過去的一年，關(guān)于ERP成功與失敗的探討基本是喜憂參半的：一方面是成功者看到信息化提升效率、降低成本的喜悅；另一方面是征戰(zhàn)ERP的種種艱辛和差強人意的結(jié)果，甚至慘痛教訓(xùn)。ERP之路充滿風(fēng)險，這些風(fēng)險包括哪些方面？有什么方法可以有效地管理這些風(fēng)險，使企業(yè)能預(yù)先將風(fēng)險盡可能降低？本欄目特請漢道信息技術(shù)咨詢有限公司資深顧問陸培煒先生來談?wù)劇帮L(fēng)險管理”問題。
　　
　　
　　風(fēng)險：缺少管理的一環(huán) 
　　
　　ERP系統(tǒng)本身所帶給企業(yè)的應(yīng)該是管理上的提高和企業(yè)競爭力的改善。然而，回顧2002年風(fēng)風(fēng)火火的中國ERP市場，給人更多的感受是企業(yè)熱度高、雷聲大，但很多最終實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)并沒有體驗到成功的喜悅。
　　
　　
　　對于ERP失敗的原因，軟件商、管理咨詢公司、學(xué)術(shù)研究機構(gòu)都從不同的視角給出問題的原因和相應(yīng)的對策，比如說流程優(yōu)化、管理改造與ERP項目的結(jié)合，ERP系統(tǒng)上線后的持續(xù)改進等等，這些都是把注意力放在解決目前ERP所遇到問題上面。
　　
　　
　　我們分析一下這些方法可以發(fā)現(xiàn)，他們都與企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、流程和項目管理等有關(guān)，而技術(shù)方面的關(guān)聯(lián)較少。事實上，由于ERP軟件是基于流程式管理思想來設(shè)計的，同時技術(shù)上強調(diào)功能的集成性和數(shù)據(jù)的一致性，這就決定了ERP系統(tǒng)在使用中不同于其他企業(yè)辦公軟件的特點，這些特點猶如一把雙刃劍，為企業(yè)帶來管理效率提高的同時，也增加了許多企業(yè)運營管理的不確定性，這些不確定因素會給企業(yè)帶來巨大的麻煩，甚至是災(zāi)難性的后果。
　　
　　
　　所謂不確定性，也就是ERP系統(tǒng)的風(fēng)險所在。ERP系統(tǒng)在企業(yè)中沒有獲得預(yù)期的效果，一方面有軟件選型、實施、項目管理和企業(yè)自身使用能力等方面的原因，另一方面就在于企業(yè)對ERP應(yīng)用過程中的客觀存在的脆弱性沒有進行很好地管理。系統(tǒng)的脆弱性是由系統(tǒng)本身的特點決定的。企業(yè)通過信息系統(tǒng)進行大量的數(shù)據(jù)處理，這對企業(yè)來說是好事，提高了可靠性，節(jié)省了人力。但是在數(shù)據(jù)處理過程中，如果控制不力，缺少對數(shù)據(jù)進行檢查和控制，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)出錯，出錯的數(shù)據(jù)與正確數(shù)據(jù)一同處理，其結(jié)果也是錯誤的�！�
　　
　　技術(shù)風(fēng)險 
　　
　　ERP系統(tǒng)的使用涉及到整個企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。高度集成的功能和系統(tǒng)使用戶無論在企業(yè)的哪個角落都能獲得訪問系統(tǒng)并且控制或改變重要的業(yè)務(wù)參數(shù)的可能。顯然，ERP系統(tǒng)的特點一方面使企業(yè)員工以更大的靈活性去處理問題、提高效率，但另一方面如果對這種靈活性缺乏有效的控制，那么ERP的高度集成性和分布式的系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)同樣會為企業(yè)帶來風(fēng)險。
　　
　　
　　首先，ERP系統(tǒng)中高度集成的功能模塊使得任何一點出現(xiàn)問題都會影響到其他模塊的正常運行。舉例來說，分銷模塊中的采購定單的下達，將同時會有相應(yīng)的確認信息在成本管理模塊和現(xiàn)金管理模塊中產(chǎn)生。這種在線實時功能使得在某一數(shù)據(jù)輸入點數(shù)據(jù)輸入錯誤或模塊發(fā)生問題時將會把這個影響迅速擴散到系統(tǒng)的其他功能應(yīng)用上。
　　
　　
　　其次，傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)采用的是客戶端/服務(wù)器結(jié)構(gòu)。這種分布式的結(jié)構(gòu)使企業(yè)能夠低成本、高效率地獲得業(yè)務(wù)集成管理功能。但是，這種分布式的技術(shù)架構(gòu)使系統(tǒng)管理的難度增大，系統(tǒng)更容易暴露在有意和無意的系統(tǒng)攻擊的風(fēng)險中。
　　
　　
　　第三，系統(tǒng)審計難度加大。復(fù)雜的ERP系統(tǒng)使得系統(tǒng)控制和審計人員必須具有相應(yīng)的專業(yè)知識。但是，對于大型的ERP系統(tǒng)，幾乎沒有人能夠?qū)φ麄�系統(tǒng)的功能和每個模塊的特點有個全面的認識和理解。例如，對于熟悉財務(wù)管理模塊的人員，他就無法做到對其他所有模塊有深入的認識。
