企業(yè)信息化到了中高級階段,企業(yè)領導和信息主管(CIO)需要對全企業(yè)信息系統(tǒng)的功能進行總體把握。特別是當業(yè)務發(fā)展變化以及管理人員使用計算機的水平提高之后,企業(yè)的業(yè)務人員和各級管理人員會對現有的一些應用系統(tǒng)不滿意,但對期望的新系統(tǒng)的需求又講不清楚,這就面臨如何進行應用軟件開發(fā)或進行選型的問題。通過信息資源規(guī)劃,在全面梳理業(yè)務流程,建立起全企業(yè)信息系統(tǒng)功能模型之后,就容易根據各子系統(tǒng)、功能模塊和程序模塊的具體情況,優(yōu)化、整合、選購、定制或新開發(fā),從而形成在市場競爭中具有快速反映能力的、完善的信息系統(tǒng)。
業(yè)務梳理與業(yè)務模型
信息資源規(guī)劃之所以要進行業(yè)務分析,是為了按信息工程的思想方法來重新認識企業(yè),以便能系統(tǒng)地、本質地、概括地把握企業(yè)的功能結構。這就是人們常說的“業(yè)務梳理”。按照信息工程方法論,我們采用“職能區(qū)域-業(yè)務過程-業(yè)務活動”這樣的三層結構來梳理業(yè)務,這就是業(yè)務模型(Business Model)。
職能域(Function Area)是對企業(yè)中的一些主要業(yè)務活動領域的抽象,而不是現有機構部門的照搬。例如,某制造廠的職能域有:經營計劃、財務、產品計劃、材料、生產計劃、生產、銷售、配送、會計、人事等。每個職能域都含有若干個業(yè)務過程(Process)。該制造廠共有37個業(yè)務過程,其中材料需求、采購、進貨、庫存管理、質量管理,這五個業(yè)務過程屬于“材料”職能域。每個業(yè)務過程都含有若干個業(yè)務活動(Activity),如“采購”業(yè)務過程包括“提出采購申請單”、“選擇供應商”、“編制采購訂單”等業(yè)務活動,它們是基本的、不能再分解的業(yè)務單元。
如果將上述識別、定義企業(yè)的職能區(qū)域、業(yè)務過程和業(yè)務活動看作是一件簡單的事情,就難以進行全面業(yè)務梳理,建立有效的業(yè)務模型。因為業(yè)務模型的建立,需要業(yè)務人員與IT人員達成共識,需要一定的理論指導和反復討論,而這本身也是提高企業(yè)管理人員素質的一項重要工作。在進行了業(yè)務梳理和業(yè)務模型的建立之后,才能進一步進行計算機化可行性分析與功能模型分析。
計算機化可行性分析與功能模型
并非所有的業(yè)務過程和業(yè)務活動都能實現計算機化的管理,經分析可以發(fā)現:
◆有些業(yè)務過程、業(yè)務活動可以由計算機自動進行;
◆有些業(yè)務過程、業(yè)務活動可以人-機交互進行;
◆有些業(yè)務過程、業(yè)務活動仍然需要由人工完成。
我們將能由計算機自動進行處理的、人-機交互進行的過程和活動,按“子系統(tǒng)-功能模塊-程序模塊”組織起來,就是系統(tǒng)功能模型(Function Model)。
全企業(yè)系統(tǒng)功能模型表述方法是:列出全部子系統(tǒng)并簡要描述每一子系統(tǒng),列出每一子系統(tǒng)所含的功能模塊并作定義,列出每一功能模塊所含的程序模塊。例如,表1是某制造廠信息系統(tǒng)功能模型的一部分。
表1某制造廠信息系統(tǒng)部分功能模型
子系統(tǒng) 功能模塊 程序模塊
人力資源子系統(tǒng)
機構管理
機構信息管理
負責人信息管理
員工管理
員工基本信息管理
員工考核信息管理
工資管理
工資變動信息管理
