理哪一些。不過(guò)我還是要將一般處理順序說(shuō)明一下,最好是:幣別、憑證字、計(jì)量單位、結(jié)算方 式、倉(cāng)庫(kù)、倉(cāng)位、部門(mén)、職員、科目、客戶(hù)、供應(yīng)商、物料。一些項(xiàng)目是有必錄項(xiàng)與非必錄項(xiàng)的,在前期我們可以只錄入必錄項(xiàng),以后在需要時(shí)再錄入非必錄信息。 我原以為倉(cāng)庫(kù)與倉(cāng)位是一多對(duì)應(yīng)的,后來(lái)在操作中體會(huì)到,兩者是可以任意組合的。在設(shè)立倉(cāng)位時(shí),建議管理員到演示帳套中看一看兩者的區(qū)別與聯(lián)系,倉(cāng)庫(kù)是在單 據(jù)表頭上的,倉(cāng)位是在表體的,只有設(shè)了倉(cāng)位管理的才需錄入倉(cāng)位。由于上述特點(diǎn),可以將倉(cāng)位管理虛擬出來(lái)進(jìn)行一些其他的使用。
在客戶(hù)、供應(yīng)商、部門(mén)、職員、物料等中,其代碼可以隨時(shí)更改,在更改代碼后,其原有信息自動(dòng)過(guò)到新代碼之中。如果代碼分了級(jí)次,更改上一級(jí)次的代碼,其下級(jí)代碼成建制的都將相應(yīng)的上級(jí)代碼更改過(guò)來(lái)了。
對(duì)于代碼有兩點(diǎn)共性需要說(shuō)明:一是代碼是以“小數(shù)點(diǎn)”來(lái)區(qū)分不同級(jí)次的,相同的點(diǎn)數(shù)為相同的級(jí)數(shù),同一級(jí)中的代碼長(zhǎng)短可以不一樣;二是同一核算項(xiàng)目的明細(xì)項(xiàng)盡可能的在級(jí)次和長(zhǎng)度上保持一致。
中小企業(yè)職員建議分兩級(jí),第一級(jí)表示部門(mén),第二級(jí)是職員。這樣查詢(xún)起來(lái)方便一些,不過(guò)如果是使用了CRM系統(tǒng)且與K3系統(tǒng)集成的話,則不能使用小數(shù)點(diǎn)來(lái)作為分級(jí)了,因?yàn)镃RM中不認(rèn)這種分級(jí),同樣的還有客戶(hù)也不能以小數(shù)點(diǎn)來(lái)區(qū)分級(jí)次。(對(duì)CRM的了解僅此而已)
科目  科目代碼的更改有自身的特點(diǎn),其他項(xiàng)目的代碼隨時(shí)都可以更改,科目的代碼的更改就不一樣了。在科目使用后,其一級(jí)代碼可以改動(dòng),除此外都不能改動(dòng)。
設(shè) 置科目要了解哪些屬性是用后可以更改的,哪些是不能更改的。如上述代碼除一級(jí)外都不能更改,同樣不能更改的有科目類(lèi)別、數(shù)量金額核算、是否為現(xiàn)金科目和銀 行存款科目、是否出日記帳、余額方向、計(jì)量單位和所掛的核算項(xiàng)目。別的不易反復(fù),最易反復(fù)的是科目所掛的核算項(xiàng)目,如原材料掛了物料這一核算項(xiàng)目,后來(lái)又 不想掛了,只在存貨核算中看明細(xì)就行了等等。今天我們一位同事就提出來(lái),應(yīng)收帳款只掛客戶(hù),不掛職員了,因?yàn)榛乜顣r(shí)誰(shuí)也不便去看以前掛應(yīng)收時(shí)是哪一位職 員。如果出現(xiàn)了核算項(xiàng)目確實(shí)需要更改的話,可以新建一個(gè)科目,然后將余額轉(zhuǎn)到相應(yīng)的科目中去。
科目修改后不宜禁用,因?yàn)榭颇拷煤,如果要查原?shù)據(jù)的話,查詢(xún)不到。這一點(diǎn)與其他核算項(xiàng)目不一樣,其他核算項(xiàng)目在禁用后,是可以看到原來(lái)的數(shù)據(jù)的。
記住現(xiàn)金和銀行類(lèi)科目不要勾上現(xiàn)金等價(jià)物,如果你以后在作現(xiàn)金流量表(總帳中的)時(shí)最后的現(xiàn)金凈增加額與總帳的不對(duì),你可以到科目中查看一下是否將現(xiàn)金及銀行存款勾上了現(xiàn)金等價(jià)物,如果都勾上會(huì)記重的。
科目上一級(jí)代碼被作為明細(xì)代碼使用后,可以增加下一級(jí)代碼,其上一級(jí)的發(fā)生額及余額等自動(dòng)地被第一個(gè)增加的下級(jí)科目所繼承,其他項(xiàng)目也都如此。
科目應(yīng)注意的主要是以上幾點(diǎn),常規(guī)的科目沒(méi)有什么可說(shuō)的,這里說(shuō)明一下我們幾個(gè)具體科目設(shè)置時(shí)的體會(huì)。
1、 往來(lái)科目最好掛核算項(xiàng)目,不設(shè)明細(xì)科目。往來(lái)科目指應(yīng)(預(yù))收帳款、應(yīng)(預(yù))付帳款、其他應(yīng)收(付)款。應(yīng)(預(yù))收帳款、應(yīng)(預(yù))付帳款可以考慮 同時(shí)掛上職員,其他應(yīng)收(付)款一般分2個(gè)二級(jí)科目:往來(lái)單位和職員。職員在核算項(xiàng)目中有,往來(lái)單位則需要增加。大家要熟悉在K3系統(tǒng)中可以增加核算項(xiàng)目 和輔助資料,這些會(huì)與系統(tǒng)默認(rèn)的一樣使用。增加往來(lái)單位后,在科目“其他應(yīng)收款—單位往來(lái)”中就可以增加其核算項(xiàng)目“往來(lái)單位”了。對(duì)于往來(lái)科目,我建議 大家不要設(shè)置預(yù)收帳款和預(yù)付帳款,其他應(yīng)付款在一般情況下也可以不設(shè),這是一個(gè)純財(cái)務(wù)問(wèn)題,供財(cái)務(wù)人員參考。
2、 購(gòu)買(mǎi)并使用了倉(cāng)存和存貨核算系統(tǒng)的單位,存貨會(huì)計(jì)科目可以不設(shè)明細(xì),也不掛核算項(xiàng)目,只需一級(jí)科目就行了。由于憑證都是物流系統(tǒng)中過(guò)來(lái),需要查詢(xún)明細(xì)帳時(shí)到存貨核算中查看就行了。
3、 銷(xiāo)售費(fèi)用、管理費(fèi)用明細(xì)科目可以采用核算項(xiàng)目,而不按傳統(tǒng)的處理為明細(xì)科目,這樣一是可以將兩項(xiàng)費(fèi)用中的相同項(xiàng)通過(guò)的定的方式一并查詢(xún),如要查業(yè) 務(wù)費(fèi),不選擇科目、只選擇業(yè)務(wù)費(fèi),就可以看到所有掛業(yè)務(wù)費(fèi)費(fèi)用科目的業(yè)務(wù)費(fèi)是多少,另外如果掛項(xiàng)目則可以使用“核算項(xiàng)目組合表”查看分部門(mén)或職員的銷(xiāo)售費(fèi) 用、管理費(fèi)用明細(xì)表。制造費(fèi)用也可以考慮與銷(xiāo)售費(fèi)用、管理費(fèi)用一并使用核算項(xiàng)目。
4、 如果購(gòu)買(mǎi)了固定資產(chǎn)系統(tǒng)的,固定資產(chǎn)資產(chǎn)和折舊只需設(shè)置一級(jí)科目即可。

  客戶(hù)、供應(yīng)商   在開(kāi)始使用時(shí)可以只錄入必錄項(xiàng),非必錄項(xiàng)資料也同時(shí)錄入,不要都留在以后錄入。
