青島雙桃化工金蝶ERP全面應用的實施體會
在阿拉伯民間故事集《一千零一夜》里有一個關于阿拉丁神燈的傳奇故事。在這個故事里阿拉丁借助神燈的力量最終戰(zhàn)勝了邪惡，過上了幸福生活。而今，為了迅速適應加入WTO以后新的市場部分態(tài)勢，為使企業(yè)管理模式與國際管理模式接軌，縮短新產(chǎn)品的研發(fā)周期，降低產(chǎn)品成本，提高工作效率，提高企業(yè)的整體效益和核心競爭力，雙桃集團也開始了尋找阿拉丁神燈之路。
期盼神燈為了搞好企業(yè)信息化建設，雙桃集團董事長、總經(jīng)理帶領有關部門中層干部，到濟南、淄博、煙臺、大連等地的ERP典型用戶進行考察，多次聘請ERP專家、教授到企業(yè)進行培訓。
通過這些措施一方面提高了全體干部對企業(yè)信息化建設的認識，另一方面，我們在這些認識的基礎上，認真地研究了ERP理論和企業(yè)的管理現(xiàn)狀，起草了《青島雙桃精細化工（集團）有限公司ERP項目總體設計要求》。
我們的總體目標是借助國內(nèi)優(yōu)秀的管理軟件，建立以財務管理為中心，以產(chǎn)品技術數(shù)據(jù)為基礎，實現(xiàn)業(yè)務流程中對成本及費用的預測、控制和反饋，并實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程物流、信息流及資金流的監(jiān)控，使財務管理、銷售管理、庫存管理、采購管理、車間管理、計劃管理、成本管理集成統(tǒng)一，構建一個具有先進性、集成性、適應性、安全性和可擴展性的多維管理系統(tǒng)。具體來說，我們要求整個系統(tǒng)滿足功能要求，近、遠期投資兼顧，盡量降低投資成本；采用Sybase、SQL Server等大型數(shù)據(jù)庫；網(wǎng)絡采用星型拓撲結構，總廠與分廠之間采用國產(chǎn)光纜傳輸，總廠與分廠內(nèi)部采用雙絞線傳輸。
阿拉丁神燈選擇適合企業(yè)的管理軟件、尋求一個有實力的軟件公司作為自己的合作伙伴是前期最重要的工作。我們在認真研究了各軟件公司綜合實力的基礎上，結合各軟件公司提交的項目解決方案和提供的演示軟件，通過講標、競標、議標的方式，最終經(jīng)過商務談判，選擇了金蝶軟件（中國）有限公司開發(fā)的K/3 ERP。
作為K/3 ERP系統(tǒng)的重要信息中樞，制造系統(tǒng)是該產(chǎn)品的主干和核心內(nèi)容，它包括工業(yè)銷售、計劃、采購、生產(chǎn)、倉存、核算、成本、集團分銷管理等八個系統(tǒng)。它充分體現(xiàn)了制造業(yè)的行業(yè)特色，從企業(yè)生產(chǎn)流程的特點入手，分別根據(jù)離散型和流程型制造企業(yè)各自的管理本質(zhì)和流程脈絡，分行業(yè)提供給用戶完善的企業(yè)管理一體化解決方案，實現(xiàn)了系統(tǒng)功能的全方位提升和本質(zhì)性擴展。由于是本土設計開發(fā)，為中國制造企業(yè)應用，并經(jīng)過大量客戶應用驗證，與國外部分軟件拼湊起來的制造解決方案相比，更適合中國企業(yè)。它具有以下顯著特色：
行業(yè)覆蓋面廣超越了傳統(tǒng)ERP軟件只能處理離散制造企業(yè)業(yè)務的羈絆，適用于車間任務型、重復生產(chǎn)型和連續(xù)生產(chǎn)型三種生產(chǎn)類型企業(yè)，使得制造系統(tǒng)應用范圍遍及離散型和流程型兩大制造行業(yè)。
系統(tǒng)一體化強制造系統(tǒng)既自成體系，又與K/3其他系統(tǒng)密切聯(lián)系，形成真正完整、全面、內(nèi)部平滑連接的ERP管理系統(tǒng)。而反觀業(yè)內(nèi)部分產(chǎn)品，財務是自己開發(fā)，其他部分是別的公司開發(fā)，由于理念、文化、習慣用語、開發(fā)思路等不同，導致術語表達不一，基礎資料一般需要分別設置、分別管理，根據(jù)代碼手動維護，這會給數(shù)據(jù)的正確性和后續(xù)維護帶來很大困難。
