采購是企業(yè)管理的一個重點對象,因為其關系到企業(yè)資金的流出。所以,采購流程也是ERP管理的一個重點。但是,很多企業(yè)在操作過程中,缺乏總結,今天在這里,我就在這里把這工作給做了,給他們這些"懶人"做點事情,希望對他們有所幫助。 一、采購管理普通操作流程。 各個企業(yè)雖然生產的產品千奇百怪,但是,其采購管理流程是類似的。企業(yè)大部分的采購管理流程如下: 1、 請購。 請購是指需求單位,當有材料需求時,向采購部門提出請購的請求。一般,在生產企業(yè)中,請購作業(yè)由計劃人員來做,也有的企業(yè)設有專門的生管部門,也可以由這個部門負責。 請購單根據來源的不同,可以分為多種。一是有MRP計劃生成而來,這些材料都包括在產品的物料清單中,根據物料清單中的材料用量 與銷售訂單或者生產計劃的產品數量,計算出需求;二是根據安全庫存模型,計算出來的庫存補貨單,這一般由倉庫人員開立;三是一般請購,即沒有來源的臨時性物料需求。 一般來說,需求人員在開立請購單時,只需要關心如下問題:一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么時候需要。向誰購買、以什么價格購買一般都不時他們需要關注的問題,這些內容采購員會解決。 2、 請購單維護。 在請購單轉換成采購單前,采購維護人員需要在進行核對一次。在請購單維護的過程中,其主要關心的是采購的供應商是否準確、價格是否有錯誤、及采購數量是否符合相關規(guī)則。 供應商可以根據物料基本信息定義處帶過來,而且,帶出來的是首選供應商。如一個材料有三個供應商,但是,首選供應商只有一個,即甲供應商。則該材料的默認供應商即為甲供應商。若采購員在維護時,發(fā)現供應商需要調整時,可以在這里進行調整。當首選供應商有所變更時,企業(yè)用戶要及時在基礎資料中進行更改,如此,可以減少后期維護的工作量。 價格帶出來的也是跟供應商關聯的價格。這里要注意一個問題,就是企業(yè)確定的標準價格跟供應商采購的采購價格有區(qū)別。企業(yè)確定的材料標準價格,使用來對采購價格進行管理控制的一個參考數據,其往往跟實際采購的價格有一定的差異;企業(yè)的標準成本是以標準價格為基礎計算的,而實際成本則是以實際采購價格為基礎進行計算。所以,這里帶出來的價格,是與供應商對應的價格,而不是企業(yè)規(guī)定的標準價格。有些不成熟的系統(tǒng),如Compiere系統(tǒng)的采購功能,帶出來的價格,就是企業(yè)設置的參考價格,這是不合理的。 有時候,不一定需求方請夠多少,采購就采購多少。采購時,采購數量由時候,還要符合一定的規(guī)則。如供應商有規(guī)定最小采購量時,則采購數量要滿足最小采購數量;若采購數量有包裝數量的限制時,則實際采購數量則為采購包裝數量的整數倍等等。用戶要注意這些規(guī)則的影響,因為,若這些多出來的材料處理的不好的話,就會成為企業(yè)的貸治料。 3、 請購轉采購。 請購單轉換采購單的時候,有一個需要特別關注,就是,當請購單維護處,供應商處為空白或者該供應商已經不允許交易了,該如何處理? 有一種方法,處理的不是很好。如Compierr系統(tǒng)的這個轉換功能,當某項材料供應商沒有指定時,下次不能重新維護再生成。這是非常不方便的,因為人總會有疏忽,特別是當訂單多的時候,若一格疏忽,沒有維護全面的話,則只要刪除采購單再重新來過,那就比較麻煩了。 我認為,比較合理的做法是,若一項請購單有六項物料,其中兩項因為疏忽,沒有指定供應商時,在請購單轉換成采購單的過程中,系統(tǒng)會把已經有供應商的物料生成采購單,比提醒錯誤信息,說有哪兩項物料因為沒有指定供應商而無法生成采購單,在請購單維護處,維護后,在不需要刪除采購單的前提下,就可以把這兩項物料生成采購單。如此設計,才比較方便與合理。大部分系統(tǒng),如神州數碼的易飛ERP系統(tǒng)就是如此處理的。 4、 采購單維護。 采購單維護主要是做一些日常的維護工作。需要提醒的是,有些更改工作,最好通過采購訂單變更單處理,如此,能夠保留歷史修改記錄,方便后續(xù)的追蹤與處理。