客戶(hù)與供應(yīng)商的代碼建議 以各省的標(biāo)準(zhǔn)代碼作為第一級(jí),第二級(jí)就到明細(xì)了。各省的代碼即身份證的前兩位數(shù)。有的同志偏好分為三至四級(jí),第一級(jí)分國(guó)內(nèi)、國(guó)外,國(guó)內(nèi)的第二級(jí)為六大區(qū)域 的劃分,第三級(jí)是省份,第四級(jí)才是明細(xì),其實(shí)前兩級(jí)沒(méi)有必要。國(guó)內(nèi)國(guó)外就兩個(gè)沒(méi)有必要,區(qū)域的劃分在各項(xiàng)目中也有。當(dāng)然省份在客戶(hù)和供應(yīng)商中也有,但由于 客戶(hù)與供應(yīng)商數(shù)量較多,以省份劃分開(kāi)來(lái)容易理解。
在實(shí)際工作中許多同志有各自的考慮,如:按采購(gòu)員所聯(lián)系的范圍或按供應(yīng)原輔材料的類(lèi)別或按是 否外協(xié)來(lái)劃分供應(yīng)商,這都是不很科學(xué)的,他們認(rèn)為我只要點(diǎn)擊相應(yīng)的類(lèi)別就可以找到我所要的供應(yīng)商等等方便自己的工作。如果按此分類(lèi)各采購(gòu)員工作的劃分是相 對(duì)的,同一個(gè)供應(yīng)商既做外購(gòu)又做外協(xié)怎么辦,多個(gè)業(yè)務(wù)員與同一個(gè)供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)怎么辦。要想達(dá)到上述目的,建議大家細(xì)細(xì)品味一下客戶(hù)和供應(yīng)商的非必錄 項(xiàng)。就供應(yīng)商而言,你可以增加一條業(yè)務(wù)員來(lái)區(qū)分這個(gè)供應(yīng)商主要由誰(shuí)聯(lián)系即可,此外系統(tǒng)在區(qū)域問(wèn)題默認(rèn)的就很好了,將國(guó)內(nèi)與國(guó)外綜合起來(lái)分類(lèi),這樣簡(jiǎn)單明 了。對(duì)于客戶(hù)與供應(yīng)商的處理,這里將我單位的做法供大家參考:

客戶(hù)、供應(yīng)商的錄入

一、 編碼規(guī)則
各單位統(tǒng)一將客戶(hù)、供應(yīng)商設(shè)為兩級(jí),第一級(jí)為2位,第二級(jí)為3位。第一級(jí)以各省標(biāo)準(zhǔn)代碼為準(zhǔn),有港澳臺(tái)及國(guó)外業(yè)務(wù) 的,可增加“港澳臺(tái)”項(xiàng),代碼80;增加“國(guó)外”項(xiàng),代碼85;實(shí)際業(yè)務(wù)時(shí)可能有一些不便處理的,如交易金額很小,且次數(shù)較少,沒(méi)有必要對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)管 理,但又要進(jìn)行出入庫(kù)管理的,可設(shè)置零星供應(yīng)商/客戶(hù),現(xiàn)銷(xiāo)客戶(hù)/現(xiàn)購(gòu)供應(yīng)商等,這些一級(jí)代碼歸為其他,代碼90。第二級(jí)各代碼之間適當(dāng)留些空間,以便將 相關(guān)的單位放在一起。
此外,關(guān)聯(lián)單位一級(jí)代碼統(tǒng)一為00,不按地域分類(lèi)。
二、 項(xiàng)目錄入
單位名稱(chēng)一定要填寫(xiě)完整和規(guī)范,原則上以對(duì)方公章(財(cái)務(wù)章)為準(zhǔn)。經(jīng)常遇到有些單位改制的情況,名稱(chēng)更改了的,將名稱(chēng)字段改為新名稱(chēng),在簡(jiǎn)稱(chēng)處填寫(xiě)“**年**月前稱(chēng)******”。
地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真、郵編、郵件地址等如果有的話也錄入,未錄入的以后補(bǔ)齊。
往來(lái)單位均有區(qū)域選項(xiàng),供應(yīng)商與客戶(hù)是一樣的選擇區(qū)域。系統(tǒng)默認(rèn)六大區(qū)域及港澳臺(tái)及國(guó)外項(xiàng)供選用,如有需要調(diào)整的,可以到輔助資料設(shè)置的區(qū)域中進(jìn)行調(diào)整。
公司領(lǐng)導(dǎo)及銷(xiāo)售部門(mén)需要的分區(qū)域銷(xiāo)售、分渠道銷(xiāo)售及客戶(hù)類(lèi)型銷(xiāo)售等在客戶(hù)錄入時(shí)如何體現(xiàn),還有無(wú)其他的需求。這種需求可以在系統(tǒng)中輕松完成,很有實(shí)用價(jià)值。通過(guò)輔助資料增加一項(xiàng)即可完成更多需求。
各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)可能對(duì)區(qū)域、銷(xiāo)售渠道、客戶(hù)類(lèi)型不一致,不要緊,隨時(shí)可更改,更改之后即可查詢(xún)。
各省代碼如下(略):

物料   物料的處理是各單位基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備的難點(diǎn),往往久拖不決:一是物料從數(shù)量上較客戶(hù)供應(yīng)商或職員等其他核算項(xiàng)目都要多,二是單條物料錄入時(shí)要注意的項(xiàng)目多,三是不同崗位對(duì)物料的需求不一樣等等。
對(duì) 于物料,首先要確定的是編碼規(guī)則,編碼是按字母編還是按數(shù)字編,是按物料的屬性還是按設(shè)計(jì)圖紙編,是按定額單來(lái)分類(lèi)還是按光機(jī)電等物料本身的屬性來(lái)分類(lèi), 是以物流為主分類(lèi)還是按會(huì)計(jì)科目來(lái)分類(lèi)等等都是大家討論的。財(cái)務(wù)人員、計(jì)劃人員、倉(cāng)庫(kù)人員、采購(gòu)人員都會(huì)有各自的意見(jiàn),因此一定要民主集中,果斷從事。集 中的意思是避免議而不決,果斷從事是因?yàn)榇a以后隨時(shí)都可更改。在我們討論中,差點(diǎn)選擇了流水號(hào)的方式,足以顯得我們的無(wú)奈。其實(shí)選擇流水號(hào)也沒(méi)什么的, 代碼沒(méi)有什么實(shí)際意義的,真正有意義的是物料的屬性定義上,再者說(shuō),代碼以后還可以更改調(diào)整的,不會(huì)對(duì)工作造成大的影響,關(guān)鍵是名稱(chēng)要規(guī)范且不要出現(xiàn)重 碼。
在這里我還是先將我單位的設(shè)置情況復(fù)述給大家,并對(duì)其中部分內(nèi)容進(jìn)行說(shuō)明。
物料錄入

一、代碼
物料編碼統(tǒng)一按數(shù)字進(jìn)行編寫(xiě),所有編碼統(tǒng)一為4級(jí),1-3級(jí)為2位(類(lèi)),第4級(jí)為3位(明細(xì))。所有編碼中間要留有余地 (中間空一些編號(hào)),包括類(lèi)和明細(xì),這樣以后可以將類(lèi)似的新增物料放在一起。所有明細(xì)物料的編碼必須長(zhǎng)度一致,以后確實(shí)不夠時(shí)再加。(說(shuō)明:由于K3系統(tǒng) 是以小數(shù)點(diǎn)來(lái)區(qū)分級(jí)次的,所以長(zhǎng)度可以任意增加,這與金蝶2000等是不樣的)