應用靈活性高制造系統(tǒng)的“業(yè)務資料→數(shù)據(jù)傳輸→業(yè)務單據(jù)→系統(tǒng)報表→信息查詢→業(yè)務流程→工作流程”的全面自定義管理，使企業(yè)實現(xiàn)從基礎業(yè)務管理到K/3 ERP系統(tǒng)的集團一體化應用等各種不同層次的應用，從而隨著主體管理需求的不斷增強，真正促成用戶信息化建設水平的提高和企業(yè)自身的成長。
點亮神燈ERP項目往往被喻為“飛蛾工程”，而失敗的主要原因在于實施方法。針對中國企業(yè)現(xiàn)狀，金蝶公司創(chuàng)立了一套稱之為“金手指”的六步ERP實施法，并建立了一套科學的“藍色鏈環(huán)”服務管理體系，為客戶提供包括前期診斷、咨詢、培訓、實施等一系列簡單、高效的標準化服務過程，每一次服務都對應一套流程和方法，并提供很多工具來幫助企業(yè)成功。
結合我們的實施經(jīng)驗，我們深切體會到在ERP項目的實施過程中必須把握好如下關鍵環(huán)節(jié)：
企業(yè)上下高度重視2002年3月16日企業(yè)召開了全面實施ERP啟動大會，公司董事長、總經(jīng)理、金蝶公司副總裁，以及業(yè)務骨干300多人參加了大會。會上林風章總經(jīng)理向全廠各部門的負責人做了通過實施K/3 ERP向管理信息化進軍的總動員。會后成立了項目組，項目組由總經(jīng)理助理、信息中心主任、軟件公司實施顧問及各部門業(yè)務骨干組成。其主要職責是在總經(jīng)理的領導下，負責ERP項目的規(guī)劃、培訓、組織、協(xié)調(diào)工作，確保項目按計劃、分步驟順利實施。
總體規(guī)劃、分步實施按照總體規(guī)劃，分步實施的要求，我們將整個ERP工程分為兩個階段，第一個階段運行財務管理系統(tǒng)中的總賬系統(tǒng)、報表系統(tǒng)、應收應付系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)，供需鏈管理系統(tǒng)中的采購管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、倉存管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)。第二階段運行辦公自動化系統(tǒng)、管理會計（預算管理）系統(tǒng)、生產(chǎn)管理中的生產(chǎn)計劃系統(tǒng)、車間管理系統(tǒng)和成本核算系統(tǒng)。
做好培訓工作扎扎實實做好培訓工作是順利實施ERP項目的關鍵。我們的培訓工作包括：計算機基礎培訓、金蝶軟件應用培訓、編碼培訓、業(yè)務流程培訓、初始數(shù)據(jù)準備培訓等。使各部位業(yè)務人員學會使用計算機，學會用計算機進行業(yè)務處理。上述培訓納入企業(yè)人力資源部門的培訓計劃，認真考勤與考核，《培訓成績單》作為人力資源管理檔案保存。
業(yè)務流程再造業(yè)務流程再造是在深入調(diào)研、廣泛討論的基礎上，按照“科學、合理、高效”的原則，繼承企業(yè)傳統(tǒng)管理的先進經(jīng)驗，改進不合理的工作流程，充分利用計算機程序化的特點，對科學的業(yè)務流程進行固化和強化。對業(yè)務流程再造時我們深入調(diào)查研究，結合軟件的功能，反復討論。既不脫離企業(yè)的實際，又沒有離開軟件的功能去搞業(yè)務流程重組。
