作者:董海濤(金蝶) 業(yè)界流傳很廣的一句話是“三分技術(shù),七分管理,十二分?jǐn)?shù)據(jù)”,如果輸入系統(tǒng)的是垃圾,輸出的也必然是垃圾。由此可見,數(shù)據(jù)對ERP系統(tǒng)的重要性。數(shù)據(jù)如人體的血液,是系統(tǒng)運行的支撐和前提,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)則是系統(tǒng)信息的根源,由此構(gòu)筑統(tǒng)一的信息共享平臺。可以說,造成項目延期,系統(tǒng)不能順利切換,或系統(tǒng)用不起來,八成是因為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。 一、什么是基礎(chǔ)數(shù)據(jù) ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量大面廣,從不同角度可以有不同的分類,如靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù),顯性數(shù)據(jù)和隱性數(shù)據(jù),主數(shù)據(jù)和輔助數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是不隨時間或其它數(shù)據(jù)變化而變化的數(shù)據(jù),是企業(yè)公用的數(shù)據(jù),同時又是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)設(shè)置所用到的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)運行實際業(yè)務(wù)所用到的數(shù)據(jù),具體有會計科目、各種比率參數(shù)、庫位和物料主文件、BOM表、供應(yīng)商主文件、客戶主文件、賬號及銀行主文件等。動態(tài)數(shù)據(jù)是每筆具體業(yè)務(wù)發(fā)生時產(chǎn)生的數(shù)據(jù),它隨時間點不同而變動。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時點來分,又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)上線切換時點的總賬余額、車間在制品余額、庫存余額、未結(jié)三大訂單(CO、PO、MO)。 ERP系統(tǒng)就是根據(jù)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù),按照內(nèi)部邏輯經(jīng)過運算形成各種報告報表,供人來掌握經(jīng)營生產(chǎn)狀況,從而進(jìn)行分析和決策的。 二、如何整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理是實施過程頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯的部分,是一項艱苦細(xì)致的工作。 1、成立數(shù)據(jù)小組,確定工作進(jìn)度。 2、數(shù)據(jù)整理自下而上、先易后難。 3、把好數(shù)據(jù)錄入關(guān)。 三、基礎(chǔ)資料的后續(xù)維護 數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命,錯誤的數(shù)據(jù)不但沒有任何意義,而且干擾生產(chǎn)。外界環(huán)境和生產(chǎn)情況在不斷變化,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度是個相對的概念,目前數(shù)據(jù)準(zhǔn)確并不代表一直都準(zhǔn)確。所以對于靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)都要不斷調(diào)整和優(yōu)化,這是長期的、無止境的。 及時錄入是保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提。數(shù)據(jù)延遲錄入,造成系統(tǒng)數(shù)與實際數(shù)不一致,系統(tǒng)可信度和實用度降低。為了防止這種問題的發(fā)生,要教育系統(tǒng)操作人員做到日事日畢,業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進(jìn)行,單據(jù)錄入不過夜,不搞積壓突擊錄入。 持續(xù)維護是提高數(shù)據(jù)質(zhì)量的保證。不管如何努力,數(shù)據(jù)都不大可能百分百的準(zhǔn)確,我們所談的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確是指數(shù)據(jù)的錯誤率控制在可以接受的范圍之內(nèi)。所以,重要的是在具體工作中,通過系統(tǒng)運行結(jié)果與實際進(jìn)行校驗,不斷修正數(shù)據(jù)和參數(shù),使其逐步貼近生產(chǎn)、符合實際。 總之,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理是個艱苦細(xì)致的工作,數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高是個漸進(jìn)和求精的過程。實施ERP的企業(yè)一定要高度重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理,如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)達(dá)到了及時性、準(zhǔn)確性和完整性的要求,系統(tǒng)切換上線只是水到渠成,ERP發(fā)揮效益也將近在咫尺。
艱苦細(xì)致的工作要有踏實能干的團隊擔(dān)當(dāng),嚴(yán)密的計劃和合理的組織是完成這項艱巨工作保證。數(shù)據(jù)小組成員從各個部門的業(yè)務(wù)人員中抽調(diào),由項目經(jīng)理或指定的專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)小組的全面領(lǐng)導(dǎo)工作。數(shù)據(jù)小組的職責(zé)是分析數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍,建立ERP編碼體系,組織必要的培訓(xùn),制作數(shù)據(jù)搜集表格模板,監(jiān)督數(shù)據(jù)收集質(zhì)量,并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。在工作執(zhí)行上,數(shù)據(jù)小組要根據(jù)ERP項目的實施進(jìn)度,制定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的時間表,安排好小組成員的分工,并定期召開小組會議,溝通問題,推進(jìn)工作。
任何工作都需要講究方式方法,數(shù)據(jù)整理概莫能外。ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理一般應(yīng)遵循先易后難的工作次序,容易整理的公共數(shù)據(jù)先行整理,需要多次求精的局部數(shù)據(jù)后行整理。靜態(tài)數(shù)據(jù)相對固定,且花費時間長,可以先開始整理,動態(tài)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)切換前整理即可。
第一手資料和數(shù)據(jù)存在生產(chǎn)第一線,要將這些散亂的數(shù)據(jù)加以收集整理,很大程度上必須依賴企業(yè)的基層人員。因此,編碼小組應(yīng)該在與一線人員充分溝通交流的基礎(chǔ)上設(shè)計出他們能夠理解和操作的數(shù)據(jù)收集表格,系統(tǒng)所需的字段信息應(yīng)囊括在表格中,下發(fā)到各個部門以供基層人員收集、記錄數(shù)據(jù)之用。其實在沒上系統(tǒng)前,很多數(shù)據(jù)雖然存在,但沒有量化,收集的過程通常要根據(jù)數(shù)據(jù)的歷史經(jīng)驗值統(tǒng)計得出。數(shù)據(jù)也不會一次就能拿準(zhǔn),所以要做好每次版本的更新和管理,數(shù)據(jù)不能亂而且要越來越精確;鶎訉(shù)據(jù)上報數(shù)據(jù)小組之前,部門應(yīng)召集業(yè)務(wù)骨干和有經(jīng)驗的師傅對表格數(shù)據(jù)逐一討論和檢查,確保沒有遺漏、重復(fù),也沒有過時、失實的數(shù)據(jù)。
各部門報來的數(shù)據(jù)不是孤立無關(guān)的,數(shù)據(jù)小組在拿齊基層報來的數(shù)據(jù)后,必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調(diào)工作,綜合平衡后再進(jìn)行統(tǒng)計匯總。然后,備份電子文檔和紙制文檔,并注明整理人員、完成時間和最后版本,再由專人錄入系統(tǒng)。手工錄入是艱巨而枯燥的重復(fù)工作,時間長了容易出錯,可以配合EXCEL表批量導(dǎo)入辦法,有條件的也可以編寫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序?qū)崿F(xiàn)更快速更完美的錄入。為保障數(shù)據(jù)錄入的質(zhì)量,可以建立相應(yīng)獎懲制度,一方面可以提高錄入人員的積極性,同時也督促其在錄入的同時進(jìn)行認(rèn)真的檢查。