　　
　　
　　第四，許多ERP系統(tǒng)已經(jīng)開始使用基于WEB的B/S技術(shù)，這種技術(shù)支持異地登錄和訪問。這種技術(shù)在為那些跨地域、多工廠企業(yè)帶來系統(tǒng)管理便利的同時，也帶來了潛在的風(fēng)險。由于通過因特網(wǎng)登錄，不受空間的限制，任何不正當(dāng)?shù)挠脩羰跈?quán)都能導(dǎo)致對系統(tǒng)的非法訪問。
　　
　　
　　第五，ERP系統(tǒng)的高度集成性的一大特點是使用單一的數(shù)據(jù)庫，并且任何數(shù)據(jù)的輸入都是單點的。這一方面保證了ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性和減少重復(fù)勞動，使各個部門，如生產(chǎn)、銷售、庫存和財務(wù)能夠共享信息。另一方面，在這樣的環(huán)境中，數(shù)據(jù)的所有權(quán)和維護成為一個問題。如果存在不合適的訪問權(quán)限的定義，缺乏有效的法規(guī)對系統(tǒng)使用的控制，那么系統(tǒng)中的一些機密數(shù)據(jù)將會變得非常透明，將會可能導(dǎo)致企業(yè)的重大損失。
　　
　　管理風(fēng)險 
　　
　　除了ERP系統(tǒng)本身的技術(shù)特點給企業(yè)帶來新的管理風(fēng)險外，ERP系統(tǒng)的使用也對企業(yè)的組織管理帶來了新的挑戰(zhàn)。這些挑戰(zhàn)處理不好，同樣是企業(yè)面臨的風(fēng)險。
　　
　　
　　首先，由于ERP實行的是流程化的管理，會打破原來的條塊分割，勢必導(dǎo)致企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的改變，甚至是對業(yè)務(wù)流程的重新思考。許多咨詢公司在為企業(yè)實施ERP時都要求對企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程進行重新設(shè)計，重新設(shè)計的手段就是減少或合并流程中重復(fù)的、不增值的環(huán)節(jié)。這對企業(yè)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制產(chǎn)生影響，如果不能很快建立起新的、有效的內(nèi)部控制，必然對企業(yè)的整體運營產(chǎn)生影響。
　　
　　
　　其次，ERP系統(tǒng)使用會改變企業(yè)員工的職權(quán)。這種工作角色的轉(zhuǎn)變和適應(yīng)過程同樣具有不確定性。一般來說，人們比較容易接納外部環(huán)境的變化，但當(dāng)外部環(huán)境需要他或她自身改變時，就容易出現(xiàn)抵觸情緒。一個企業(yè)使用ERP系統(tǒng)一年多以后，企業(yè)員工還是希望能夠?qū)⒂械臄?shù)據(jù)以報表的方式打印出來，因為覺得還是看報表方便。矛盾的是，ERP系統(tǒng)提供了具有權(quán)限管理的數(shù)據(jù)訪問以保證數(shù)據(jù)的安全；另一方面員工卻無法改變過去的習(xí)慣。顯然，人們對系統(tǒng)的所帶來變化的適應(yīng)過程和程度是不一樣的，使用ERP的結(jié)果就不確定了，這種不確定性同樣會給業(yè)務(wù)運作帶來風(fēng)險。
　　
　　
　　第三，流程化的管理進一步密切了部門與部門之間的關(guān)系。系統(tǒng)用戶必須對自己的每一個業(yè)務(wù)行為負責(zé)，因為它直接影響到其他部門的業(yè)務(wù)能否順利進行，并且最終關(guān)系到整個企業(yè)運作秩序。過去，企業(yè)是基于職能部門的管理，各部門的主管只要掃好自家門前雪就行了，而上了ERP系統(tǒng)，情況就變了。跨職能部門的流程管理使得原先的部門主管變?yōu)榱四巢糠至鞒痰乃�有者。某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將直接影響到其他流程的運作。過去職能化的管理也許還有繞過變通的方法，而上了ERP系統(tǒng)就非得從每個流程過，系統(tǒng)不認“走后門”。在這種情況下，任何一個環(huán)節(jié)出差錯，就直接影響到后續(xù)流程的實施，顯然風(fēng)險特征與過去大不相同了。事實上也說明了這一點，許多上了ERP的企業(yè)部門主管不自覺地比以前更需要責(zé)任心了。
　　
　　
　　第四，由于ERP系統(tǒng)使數(shù)據(jù)的捕捉一次性完成。管理部門對信息質(zhì)量的控制難度加大，而這些信息最終要成為業(yè)務(wù)決策的依據(jù)。ERP采用的是單一數(shù)據(jù)庫，所有的數(shù)據(jù)采取一次性單點輸入。在過去，企業(yè)的數(shù)據(jù)可能會來自不同部門。比如，庫存和采購對某個產(chǎn)品都有統(tǒng)計數(shù)據(jù)，兩個部門可以通過比較發(fā)現(xiàn)錯誤。而上了ERP系統(tǒng)后，某產(chǎn)品入庫的具體數(shù)量一般只有倉庫確認，如果有差錯，將直接影響銷售、生產(chǎn)、和財務(wù)等部門的統(tǒng)計。事實上，相比過去，對業(yè)務(wù)的控制點比以前少了。