工資核算管理
………
那么,為得出功能模型,如何對業(yè)務活動做計算機化可行性分析?首先建立某企業(yè)的業(yè)務模型,“編審材料需求計劃”業(yè)務活動對于原先的人工處理來說,任務是明確的、可行的,但對計算機信息系統(tǒng)來說,則任務是不明確、不可行的。因為,編排材料需求計劃和審查材料需求計劃是兩種信息處理過程,其中,編排材料需求計劃,首先需要采集各基層單位的材料需求信息,然后再進行匯總,并對照當前庫存信息;而審查材料需求計劃,首先要審查各基層單位的材料需求是否合理,一般來說,這是非結構化或半結構化的處理,不易實現自動化計算。
表2某企業(yè)部分業(yè)務模型
業(yè)務過程 業(yè)務活動
材料計劃管理
編審材料需求計劃
編審采購計劃表
編審采購計劃
經過分析,兩類人員達成共識:對基層單位材料需求的審查,繼續(xù)沿用人工審查方法;設“錄入基層材料需求計劃”程序模塊,設“匯總基層材料需求”程序模塊,自動分類匯總計算各計劃期的材料總需求;而“編審采購計劃”可以作為人-機交互的程序模塊。經過這些具體分析和規(guī)劃,得出的功能模型如表2。
功能模型的建立與使用
信息資源規(guī)劃組在進行系統(tǒng)功能建模時,要充分利用需求分析資料和有關的信息系統(tǒng)知識、經驗,這些都是系統(tǒng)功能建模的重要資源。為此,需要注意:
1、認真做好需求分析資料的復查工作,其中與功能建模直接相關的復查工作包括業(yè)務分析結果(即業(yè)務模型,重點是職能域和業(yè)務過程的定義)的復查和數據流程圖(一、二級數據流程圖相匹配,并與業(yè)務模型相一致)的復查。復查決不能僅限于在系統(tǒng)分析員和業(yè)務代表中進行,一定要使業(yè)務部門負責人參與進來,最終達成共識。
2、經過復查確認的業(yè)務過程和業(yè)務活動,再經過計算機化可行性分析,就會有相當多的部分被選入系統(tǒng)功能模型。
3、企業(yè)已有應用系統(tǒng)行之有效的功能模塊或程序模塊應予以繼承,還有其它應用軟件的有用模塊也應該吸收,這些模塊也被加進系統(tǒng)功能模型。
4、最重要的是為落實業(yè)務流程重新設計(BPR),上述幾點都不是簡單的堆砌,而是使功能模型充分體現新的業(yè)務流程,新舊模塊需要有創(chuàng)新性的組合。
需要著重說明的是,功能建模擬定的子系統(tǒng)是“邏輯子系統(tǒng)”(面向規(guī)劃、設計人員),而不是“物理子系統(tǒng)”(面向最終用戶)。許多計算機應用系統(tǒng)都是按當前的組織機構和業(yè)務流程設計的,“系統(tǒng)”或“子系統(tǒng)”名目繁多。機構或管理一變動,計算機應用系統(tǒng)就得修改或重做。事實上,只要企業(yè)的生產經營方向不變,企業(yè)基本的職能域是相對不變的,基于職能域的業(yè)務過程和數據分析可以定義相對穩(wěn)定的功能模塊和程序模塊,這樣建立起的系統(tǒng)功能模型能對機構管理變化有一定的適應性。因此,“邏輯子系統(tǒng)”作為這些功能模塊和程序模塊的一種分類(或分組),是對全企業(yè)信息系統(tǒng)功能宏觀上的把握。然后,在應用開發(fā)中按照面向對象信息工程,加強可重用模塊的開發(fā)和類庫建設,這些模塊和類庫部件都以存取主題數據庫為基本機制,就可以按照最終用戶對象,組裝多種“物理子系統(tǒng)”。如果機構部門變化了,信息系統(tǒng)并不需要重新開發(fā),只是需要對模塊/部件做重新組裝,因而能從根本上改變長期以來一直無法解決的計算機應用系統(tǒng)跟不上管理變化的被動局面。