編碼一級(jí)代碼主要按會(huì)計(jì)科目需要分類(lèi):分為原材料-05、外協(xié)件-10、自制半成品-20、產(chǎn)成品-30、虛擬件-90。(說(shuō)明:上述分類(lèi)與會(huì)計(jì)科目以及物料屬性基本匹配,這對(duì)設(shè)置存貨科目及在存貨核算等處查看報(bào)表是很方便的)
大家要領(lǐng)會(huì)物料編碼與產(chǎn)品編碼、條形碼的關(guān)系。物料編碼與條形碼一般來(lái)說(shuō)是一一對(duì)應(yīng),產(chǎn)品編碼是一臺(tái)(套)為一個(gè)編碼?梢岳斫鉃槲锪暇幋a為一種物料,如E2000D聯(lián)想筆記本電腦,產(chǎn)品編碼就是這種電腦的不同個(gè)體,一定不要將兩者混淆。
我們常指的產(chǎn)品編碼在K3系統(tǒng)中為序列號(hào)管理(電子行業(yè)版),也可以通過(guò)產(chǎn)品批號(hào)來(lái)對(duì)應(yīng)產(chǎn)品編碼,不過(guò)批號(hào)得按產(chǎn)品編碼來(lái)錄入。(說(shuō)明:我公司使用的是電子行業(yè)版本)
同一種物品,不要因?yàn)閮H僅是不同的供應(yīng)商而將其編為不同的編碼(有的價(jià)格也有一定的差異)。如果我們認(rèn)為區(qū)分開(kāi)來(lái)很有必要,可以考慮用序列號(hào)或批號(hào)來(lái)處理。不同的供應(yīng)商提供的物品確實(shí)有區(qū)別,如外形、顏色等不一樣,我們應(yīng)將其編為不同的編碼。
在明細(xì)項(xiàng)中,盡可能將名稱(chēng)相同的放在一起,如明細(xì)類(lèi)為電子元器件,電阻編號(hào)為001-099,電容為101-199。如果電阻、電容種類(lèi)很多,當(dāng)然可以增設(shè)類(lèi)電阻類(lèi)和電容類(lèi)。在電阻和電容編碼中,盡可能按規(guī)格型號(hào)排序。
在 物料分類(lèi)中,有一種情況要?jiǎng)澐智宄。如:我們有四種物料:電腦、電腦主板、繪圖儀、繪圖儀主板。在這四種物料中,我們是將電腦主板放在與電腦一起編號(hào)還是 與其他主板一起編號(hào),要有一致性。再如電源,我們是將所有含電源兩字的放在一起,還是將特殊電源與其主件放在一起(聲光電源)。
二、名稱(chēng)   規(guī)格型號(hào)
名稱(chēng)一定要統(tǒng)一規(guī)范,不要與型號(hào)連在一起用,由于名稱(chēng)的不規(guī)范,極易出現(xiàn)重碼。
三、 物料屬性  是指該物料是外購(gòu)、自制,還是外協(xié)件、虛擬件等。物料屬性是屬以后不能更改項(xiàng)。如果是自制品你選擇成了外購(gòu)品,以后下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單、選擇成本對(duì)象時(shí)不能調(diào) 用,因?yàn)樵撐锪鲜峭赓?gòu)品,不需生產(chǎn);此外在制作備料單時(shí)不能作為父項(xiàng)。對(duì)于不清楚是外購(gòu)還是自制的物料,可以選擇自制。如果倉(cāng)庫(kù)中本身沒(méi)有一套電腦,而是 以顯示器、機(jī)箱等部件來(lái)進(jìn)行管理的,那么電腦就是虛擬件了。大家要了解不同模塊對(duì)屬性的劃分,如半成品、產(chǎn)成品在入庫(kù)時(shí)都稱(chēng)為自制入庫(kù)核算,外協(xié)件、自制 件在出庫(kù)時(shí)都作為產(chǎn)成品出庫(kù)核算。如果還不清楚,可以看一看相關(guān)幫助文件。
四、單位  數(shù)量精度
系統(tǒng)支持雙計(jì)量單位,基本單位和常用單 位,其中基本單位是不能修改的。基本單位與常用單位之有一定的換算關(guān)系,如:電線,基本單位是米,常用單位是卷,某種型號(hào)的電線一卷為100米,那么 0.2卷就是20米了。這里要注意如果同一種線每卷長(zhǎng)度不一時(shí)要變通處理:如這一次進(jìn)的同一種線長(zhǎng)度變成了150米,可變通為按1.5卷來(lái)處理,或者另行 編一物料代碼。
如果需要雙計(jì)量單位管理的特別少,可以不用雙計(jì)量單位,這樣在許查詢(xún)起來(lái)相對(duì)清晰一些。許多報(bào)表是同時(shí)反映基本計(jì)量單位與常用計(jì)量單位的。
數(shù)量精度通常為0,但是如果是重量、長(zhǎng)度單位時(shí),有時(shí)也有小數(shù),我們要根據(jù)實(shí)際判斷哪些物料有幾位小位。
如果你在此將數(shù)量精度設(shè)為1,以后在錄入相關(guān)單據(jù)時(shí),小數(shù)位數(shù)只能保留一位,實(shí)際確實(shí)需要2-3位時(shí),須先將此修改后方可錄入。
建議小數(shù)位數(shù)原則上用兩種:0和2。
五、最低、最高、安全庫(kù)存
這三項(xiàng)庫(kù)存是管理者根據(jù)一定的情況判斷錄入的,這三項(xiàng)系統(tǒng)有默值,初始時(shí)將其設(shè)為0,對(duì)于單價(jià)較高或重要的物料該項(xiàng)要整理錄入,以加強(qiáng)物資管理。
六、銷(xiāo)售單價(jià)對(duì)于定型的產(chǎn)品都要將公司的報(bào)價(jià)錄入,這一價(jià)格自動(dòng)在錄入銷(xiāo)售訂單時(shí)出現(xiàn)。若再輸入折扣價(jià)(額),就是實(shí)際交易價(jià)了。
七、 批次  目前看來(lái),沒(méi)有必要設(shè)置此項(xiàng),也就是不打鉤。批次選上后不能更改。批次選上后,每次出入庫(kù)都需填上批次。如果初始時(shí)選上了批次,但實(shí)際使用中沒(méi)有必要,因 不能修改此屬性,那么可以都用一個(gè)批號(hào),如1。批次和序列號(hào)在入庫(kù)時(shí)手工錄入,且不能相同,在出庫(kù)時(shí)只能選擇使用,不能手工錄入。
八、保質(zhì)期  各單位如果有需要保質(zhì)期管理的物料,必須選擇此項(xiàng)并填上保質(zhì)期。若要選此項(xiàng),須先選批次管理。保質(zhì)期一般用于食品醫(yī)藥行業(yè),如果公司有人選擇此項(xiàng),須及時(shí)反饋到我這里,以商討其必要性。
保質(zhì)期設(shè)定后不能更改。
九、計(jì)價(jià)方法、存貨、收入、成本科目代碼與財(cái)務(wù)有關(guān),及時(shí)與財(cái)務(wù)聯(lián)系。計(jì)價(jià)方法設(shè)定后不能更改,設(shè)定的存貨科目代碼在“存貨核算系統(tǒng)—對(duì)帳”及自動(dòng)制作憑證等處要用的。
十、單價(jià)精度一般默認(rèn)為2,如果確有超過(guò)2位的,隨時(shí)可以更改。有的同志在錄入0.0567元時(shí)出現(xiàn)0.06元就是因?yàn)閱蝺r(jià)精度的問(wèn)題。
十三、計(jì)劃資料主要是供進(jìn)行物料需求計(jì)劃使用的,有一定的獨(dú)立性,如果條件成熟的單位可以錄入,也可以以后錄入。
十五、條形碼  結(jié)合到條形碼的使用隨時(shí)錄入。
物料錄入有幾點(diǎn)要注意:
一、 可 以利用默認(rèn)功能,以提高工作效率并減少差錯(cuò)率。方法是:在物料核算項(xiàng)目類(lèi)別屬性處對(duì)各項(xiàng)目設(shè)置其默認(rèn)值,這種辦法在期初集中錄入物料時(shí)很實(shí)用,如先錄入原 材料,那么將物料屬性設(shè)為“外購(gòu)”,將存貨科目設(shè)為“123---原材料”,將計(jì)價(jià)方法設(shè)為“加權(quán)平均法”等等,待錄入產(chǎn)成品時(shí),再將屬性改為“自制”, 將存貨科目設(shè)為“產(chǎn)成品”。
二、 大家要分別對(duì)待可更改項(xiàng)和不可更改項(xiàng),對(duì)不可更改項(xiàng)要特別注意。
三、 盡可能避免重碼的發(fā)生。

上面講述的是基礎(chǔ)資料,他們有很多共同之處。其一,都可以通過(guò)引入功能進(jìn)行。如果你們的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)比較完整,并且能夠整理成比較規(guī)范的庫(kù)表結(jié) 構(gòu)(以Excel為例),那么可以將基礎(chǔ)資料直接引入。引入前先錄入一條記錄進(jìn)去,然后將其引出,再將現(xiàn)有數(shù)據(jù)按照引出的格式引入,記住先引入少量幾條后 再分批引入。引入時(shí)注意分析該項(xiàng)目(如職員)哪些是選擇項(xiàng)(如部門(mén)),哪些是手工錄入項(xiàng)(如姓名),選擇項(xiàng)必須有相應(yīng)的項(xiàng)目及具體內(nèi)容。如引入的職員表中 有辦公室、財(cái)務(wù)部等幾個(gè)部門(mén),那么部門(mén)項(xiàng)目要先錄好辦公室、財(cái)務(wù)部后才能將部門(mén)引入,這也就是前面所述的錄入順序問(wèn)題。引入中如果必錄項(xiàng)是空或不是系統(tǒng)認(rèn) 同的,則該條記錄不能引入。引入的代碼必須符合系統(tǒng)認(rèn)同的規(guī)則,所有的明細(xì)或下級(jí)必須有上級(jí)代碼。與引入相關(guān)的是一些同志喜歡改庫(kù),我個(gè)人不贊同這樣做, 如果你確實(shí)在庫(kù)中寫(xiě)初始數(shù)據(jù),包括后來(lái)更改的,那么需要在操作界面上一條條地?fù)艋,否則系統(tǒng)認(rèn)為沒(méi)有這條記錄。
其二,大家可以看一看錄入基礎(chǔ)資料的菜單,都有對(duì)資料的修改(在屬性處)、刪除和禁用。在錄的資料被使用前,都可以進(jìn)行修改、刪除和禁用。但在使用之后,所有基礎(chǔ)資料均不能刪除但都能禁用,只有部分字段可以更改(大家可以回頭看看上述內(nèi)容或?qū)χ菔編ぬ鬃砸洋w會(huì))。
其 三,大家可以看看基礎(chǔ)資料錄入修改界面的選項(xiàng),前面3個(gè)容易理解,第4項(xiàng)“F7查詢(xún)默認(rèn)字段”如果選擇了名稱(chēng),則在使用過(guò)程中按F7查詢(xún)時(shí)并按F5搜索 時(shí),系統(tǒng)默認(rèn)搜索的字段為名稱(chēng),否則為代碼。其實(shí)大家使用搜索多的是名稱(chēng)。建議大家在今后當(dāng)入單據(jù)選擇查詢(xún)基礎(chǔ)資料時(shí),要盡可能的使用搜索功能,從多角度 搜索幾次后,再新增基礎(chǔ)資料,這樣可以減少重碼。這幾個(gè)選項(xiàng)各項(xiàng)目均是一致的,只改一處即可,以最后更改的為準(zhǔn),其認(rèn)同的是操作員,即某一操作員進(jìn)去的界 面是專(zhuān)有的。與界面相關(guān)的還有打印方案和套打設(shè)置是與計(jì)算機(jī)有關(guān)的,查詢(xún)過(guò)濾方案與操作員有關(guān),單據(jù)自定義同一帳套所有人都是一樣的。
其四、在大 家發(fā)現(xiàn)不需用的核算項(xiàng)目后,能夠刪除的盡可能刪除,確實(shí)不能刪除的,將其代碼改到一特定的類(lèi)中,注明原代碼是多少,然后禁用。所有核算項(xiàng)目使用后是不能刪 除的,因此要?jiǎng)h除某一核算項(xiàng)目,則需要將所有使用該項(xiàng)目的地方都改掉,然后刪除。例如有兩個(gè)客戶(hù)重錄了,我們可以通過(guò)查詢(xún)看哪一個(gè)使用較少,則易更改,然 后將要?jiǎng)h除的一個(gè)所有發(fā)生額全部都改為另一個(gè)后,再將其刪除。
如果大家是第一次使用K3系統(tǒng),那么到了這里,你對(duì)核算項(xiàng)目的理解還很模糊,隨著后面對(duì)各系統(tǒng)的操作,你會(huì)對(duì)核算項(xiàng)目的理解越來(lái)越清晰。因此上述內(nèi)容在你使用一段時(shí)間后還需回頭再看兩個(gè)來(lái)回。

四、 系統(tǒng)設(shè)置    注意哪些是不能改變的,哪些是可以以后改變的。物流系統(tǒng)要啟用,第一步就是要設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)。該設(shè)置在系統(tǒng)設(shè)置—初始化---購(gòu)銷(xiāo)倉(cāng)存均可---系統(tǒng)參數(shù)設(shè) 置處。物流系統(tǒng)參數(shù)的兩項(xiàng)以后是改不了的:一是數(shù)量、金額核算的選擇,一般單位應(yīng)選擇數(shù)量金額核算,數(shù)量核算適用于只管理數(shù)量的分支機(jī)構(gòu);二是庫(kù)存更新方 式的選擇,一般單位在開(kāi)始認(rèn)為審核后更新好,其實(shí)在實(shí)際使用過(guò)程中,還是選擇保存后更新好。上述設(shè)置在錄入初始化數(shù)據(jù)后就不能再更改了。如果你選擇了審核 后更新,則在以后物流系統(tǒng)(一般稱(chēng)購(gòu)銷(xiāo)倉(cāng)存為物流系統(tǒng))中看到即時(shí)庫(kù)存與實(shí)物庫(kù)存不一致時(shí)就要想到這一點(diǎn),就是有部分單據(jù)未審核造成的。還有一個(gè)特點(diǎn),就 是不論單據(jù)是否審核,在臺(tái)帳中總是可以看到的,但在存貨核算系統(tǒng)中的材料明細(xì)帳等中則看不到,所以看到兩張表有差異時(shí)不要感到意外。
五、 在總帳 系統(tǒng)設(shè)置中,除會(huì)計(jì)期間啟用后不能更改外,其余以后均可以更改。設(shè)置中大部分選項(xiàng)意思清晰,這里只將我們遇到過(guò)的誤解說(shuō)一下。當(dāng)時(shí)我們錄入憑證時(shí)不是每條 分錄都有摘要,且沒(méi)有選擇“明細(xì)帳(表)自動(dòng)繼承上條分錄摘要”,因此我在看一明細(xì)帳時(shí),看到有筆業(yè)務(wù)與其摘要明顯有些異常,可謂百思不得其解,后來(lái)才注 意到是同一張憑證中所有未錄入摘要的分錄在明細(xì)帳中都自動(dòng)用上了第一條分錄的摘要,當(dāng)然文不對(duì)題了,如果我們選上了此項(xiàng)就不存在這個(gè)問(wèn)題了。總帳中系統(tǒng)設(shè) 置選項(xiàng)很多,大家在使用一段時(shí)間后會(huì)覺(jué)得有些設(shè)置要調(diào)整,這時(shí)就要多到這里來(lái)看看,多多品味系統(tǒng)設(shè)置,其他系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置也一樣,特別是物流的。