做好數(shù)據(jù)初始準備數(shù)據(jù)初始準備包括兩方面的工作，一是根據(jù)計算機管理的需要，對銷售業(yè)務、客戶信息、采購業(yè)務、供應商信息，倉儲業(yè)務，物料（原材料、輔助材料、產(chǎn)成品）進行編碼和對管理屬性進行確定;另一方面是將運行前的財務數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)錄入計算機�？茖W編碼體系是ERP系統(tǒng)順利運行的基礎。作為一個企業(yè)就離不開物資、設備、部門、人員，要進行計算機管理也就需要一系列的原材料編碼、輔助材料編碼、設備編碼等等，編碼時，既要考慮程序的要求，又要考慮保管人員的方便，還要滿足財務憑證處理的需要。過細會使今后的工作非常繁雜；過粗又不能滿足管理上的某些需求。為了使編碼科學合理，我們對有關人員進行了《編碼原則與方法培訓》，在此基礎上將編碼工作分解給各個項目組成員，分頭完成各自所在部門分管的編碼任務，并組織有關部門負責人進行討論確定。
現(xiàn)場指導，跟蹤服務ERP項目的正式運行，標志著新的業(yè)務流程和用計算機代替手工處理各項業(yè)務的開始。為了保證每一個環(huán)節(jié)都能在規(guī)定的時間內(nèi)運用新的手段、遵循新的流程完成任務，項目組一方面每日利用網(wǎng)絡系統(tǒng)監(jiān)控系統(tǒng)的運行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正;另一方面組織項目組人員現(xiàn)場指導、跟蹤服務，哪里是關鍵，哪里就有項目實施人員。項目切換之初，銷售是關鍵，我們?nèi)σ愿皡f(xié)助銷售操作人員做好發(fā)票、出庫通知單等的開制與查詢。接下來是倉庫的入庫單、領料單及銷售出庫單的開制與審核，而月底項目組人員就盯在財務上，協(xié)助財務人員審核原始單據(jù)，定義憑證模板、制作會計憑證，實現(xiàn)各部門的業(yè)務流程規(guī)范化，正規(guī)化。
做好第一個月的結賬工作第一個月能否按時、準確結賬，標志著系統(tǒng)運行的成功與失敗。因此，要保證財務能夠順利結賬，就必須統(tǒng)攬全局，適時監(jiān)控整個系統(tǒng)的運行情況，發(fā)現(xiàn)哪個環(huán)節(jié)有問題，就果斷采取措施，及時解決問題。不能等問題成了堆，到月底才發(fā)現(xiàn)、月底再解決，那樣工作就會被動。由于我們把工作做在前頭，盡管月底出現(xiàn)了一些意外，但經(jīng)過協(xié)調(diào)和及時處理，系統(tǒng)6月10日順利完成了第一次月結賬，并準確地提供了會計報表。
目前，第一個階段的任務已經(jīng)基本完成。雖然系統(tǒng)在環(huán)環(huán)相扣地穩(wěn)步運行，但是，在運行的過程中還是暴露出許多問題，多少年來形成的工作習慣對新的業(yè)務流程的影響是巨大的，為了從根本上解決這個問題，我們起草了《雙桃業(yè)務操作規(guī)程》和《關于ERP系統(tǒng)運行過程中“原始憑證”使用規(guī)范》，對規(guī)范操作過程起到重要作用。
希望之光從3月16日的啟動大會開始，我們逐步完成了調(diào)研、培訓、產(chǎn)品編碼、業(yè)務流程重組、基礎資料整理等一系列艱苦細致的工作。5月8日ERP系統(tǒng)開始運行，到6月10日第一張資產(chǎn)負債表等會計報表的準確輸出，標志著一期工程基本完成，實現(xiàn)了采購、庫存、銷售業(yè)務的計算機管理，采購、庫存、銷售業(yè)務與財務系統(tǒng)的有機集成，以及物流、資金流、信息流的有機集成，達到了信息共享的預期目標。
