企業(yè)選購ERP都是“大姑娘上轎,頭一回”,面對陌生的ERP軟件與服務(wù),如何簽訂購買合同?稍不留神便會掉進(jìn)軟件提供商設(shè)置的陷阱中去。 陷阱一:產(chǎn)品升級收費含混不清 在合同上,只寫明當(dāng)前版本,沒寫明產(chǎn)品升級后,怎么辦!有的軟件廠商,借產(chǎn)品升級的機(jī)會,向客戶收取版本升級費用;有的軟家廠商,雖然產(chǎn)品升級是免費的,但是,相關(guān)個案同時要升級,就要收費。 此外有些供應(yīng)商,會因現(xiàn)在“產(chǎn)品還不穩(wěn)定”或“現(xiàn)升級客戶多,怕到時出現(xiàn)問題,維護(hù)不過來,從而影響客戶系統(tǒng)運行”、“二次開發(fā)過多,故升級時間較長”等冠冕堂皇的理由為借口,不想或推遲為客戶做升級。 應(yīng)對措施: ① 在合同上明確現(xiàn)在使用的版本號,以及在可預(yù)計的將來,可以免費升級幾次; 、 由于產(chǎn)品自身漏洞所造成的產(chǎn)品升級,要能夠終身免費升級,同時,相應(yīng)的二次開發(fā)的個案也要做升級; 、 注明升級完成的時間,客戶可以根據(jù)需要,提出升級的請求,公司要無條件的為其升級,并保證在提出“申請之日起XX時間內(nèi)”,完成升級工作,同時,保證系統(tǒng)的正常運行。 陷阱二:顧問費用標(biāo)注不清,人員指派不明 在軟件廠商提供的合同上,會注明實施顧問輔導(dǎo)的時間及費用。但往往不會注明若項目無法按時完成時,增加的實施顧問費用如何計算?還有的ERP服務(wù)提供商,隨意更改實施顧問,簽合同后,讓資質(zhì)較淺的顧問來負(fù)責(zé)項目。 曾有一家企業(yè),因軟件提供商提供的ERP產(chǎn)品有漏洞,顧問花了兩天的時間同項目組成員才找出漏洞所在。結(jié)果,后來公司發(fā)現(xiàn),這兩天的時間也算在顧問的培訓(xùn)時間之內(nèi),就跟該對方協(xié)商,但是,因為合同沒注明顧問培訓(xùn)時間的計算方法,所以,客戶也拿他們沒法。 應(yīng)對措施: 、 合同中明確實施支持的具體內(nèi)容和費用; 、 明確負(fù)責(zé)主管和職責(zé),并注明:未經(jīng)公司同意,不得隨意更換項目負(fù)責(zé)人; 、 明確可以享受的免費服務(wù); 、 明確服務(wù)的計算方法及各方的違約責(zé)任。 陷阱三:系統(tǒng)培訓(xùn)偷工減料 ERP項目培訓(xùn)是ERP項目中非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié),關(guān)系到項目的成敗,需要引起企業(yè)的高度重視。ERP培訓(xùn)包括高層培訓(xùn)、中層培訓(xùn)與操作員培訓(xùn),各種培訓(xùn)的內(nèi)容、側(cè)重點各不同。有些供應(yīng)商為了節(jié)省培訓(xùn)成本,會因高層事務(wù)繁忙而放棄對高層的培訓(xùn);也會把中層培訓(xùn)跟操作員培訓(xùn)放在一起……這些偷工減料的做法,都會影響ERP的培訓(xùn)效果。 應(yīng)對措施: 在合同中明確供應(yīng)商提供的培訓(xùn)課程、相應(yīng)的人員,資料、費用和時間安排。一般而言,可以要求軟件供應(yīng)商提供一定數(shù)量的免費培訓(xùn)時間。尤其要注明各類培訓(xùn)的時間,防止顧問把培訓(xùn)時間挪做他用。 陷阱四:二次開發(fā)漫天要價 在ERP項目中,軟件提供商為了避免用戶過多的二次開發(fā),一般都會注明二次開發(fā)的費用,由公司承擔(dān)。但是,往往沒有注明二次開發(fā)的費用如何計算。面對用戶提出的二次開發(fā)需求,有些提供商漫天要價,一個小時XXX元,而一個小小的需求快則一天,慢則三天,比搶銀行還賺! 應(yīng)對措施: ① 合同中明確:若是產(chǎn)品自身的缺陷,那么軟件提供商要免費的為其修改,并要大致指明,哪些情況是產(chǎn)品自身的缺陷; 、 要爭取一定的免費個案。一般來說,企業(yè)在表單上增加一些字段、修改報表的格式等等都是常見的個案,并且修改起來也是比較簡單。所以,公司在簽定合同時,要爭取此類個案軟件提供商能免費為其修改。 、 明確二次開發(fā)的計費標(biāo)準(zhǔn)。因為企業(yè)缺乏專業(yè)人才,所以,對此進(jìn)行評估比較困難。企業(yè)可以根據(jù)代碼的行數(shù)等更加量化的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行價格評估。最好的方法,還是在簽合同前,確定需要修改的個案,直接算到合同價格中去,這樣,可以爭取較大的折扣。避免因供應(yīng)商二次開發(fā)費用不打折而造成信息化成本增加。 陷阱五:年度技術(shù)支持,服務(wù)方式避重就輕 由于ERP項目比較復(fù)雜,在項目成功后,還會出現(xiàn)一定的問題。所以,企業(yè)一般在項目完成后,還會跟軟件提供商簽定年度支持服務(wù)合同。按照行業(yè)慣例,軟件供應(yīng)商一般按照軟件使用費的百分比計算年度支持和維護(hù)費用。 有些軟件供應(yīng)商在合同中,沒有明確服務(wù)的方式,或者故意不明確服務(wù)方式;有些供應(yīng)商雖然注明了服務(wù)方式,但一般都是通過電話、EMAIL、遠(yuǎn)程控制等方法提供服務(wù),一但客戶需要上門服務(wù)就要加收昂貴的上門服務(wù)費。 應(yīng)對措施: 、 合同中明確提供服務(wù)的方式,特別要注意,約定上門服務(wù)是否為免費服務(wù),因為對ERP來說此類服務(wù)往往是必須的。如果上門服務(wù)收費,需要商定一年幾次免費上門服務(wù),超過次數(shù)的收費標(biāo)準(zhǔn)等。把主動權(quán)掌握在自己手中; 、 還要明確年度支持和維護(hù)費用的收取方式,是固定費用還是每年調(diào)整; 、 要明確具體包括哪些服務(wù)內(nèi)容,如二次開發(fā)支持、升級后新功能的培訓(xùn)、定期培訓(xùn)班等等。 陷阱六:新增用戶許可證,購買不打折 市場上大部分ERP產(chǎn)品按用戶數(shù)量收取軟件費用。用戶一次性購買的用戶數(shù)量越多越,優(yōu)惠,但合同中往往不會標(biāo)明用戶數(shù)量增加所需要的費用。因此,當(dāng)企業(yè)需要增加用戶數(shù)量時,供應(yīng)商往往一點折扣都沒有,甚至?xí)S著軟件市場價格的提升,價格還會有所提高。 應(yīng)對措施: 在簽定合同時,要預(yù)計可能需要的用戶數(shù)。同時,在合同中明確,以后用戶數(shù)量增加所需要的費用,最理想的是爭取到跟一次性購買相同的優(yōu)惠價格。