六、 物流系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置其實(shí)都是一樣的,我們從系統(tǒng)設(shè)置—系統(tǒng)設(shè)置—購(gòu)銷(xiāo)存—系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)去,可以看到這里所有都是隨時(shí)可以修改的,修改后單據(jù)按新規(guī)則編排。
首 先來(lái)看編碼規(guī)則。這里的編碼規(guī)則與基礎(chǔ)資料中的編碼規(guī)則不一樣,基礎(chǔ)資料中是針對(duì)基礎(chǔ)資料的,這里是針對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)的,是指業(yè)務(wù)單據(jù)的編號(hào)按什么規(guī)則自動(dòng)生 成。前后綴指以什么固定的內(nèi)容開(kāi)頭尾,格式是指中間號(hào)碼多長(zhǎng)。如果不填列格式,則編號(hào)會(huì)按流水號(hào)往來(lái)后數(shù),到時(shí)候以編號(hào)排序時(shí),10號(hào)會(huì)排到2號(hào)的前面 去。如果填寫(xiě)了格式,如為“0000”,則單據(jù)編號(hào)會(huì)按“0001”、“0002”------ “0010”這樣排下去,在我們按編號(hào)排序時(shí)不會(huì)出錯(cuò)。編號(hào)長(zhǎng)度建議以3-5年該單據(jù)的總數(shù)為限設(shè)置,不宜過(guò)長(zhǎng)。
對(duì)于各個(gè)選項(xiàng),我只想說(shuō)一點(diǎn),那就是單據(jù)編號(hào)可手工錄入,其他的沒(méi)有什么可多說(shuō)的。建議大家不要允許手工錄入單據(jù)編號(hào),其中對(duì)于采購(gòu)和銷(xiāo)售發(fā)票本身有號(hào)碼,可以考慮在其單據(jù)上增加一個(gè)表頭,起名為原始編號(hào)或手工編號(hào)。增加表頭在單據(jù)自定義中進(jìn)行。
此處選項(xiàng)極為豐富,由于沒(méi)有接觸業(yè)務(wù),不怎么好說(shuō),再者字面意思也很清楚,需要說(shuō)明的是,系統(tǒng)管理員以后在什么考慮時(shí)或用上一段時(shí)間后就到這里來(lái)看一看,你會(huì)感到這里有很多你想要的內(nèi)容。
七、 初 始化  總帳初始化就是錄入其初余額,記住錄入完后一定要進(jìn)行平衡試算一下,需要指出的是,在初始化未完成時(shí)可以錄入憑證,但不能審核和記帳,因此初始化工作要盡 快完成。一些同志在發(fā)現(xiàn)有些科目設(shè)置不妥后將發(fā)生額、期初余額等修改刪除后,沒(méi)有使用相應(yīng)科目了,還是不能更改或刪除相應(yīng)科目,這時(shí)要想到在初始化的試算 平衡處試算一下。購(gòu)買(mǎi)了應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)的,在總帳與應(yīng)收應(yīng)付中可以只錄入一次,然后對(duì)傳即可,不過(guò)要注意在總帳中所掛的核算項(xiàng)目在應(yīng)收應(yīng)付中必須有對(duì)應(yīng)的。 我就吃過(guò)這個(gè)的虧,在總帳應(yīng)收帳款科目下設(shè)了好幾個(gè)核算項(xiàng)目,其中一個(gè)在應(yīng)收款中沒(méi)有對(duì)應(yīng)的信息,在應(yīng)收款往總帳中傳入時(shí)就沒(méi)有成功,后來(lái)只得重來(lái)。
固定資產(chǎn)與其他系統(tǒng)不一樣,其初始化數(shù)據(jù)不在系統(tǒng)設(shè)置---初始化中錄入,而在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)—固定資產(chǎn)中錄入。
物 流系統(tǒng)初始化數(shù)據(jù)有四點(diǎn):一是期初未入庫(kù)的暫估入庫(kù)單,該數(shù)據(jù)(金額)應(yīng)與財(cái)務(wù)的暫估應(yīng)付帳款一樣;二是期初未核銷(xiāo)銷(xiāo)售出庫(kù)單,該數(shù)據(jù)應(yīng)與分期收款發(fā)出商 品對(duì)應(yīng),不過(guò)有的單位未作處理,仍掛在庫(kù)存中,這時(shí)就不需要錄入;三是期初委外出庫(kù)單,該數(shù)據(jù)應(yīng)與委外加工物資相對(duì)應(yīng);四是期初的在產(chǎn)品成本,該數(shù)據(jù)與生 產(chǎn)成本余額對(duì)應(yīng)。前三點(diǎn)是啟用倉(cāng)存系統(tǒng)所必須的,第四點(diǎn)是針對(duì)使用成本管理管理系統(tǒng)的。
物流系統(tǒng)結(jié)束初始化前,應(yīng)將相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì),如:期初未入庫(kù)的暫估入庫(kù)單與財(cái)務(wù)的暫估應(yīng)付帳款核對(duì);期初未核銷(xiāo)銷(xiāo)售出庫(kù)單與分期收款發(fā)出商品核對(duì)等。
上 述各分系統(tǒng)的啟用時(shí)間可以先后,其數(shù)據(jù)應(yīng)與啟用時(shí)間對(duì)應(yīng)。對(duì)于啟用系統(tǒng)時(shí)間,建議大家最先使用總帳及倉(cāng)庫(kù),其他系統(tǒng)視情況跟上,具體情況視各單位操作水平 及購(gòu)買(mǎi)模塊而定,實(shí)施人員一般會(huì)提出一些建議,如果大家(指客戶(hù))沒(méi)有實(shí)施過(guò)類(lèi)似系統(tǒng),望充分尊重實(shí)施人員意見(jiàn),切不可想當(dāng)然地按自已的思路來(lái)做,也不要 想到實(shí)施起來(lái)很容易或者很難。
系統(tǒng)設(shè)置就介紹到這兒,后面描述各系統(tǒng)時(shí)再回頭來(lái)說(shuō)明。

八、 物流系統(tǒng)的使用
物流從采購(gòu)申請(qǐng)單開(kāi)始說(shuō)起。購(gòu)買(mǎi)并使用了計(jì)劃系統(tǒng)的,大部分采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)該是經(jīng)過(guò)MRP計(jì)算生成的,這里由于沒(méi)有說(shuō)計(jì)劃,所以還是以手工錄入開(kāi)始說(shuō)。采購(gòu)申請(qǐng)單就是采購(gòu)計(jì)劃,即應(yīng)該買(mǎi)什么。采購(gòu)申請(qǐng)單的錄入很簡(jiǎn)單,把要買(mǎi)哪些物料,數(shù)量多少,要求什么時(shí)候到貨就行了。