隨著ERP系統(tǒng)的運行，在管理上的作用已初步顯現(xiàn)。公司領導可以在計算機上直接看到業(yè)務人員的工作進度，及時督辦本部門的工作；計算機可以隨時隨地按倉庫、按批次、按時間段查詢庫存數(shù)量，為生產(chǎn)部門合理安排生產(chǎn)任務，倉庫管理部門制定合理的庫存限額，合理儲備各類物資的庫存數(shù)量，從而為提高儲備資金的利用效率提供了詳細而準確的資料;市場部已著手運用銷售系統(tǒng)現(xiàn)有的報表，對銷售人員的工作業(yè)績進行考核，對應收賬款進行分析，對外地庫庫存進行調(diào)劑與控制。
該系統(tǒng)解決了長期以來業(yè)務處理的隨意性，過去車間完成了當月生產(chǎn)任務，其超額部分就不辦理入庫;費用節(jié)約較多時，只開領料單，不領料;虛增費用，用以調(diào)劑各類指標的完成情況。運行倉存系統(tǒng)以后，這類問題就很容易被管理部門發(fā)現(xiàn)，便于制定防范措施，確保企業(yè)經(jīng)濟信息的準確性。
另外，該系統(tǒng)還解決了倉庫賬與財務賬、財務賬與客戶賬不一致的問題。由于業(yè)務處理是從原始單據(jù)做起，由計算機自動形成會計憑證，自動登記相關賬簿，因此只要原始憑證是正確的，由此而生成的賬簿記錄就是正確的。
夜行中的燈塔“高度重視、講究方法”是我們實施ERP項目最深刻的體會，我們總結出以下幾點以飧同行：
ERP項目實施的高失敗率，制約著ERP企業(yè)管理軟件的推行。雙桃ERP項目的順利實施充分體現(xiàn)了“一把手工程”的意義。公司的董事長、總經(jīng)理親自帶隊考察項目、親自參加并主持ERP項目的啟動大會、流程再造的論證會議，親自布置和檢查ERP項目工作進度。尤其是公司總經(jīng)理從項目實施開始，就利用ERP系統(tǒng)檢查各部門的工作進度、查詢各種管理報表。各部門的工作都在總經(jīng)理的監(jiān)控之下，這是項目順利實施的巨大動力，是“一把手工程”的有力體現(xiàn)。在總經(jīng)理的要求和帶動下，市場部、生產(chǎn)部、財務部、供應處等部門領導通過相關查詢功能，適時提出一些管理措施，督辦本部門的各項業(yè)務，對本部門的工作也是一個很大的促進。
雙桃ERP項目的順利實施與雙桃公司有一批敢于承擔責任，勇于奉獻的干部、職工隊伍是分不開的。為了及時將原始數(shù)據(jù)輸入計算機，倉庫、財務十幾名職工放棄了休息，放棄了節(jié)假日，堅持工作。最關鍵時他們曾通宵達旦、徹夜未眠，最終按時完成了各自的任務。按照財政部門的要求，手工賬與機器賬要并行一段時間才能甩掉手工賬，也就是說，倉庫保管員、財務人員在這一段時間里幾乎要付出雙倍的勞動，但是他們?nèi)匀粵]有叫苦叫累，默默地工作在各自的崗位上。正是這種干群一心、任勞任怨的工作態(tài)度，才保證了系統(tǒng)的順利運行。
軟件公司實施顧問的作用同樣也不可忽視。金蝶青島公司派出以副總經(jīng)理為首的三人全天候戰(zhàn)斗在企業(yè)，隨時解決軟件實施過程中出現(xiàn)的問題，為軟件的順利實施提供了保障。
目前我們的ERP系統(tǒng)基本達到了第一期實施目標，實現(xiàn)了采購、庫存、銷售業(yè)務與財務系統(tǒng)的有機集成和物流、資金流、信息流的有機集成。但是我們在管理上的最終目標還沒有完全實現(xiàn)，我們第二階段的實施任務還剛開始進行。我們總體設計目標中提出的四個軟件應用亮點（流程控制的例外管理、預算管理的事前控制、標準成本控制、經(jīng)理綜合辦公）還沒有完全實現(xiàn)。因此，接下來我們還需要總結經(jīng)驗，繼續(xù)努力完成二期實施目標和總體規(guī)劃。
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