錄 入工業(yè)單據(jù)有一些共性,在這里一并說(shuō)了。K3數(shù)據(jù)分關(guān)聯(lián)生成和手工錄入;對(duì)于錄入項(xiàng)又分選擇錄入和手工錄入。凡是涉及基礎(chǔ)資料的,都是選擇錄入,如客戶(hù)、 物料等,這一點(diǎn)你在輸入一個(gè)數(shù)據(jù)后系統(tǒng)不認(rèn)同就知道應(yīng)該是選擇錄入了。選擇錄入的,直接按F7或點(diǎn)擊菜單上的查看。手工錄入項(xiàng)是沒(méi)有設(shè)為基礎(chǔ)資料或不便設(shè) 為基礎(chǔ)資料的,如日期、備注、用途等。其中有一部分是即可手工錄入,也可選擇錄入的,如備注;有一部分是在入庫(kù)時(shí)是手工錄入,出為時(shí)選擇的,如物料批號(hào)、 序列號(hào)等。選擇還是手工錄入,大家想到有這么回事即可,不要錄不進(jìn)去就感到驚異。
工業(yè)單據(jù)可以復(fù)制,方法是查詢(xún)到源單據(jù)后,點(diǎn)擊復(fù)制,然后修改即可,這對(duì)類(lèi)同的單據(jù)錄入要加快錄入速度,提高錄入準(zhǔn)確率。單據(jù)還可以下推生成,這需要操作員同時(shí)具有操作源單據(jù)和目標(biāo)單據(jù)的權(quán)限。
工 業(yè)單據(jù)可以關(guān)聯(lián)生成,如關(guān)聯(lián)采購(gòu)申請(qǐng)單生成采購(gòu)訂單,這個(gè)以后大家經(jīng)常用到,關(guān)聯(lián)生成單據(jù)自上而下只能一對(duì)多,不能多張上游單據(jù)生成一張下游單據(jù)。這一點(diǎn) 對(duì)發(fā)票的生成有些不同,一張發(fā)票可以關(guān)聯(lián)同一單位的多張入庫(kù)單或訂單生成,但必須是同一單位的,且只能關(guān)聯(lián)入庫(kù)單、訂單或合同中的一種。說(shuō)到發(fā)票,還有一 點(diǎn)與別的單據(jù)不一樣,就是上期物流未結(jié)帳,下期發(fā)票就不能審核。
說(shuō)到單據(jù)的錄入,一并說(shuō)說(shuō)工業(yè)單據(jù)自定義和單據(jù)套打。工業(yè)單據(jù)自定義僅針對(duì)工業(yè)單 據(jù),財(cái)務(wù)單據(jù)暫無(wú)自定義功能。自定義是指錄入界面自定義。如前面系統(tǒng)設(shè)置中所述的發(fā)票增加表頭即如此,有時(shí)我們認(rèn)為界面錄入項(xiàng)過(guò)多或過(guò)少,都可通過(guò)單據(jù)自 定義解決。在單據(jù)自定義中,可以將表體或表頭隱藏起來(lái),如我們將收貨通知單的價(jià)格、金額隱藏起來(lái),不讓收貨人員看到價(jià)格;也可以將我們常用的表體列移到前 面一些。不過(guò)提醒一下,在自定義單據(jù)中去掉一些表頭后,可能影響某些功能的使用,我曾在使用8.8.2版本時(shí)遇到過(guò)將銷(xiāo)售訂單的部門(mén)和主管隱藏后,不能被 關(guān)聯(lián)生成銷(xiāo)售出庫(kù)單。
說(shuō)到發(fā)現(xiàn)這種原因的過(guò)程,大家可以借鑒一下。如果大家在某一功能使用時(shí)發(fā)現(xiàn)異常,對(duì)這種情況要進(jìn)行分析,將錯(cuò)誤現(xiàn)象描述清 楚,以便技術(shù)支持人員解決。異,F(xiàn)象是所有計(jì)算機(jī)上均出現(xiàn)還是部分機(jī)器出現(xiàn),是所有操作員使用都出現(xiàn)還是部分操作員出現(xiàn),是客戶(hù)端出現(xiàn)還是服務(wù)器上出現(xiàn), 是部分單據(jù)出現(xiàn)還是所有單據(jù)出現(xiàn)等等,由此自已就可以解決一些問(wèn)題。如出現(xiàn)上述問(wèn)題,首先要想到是部分單據(jù)不能關(guān)聯(lián)生成還是所有單據(jù)不能關(guān)聯(lián)生成,從什么 時(shí)候開(kāi)始出現(xiàn)這種情況,在這段時(shí)間里進(jìn)行了哪些操作。經(jīng)分析,我發(fā)現(xiàn)一部分單據(jù)可以生成出庫(kù)單,不能生成出庫(kù)單的是某一時(shí)間以后的,且沒(méi)有部門(mén)及主管,由 此我想到可能是因?yàn)閱螕?jù)自定義出現(xiàn)的。不過(guò)到現(xiàn)在為止,沒(méi)有看到因自定義單據(jù)引起其他異常。
與單據(jù)自定義相關(guān)的還有單據(jù)套打,單據(jù)自定義是供大家 錄入用的,單據(jù)套打是供大家打印用的。單據(jù)自定義后所有用戶(hù)界面都是一樣,單據(jù)套打同一帳套是認(rèn)計(jì)算機(jī)的,這點(diǎn)在前面已經(jīng)提過(guò)。套打大體上可分為財(cái)務(wù)單據(jù) 和業(yè)務(wù)單據(jù),風(fēng)格有點(diǎn)不一樣,不過(guò)所有套打都需進(jìn)行設(shè)計(jì)。在套打設(shè)計(jì)中,所有默認(rèn)的套打都不能更改的(改了之后不能保存),可以在更改后另存為一個(gè)文件即 可,單據(jù)套打很容易,與access報(bào)表設(shè)計(jì)極為相似。在物流中套打設(shè)計(jì)是工業(yè)單據(jù)套打設(shè)計(jì)中進(jìn)行的,設(shè)計(jì)好后,回到業(yè)務(wù)單據(jù)界面進(jìn)行套打設(shè)置即可;財(cái)務(wù) 單據(jù)即可在財(cái)務(wù)單據(jù)套打設(shè)計(jì)處設(shè)計(jì),也可在應(yīng)用界面單據(jù)套打設(shè)計(jì)處直接進(jìn)行設(shè)計(jì)。
采購(gòu)訂單的錄入與申請(qǐng)單差不多,可以理解為與供應(yīng)商簽定的具體合同,如果采用的話,可以將其套打成合同格式傳給對(duì)方。與訂單相關(guān)的兩個(gè)系統(tǒng)參數(shù)選項(xiàng)“訂單價(jià)格默認(rèn)為含稅價(jià)”及“采購(gòu)訂單可追加執(zhí)行”在這里就有所體現(xiàn)了。
實(shí) 際工作中,采購(gòu)訂單上的價(jià)格為含稅價(jià),同時(shí)有的稅率為17%,還有的是6%、4%和0,因此業(yè)務(wù)員如果知道稅率為非默認(rèn)稅率時(shí),應(yīng)將稅率填上,這樣在外購(gòu) 入庫(kù)單關(guān)聯(lián)采購(gòu)訂單生成時(shí),暫估價(jià)格就相對(duì)準(zhǔn)確一些,這一點(diǎn)我以前一直沒(méi)有注意到。另外有的單位在訂單貨物都到后,采購(gòu)訂單已經(jīng)關(guān)閉,還想再追加一些,這 時(shí)不想做采購(gòu)訂單了,但在流程上又確定為外購(gòu)入庫(kù)單或收貨通知單必須關(guān)聯(lián)訂單生成,這時(shí)可以選擇“采購(gòu)訂單可追加執(zhí)行”。
在這里說(shuō)一下關(guān)閉、作 廢、關(guān)聯(lián)等幾個(gè)的特點(diǎn)。關(guān)閉是指該單據(jù)已經(jīng)被其他單據(jù)全部關(guān)聯(lián)使用,或手工使用關(guān)閉功能將其關(guān)閉,關(guān)閉后的單據(jù)不能被關(guān)聯(lián)生成其他的業(yè)務(wù)單據(jù),單據(jù)關(guān)閉是 以“訂單---出入庫(kù)單---發(fā)票”這條主線為基準(zhǔn)的。如采購(gòu)訂單被收貨通知單、入庫(kù)單或發(fā)票關(guān)聯(lián)完后才會(huì)自動(dòng)關(guān)閉;銷(xiāo)售訂單在被采購(gòu)申請(qǐng)單關(guān)聯(lián)后并不會(huì) 關(guān)閉。作廢很易理解,審核后的單據(jù)不能作廢。作廢的后果是該單據(jù)的數(shù)據(jù)在各種表中不作計(jì)算,但其關(guān)聯(lián)的單據(jù)如果已關(guān)閉,不會(huì)因此單據(jù)作廢而能再被關(guān)聯(lián)。關(guān) 聯(lián)與業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)相關(guān),就是指某一單據(jù)根據(jù)什么來(lái)制作,由于發(fā)生了關(guān)聯(lián),才能出現(xiàn)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況表等一系列管理報(bào)表,才能使用上查下查等查詢(xún)功能。
外購(gòu)入庫(kù)有一拆單/合并的功能項(xiàng),這主要是用于與發(fā)票審核的。在一張入庫(kù)單并不在一張發(fā)票上的時(shí)候,且該入庫(kù)單又不能修改的情況下就需要拆單了。拆單在入庫(kù)單查詢(xún)處,選擇拆單即可。類(lèi)似的還有銷(xiāo)售出庫(kù)單。
在 各系統(tǒng)中都有系統(tǒng)設(shè)置好的報(bào)表供大家使用,大家要多用多想,各種表在什么情況下適用,為了使用該表功能,哪些設(shè)置應(yīng)注意。如:為了能看到庫(kù)存ABC表,必 須選擇數(shù)量金額核算和金額在倉(cāng)存可見(jiàn)。又如倉(cāng)存系統(tǒng)中的臺(tái)帳只要做了單據(jù)就有反映,而在存貨核算系統(tǒng)的材料明細(xì)帳中只有審核了的單據(jù)才有反映;臺(tái)帳中只有 上月結(jié)帳后才能將上期余額帶過(guò)來(lái),而即時(shí)庫(kù)存數(shù)量是不論結(jié)帳與否的都算在內(nèi)的;還有就是銷(xiāo)售毛利潤(rùn)表(銷(xiāo)售系統(tǒng)中)與銷(xiāo)售毛利潤(rùn)匯總表(存貨核算系統(tǒng)中) 的差異,物料收發(fā)匯總表與收發(fā)業(yè)務(wù)匯總表的差別。大家可能用得少的有物料收發(fā)日?qǐng)?bào)表,這張表很實(shí)用,能反映任意日期間的收發(fā)情況,而一般的表是以期間 (月)為周期的。把所有的表都看過(guò)了,才知道他們之間的異同,才知道哪些是你所要的。
特別要提出來(lái)的是銷(xiāo)售毛利潤(rùn)表和銷(xiāo)售毛利潤(rùn)匯總表,毛利潤(rùn)表是按選定期間的發(fā)票和出庫(kù)數(shù)的對(duì)應(yīng)數(shù);毛利潤(rùn)匯總表是以發(fā)票上的數(shù)量為基礎(chǔ),計(jì)算出對(duì)應(yīng)的銷(xiāo)售出庫(kù)成本,這個(gè)表就是財(cái)務(wù)所需的銷(xiāo)售利潤(rùn)明細(xì)表,充分體現(xiàn)了配比原則的一張表。
系 統(tǒng)自身的表并不能完全滿(mǎn)足大家的需求,還有一個(gè)辦法幫助大家補(bǔ)充報(bào)表功能,那就是查詢(xún)分析工具,每個(gè)物流子系統(tǒng)中都有。這個(gè)工具可以將序時(shí)薄中的信息通過(guò) 二維表的方式表現(xiàn)出來(lái),方法很簡(jiǎn)單,按引導(dǎo)操作即可。如果上述辦法還不能做出你所要的報(bào)表,你只能進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)和其他方式補(bǔ)充了。

存貨核算系統(tǒng)   這一系統(tǒng)與購(gòu)銷(xiāo)存有很大的區(qū)別,一般大家認(rèn)為這是物流管理中的模塊,主要由業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)處理,我認(rèn)為是不正確的。存貨核算和成本管理主要以財(cái)務(wù)人員使用和管理為主,特別是存貨核算系統(tǒng),涉及的地方較多,要特別說(shuō)一說(shuō)。
期 初金額調(diào)整用于處理金額異常的情況。在暫估價(jià)格與發(fā)票價(jià)格不一致等情況下,會(huì)出現(xiàn)期末期初單價(jià)極為異常的情況,有的單價(jià)奇高或奇低,有的甚至是負(fù)數(shù)。這時(shí) 就需要做金額調(diào)整單來(lái)處理,否則在存貨核算或做憑證時(shí)不能通過(guò)。我就遇到過(guò)這樣幾種情況,單價(jià)是負(fù)數(shù)在存貨出庫(kù)核算自然是通不過(guò)的,不過(guò)還好有錯(cuò)誤提示; 在存貨核算中做憑證時(shí),如果單據(jù)中有一條金額為0,則不能制作憑證。我們的一個(gè)物料價(jià)格不到1分錢(qián),最后在憑證中怎么也調(diào)不出來(lái),開(kāi)始想不到這一點(diǎn)。在特 殊情況下需要只錄入金額,不錄入數(shù)量的情況下,也可通過(guò)金額調(diào)整來(lái)實(shí)現(xiàn),因?yàn)槌鋈霂?kù)單據(jù)是必須有數(shù)量和金額的。目前系統(tǒng)還存在因四舍五入造成只有幾分錢(qián)而 無(wú)數(shù)量的情況,也要通過(guò)調(diào)整單來(lái)處理。
外購(gòu)入庫(kù)核算就是對(duì)發(fā)票與對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單間的差額進(jìn)行核算的,當(dāng)兩一致時(shí)(不需要進(jìn)行核算),在入庫(kù)單與發(fā)票 不是同期到達(dá)時(shí),兩者差額會(huì)自動(dòng)形成一張外購(gòu)入庫(kù)補(bǔ)差單,只有金額,沒(méi)有數(shù)量。這張單據(jù)在外購(gòu)入庫(kù)單查詢(xún)中是看不到的,開(kāi)始使用K3系統(tǒng)時(shí),看到材料明細(xì) 帳中有這張單,而在入庫(kù)單查詢(xún)中怎么也找不到,著實(shí)緊張了一陣子。
存貨估價(jià)入帳是將本期沒(méi)有來(lái)發(fā)票的入庫(kù)單填上金額。由于種種原因,外購(gòu)入庫(kù)單沒(méi)有單價(jià),這時(shí)你就需要在這里錄入,同時(shí)可以修改已有的單價(jià)和金額。只要錄入或修改完單價(jià),暫估入庫(kù)入帳就處理完了。委外入庫(kù)、其他入庫(kù)與此類(lèi)似。
自制入庫(kù)核算就是根據(jù)成本計(jì)算的情況將自制品的成本填列上去,核算時(shí)里面會(huì)自動(dòng)有一些物料及數(shù)量,這些都是當(dāng)期產(chǎn)品入庫(kù)單的匯總數(shù)。根據(jù)該數(shù)量填上單價(jià)即可。
更新無(wú)單價(jià)單據(jù)是用來(lái)快速處理無(wú)原單的紅字出庫(kù)單等的單價(jià)的,根據(jù)其提示選擇即可。如果仍不能解決單價(jià)問(wèn)題,象紅字銷(xiāo)售出庫(kù)單單價(jià)只能手工錄入了。
材 料出庫(kù)與產(chǎn)成品出庫(kù)核算是差不多的,那是按照開(kāi)始設(shè)好的物料計(jì)價(jià)方式計(jì)算出庫(kù)的成本。材料是指物料屬性為外購(gòu)的那一部分物料,其他的均為產(chǎn)成品出庫(kù)核算。 所有物料出庫(kù)單在制證前都要經(jīng)過(guò)出庫(kù)核算后進(jìn)行,而不能以出庫(kù)單上錄入的價(jià)格為準(zhǔn)。物料經(jīng)過(guò)出庫(kù)核算后,出庫(kù)單的價(jià)格變?yōu)橄到y(tǒng)核算的價(jià)格,因此在錄入出庫(kù) 單可以錄入價(jià)格,也可不錄入價(jià)格。
憑證處理要注意單據(jù)必須審核,該經(jīng)過(guò)核算的必須經(jīng)過(guò)核算,最好是所有的單據(jù)都經(jīng)過(guò)核算后再制證。制證中暫估沖回 是沒(méi)有憑證模板的,或者說(shuō)系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)好了對(duì)應(yīng)的模板,大家只在系統(tǒng)設(shè)置的暫估沖回選擇相應(yīng)的種類(lèi)就行了。還有一點(diǎn)就是前面說(shuō)的,所有的單據(jù)中每條分錄金額 都不能為0,否則就不能制證。
自動(dòng)制證要特別注意哪些科目、金額不能改動(dòng),如做出入庫(kù)單據(jù)憑證時(shí),其對(duì)應(yīng)的物料科目不能改動(dòng),別的科目可以改動(dòng), 否則帳就對(duì)不上;在處理銷(xiāo)售收入憑證時(shí),收入科目就不要改動(dòng);在固定資產(chǎn)、應(yīng)收款等系統(tǒng)中都要分析哪些科目和金額是可以改動(dòng)的。順便提一下,如果總帳中未 設(shè)物料明細(xì)帳,則總帳不能直接制作存貨科目類(lèi)憑證,存貨類(lèi)憑證只能在存貨核算系統(tǒng)中自動(dòng)生成,且科目和金額不得改動(dòng),否則在期末處理的對(duì)帳中就對(duì)不上。
存 貨核算中的期末處理有一個(gè)對(duì)帳功能,就是將總帳與物流帳核對(duì),大家在做完所有憑證后,結(jié)帳前到這里查看一下,看是否一樣,不一樣的要分析原因。其實(shí)只要大 家把握住所有的物流憑證做完后,不修改物流存貨科目和修改其金額就行了。大家可以自已總結(jié)一下,還有幾處對(duì)帳的的地方要注意。
大家在第一次使用材料出庫(kù)核算和期末結(jié)帳很不易通過(guò),就是由于上述幾種原因造成的。
銷(xiāo) 售系統(tǒng)與采購(gòu)系統(tǒng)是對(duì)應(yīng)的,但又不一樣。如銷(xiāo)售系統(tǒng)一般使用應(yīng)收款系統(tǒng)來(lái)管理合同,訂單與合同關(guān)聯(lián),因?yàn)檫@樣可以反映出欠款情況。但應(yīng)用應(yīng)付款系統(tǒng)一般很 少,所以訂單一般不必關(guān)聯(lián)采購(gòu)合同來(lái)做。另一點(diǎn)是采購(gòu)系統(tǒng)中的已入庫(kù)但未來(lái)發(fā)票的有暫估入庫(kù)來(lái)處理,但銷(xiāo)售系統(tǒng)中就沒(méi)有對(duì)應(yīng)的功能。其實(shí)在銷(xiāo)售系統(tǒng)中,如 果按正常方式處理也很好做,如已出庫(kù)但未開(kāi)發(fā)票的在分期收款發(fā)出商品中處理,這樣就將業(yè)務(wù)完整的反映了,即及庫(kù)存也會(huì)是正確的,很多單位就是因?yàn)闆](méi)有開(kāi)發(fā) 票,所以不做銷(xiāo)售出庫(kù)單,使得即時(shí)庫(kù)存不準(zhǔn)確。這里有一點(diǎn)要強(qiáng)調(diào),就是不論什么情況,只要是實(shí)物辦理了出入庫(kù),就要在系統(tǒng)中處理,要保證即時(shí)庫(kù)存是正確 的,這是K3物流管理的基礎(chǔ)。
在材料出庫(kù)中,我們要注意出庫(kù)的種類(lèi),是生產(chǎn)領(lǐng)料還是開(kāi)發(fā)或行政領(lǐng)料。是生產(chǎn)領(lǐng)料的要填上成本對(duì)象,這樣不論你是否 使用成本系統(tǒng),生產(chǎn)材料都會(huì)方便地歸集到對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品中;是其他領(lǐng)料的,最好注意是用于什么領(lǐng)料。注意在其他出入庫(kù)中,可以進(jìn)行分類(lèi),一般將其他出庫(kù)分為: 開(kāi)發(fā)領(lǐng)料、行政領(lǐng)料、參展試用領(lǐng)料等,財(cái)務(wù)根據(jù)不同的領(lǐng)料類(lèi)別處理憑證。
對(duì)于出入庫(kù)退回,應(yīng)做對(duì)應(yīng)的紅字單據(jù),不要做成相反的藍(lán)字單據(jù)。如:銷(xiāo)售退回應(yīng)做紅字銷(xiāo)售出庫(kù)單,不能做入庫(kù)單,這樣做了憑證后可以沖回對(duì)方的應(yīng)收帳款,使應(yīng)收款保持正確性。同樣外購(gòu)入庫(kù)發(fā)生退貨時(shí)也應(yīng)類(lèi)似處理。
說(shuō)到退貨,有兩種情況,一是對(duì)方送貨來(lái)后還未入庫(kù)就已經(jīng)退給對(duì)方了,另一種是入庫(kù)后退回給對(duì)方。作為實(shí)物管理人員,只想到是退貨了,做單據(jù)時(shí)就易誤做。記住入庫(kù)前退貨的制作退貨單,入庫(kù)后退貨的做紅字入庫(kù)單。
曾 有這種情況,我們公司與客戶(hù)簽定了一筆合同,其中含有一套電腦,因電腦在當(dāng)?shù)丶纯少?gòu)買(mǎi),因此合同中有電腦,對(duì)方付款時(shí)含有電腦,實(shí)際發(fā)貨時(shí)沒(méi)有電腦。這樣 造成銷(xiāo)售訂單中電腦長(zhǎng)期未出庫(kù),后來(lái)才知道,電腦票早就報(bào)銷(xiāo)入帳了。類(lèi)似情況大家要注意,做一個(gè)虛擬入庫(kù)和虛擬出庫(kù)即可,這樣采購(gòu)發(fā)票有對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單,銷(xiāo) 售發(fā)票有對(duì)應(yīng)的出庫(kù)單。
在日常錄入單據(jù)時(shí),單據(jù)較長(zhǎng)的,錄入一部分后保存一次,這樣防止突然中止服務(wù)等現(xiàn)象。
對(duì)于所有業(yè)務(wù)處理,管理員應(yīng)有一個(gè)總體的設(shè)計(jì),這就是系統(tǒng)中的流程設(shè)計(jì)了,下面對(duì)流程設(shè)計(jì)作一個(gè)簡(jiǎn)要說(shuō)明。

刪除工業(yè)單據(jù)后,號(hào)碼不會(huì)自動(dòng)填 補(bǔ),而憑證號(hào)刪除后,自動(dòng)要求補(bǔ)錄;

 
 
 
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