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給ERP裝上“BI大腦”

瀏覽次數(shù):3338發(fā)布時(shí)間:2007-12-3

 

  一、中國企業(yè)績效管理的“熱潮”

  1.績效管理“滿意度”不高

  目前國內(nèi)企業(yè)興起了績效管理的熱潮,在這股熱潮中績效管理流行起KPI,但是企業(yè)在KPI的應(yīng)用效果并不盡如意。據(jù)一份國際4大的調(diào)查:目前國內(nèi)最常用的績效管理類型是目標(biāo)管理(MBO)和關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)體系(KPI),但是大部分被調(diào)查者對(duì)其公司的績效管理系統(tǒng)表示不滿意。

  2.“量化”考核決定一切

  在目前企業(yè)的績效管理中,“量化”壓倒一切,企業(yè)把盡可能的績效管理目標(biāo)用數(shù)量進(jìn)行表述,而對(duì)于績效管理的其他方面則重視不夠。這種重視考核、量化的原因是許多企業(yè)不清楚績效管理的目的,認(rèn)為績效考核就是全部績效管理。

  那績效管理的目的是什么呢?

  績效管理目的是在動(dòng)態(tài)中通過管理診斷、檢討來改進(jìn)組織的管理體系、提升組織的管理效率,最終是優(yōu)化、改善現(xiàn)有的管理;最終目的和企業(yè)管理的目的相一致———即股東價(jià)值最大化。

  企業(yè)為了量化而量化的“績效管理”是“只見樹木,不見森林”———量化占據(jù)了主要精力,誤導(dǎo)了績效管理的真正方向,很難實(shí)現(xiàn)有效的績效管理。

  3.技術(shù)手段不夠:海量數(shù)據(jù)與信息“孤島”并存

  很多中國企業(yè)信息化建設(shè)實(shí)施了ERP系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化,但在管理決策上很多企業(yè)并未真正實(shí)現(xiàn)管理信息自動(dòng)化。

  目前企業(yè)績效管理的處理過程是:ERP系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理產(chǎn)生了大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),管理部門在此基礎(chǔ)上把數(shù)據(jù)從ERP中倒出,利用數(shù)據(jù)庫處理或EXCEL手工進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和分析,按照企業(yè)的績效管理的考核方法,如KPI的各種指標(biāo)等進(jìn)行計(jì)算和分析,最后得出績效考核的“數(shù)量”結(jié)果。這個(gè)過程的后果是:一方面ERP產(chǎn)生了海量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),另一方面企業(yè)卻不能自動(dòng)從這個(gè)海量數(shù)據(jù)中獲得管理決策、績效管理有用、及時(shí)的信息,必須借助于數(shù)據(jù)二次“開發(fā)”———數(shù)據(jù)庫編程或手工處理,缺少數(shù)據(jù)“挖掘”的技術(shù)支持。這樣也就產(chǎn)生了海量數(shù)據(jù)和管理層信息“孤島”的現(xiàn)象,管理層決策還要大量依靠主觀的經(jīng)驗(yàn)判斷。

  針對(duì)這種一面日益膨脹的數(shù)據(jù)量和另一面決策人員的分析需求無法得到滿足之間的矛盾現(xiàn)象,一種建立于ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)之上的商務(wù)智能解決方案(BI,Business Intelligence)便首先在國外應(yīng)運(yùn)而生、發(fā)展壯大! 

  二、企業(yè)績效管理的解決方案--商務(wù)智能

  1.商務(wù)智能的意義———挖掘數(shù)據(jù)的價(jià)值

  關(guān)于商務(wù)智能目前國內(nèi)外有以下認(rèn)識(shí):

  按照Dan Pratte說法,商務(wù)智能本質(zhì)上是關(guān)于把組織的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成容易理解、價(jià)值較高的信息,并將正確的信息在正確的時(shí)間以正確的方式分配給正確的人。(參見An Introduction to Business Intelligence,www.techrepublik.com)根據(jù)國際數(shù)據(jù)公司(IDC,International Data Company)的定義,商務(wù)智能是對(duì)商業(yè)信息的搜集、加工、管理和分析過程,目的是使企業(yè)的各級(jí)決策者獲得知識(shí)或洞察力,促使他們更快地做出對(duì)企業(yè)更有利的決策。商務(wù)智能一般由數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)查詢和報(bào)表、數(shù)據(jù)挖掘、在線分析(OLAP)、預(yù)算和預(yù)測(cè)等部分組成。換而言之,商務(wù)智能是站在今天角度回顧過去展望未來,將過去的信息轉(zhuǎn)變成今天的知識(shí)進(jìn)而轉(zhuǎn)變成明天的財(cái)富。

  一般認(rèn)為,商務(wù)智能將在很多領(lǐng)域給企業(yè)帶來好處:

  1)信息共享

  2)靈活性和適應(yīng)性

  3)及時(shí)有效

  4)控制企業(yè)增長

  大多數(shù)BI方案都具有可修改、可升級(jí)的特點(diǎn),所以它可以伴隨企業(yè)的增長而發(fā)展。最高管理層可以監(jiān)控這種公司內(nèi)的變化及其與外部的相互影響,據(jù)此修正和控制公司的增長速度;而許多沒有BI應(yīng)用的公司很可能在公司從小變大的增長過程中栽跟頭,因?yàn)樗麄儾恢拦菊诎l(fā)生什么,往往在管理層發(fā)現(xiàn)問題之前就出事了。

  5)創(chuàng)造新的利潤

  許多公司可以通過BI提供的信息來“銷售”獲得利潤。

  6)降低成本

  2.商務(wù)智能和ERP的整合

  ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)是面向操作的軟件,而BI(商務(wù)智能)是面向決策的軟件,兩者在功能上有著顯著的區(qū)別,BI需要建立在ERP系統(tǒng)已收集原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,彌補(bǔ)ERP在分析、決策功能上的不足,但絕不是簡(jiǎn)單的ERP附屬模塊。

  在采用商務(wù)智能以前,管理人員用于整理數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)的時(shí)間之比約為8:2,而采用了商務(wù)智能以后,管理人員用于整理數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)的時(shí)間之比將為2:8。商務(wù)智能把管理人員從數(shù)據(jù)整理工作中解放了出來,從而使其充分發(fā)揮其潛在的管理能力。

  BI與績效管理系統(tǒng)的整合,將使企業(yè)真正關(guān)注于績效管理的目的,把KPI從管理的“時(shí)尚”轉(zhuǎn)變成真正執(zhí)行“工具”。在這個(gè)意義上說BI是績效管理的重要技術(shù)支持,是整個(gè)績效管理體系的技術(shù)“骨架”。  

  三、商務(wù)智能在中國本土的實(shí)踐與挑戰(zhàn)

  1.企業(yè)的績效管理體系企業(yè)績效管理是一個(gè)體系,圖1為我們?cè)诳冃Ч芾碇兴鶓?yīng)用的管理框架。它包括了有效績效管理的全部主要過程,主要內(nèi)容有:

  1)計(jì)劃、預(yù)算和預(yù)測(cè),包括:戰(zhàn)略計(jì)劃、經(jīng)營計(jì)劃、預(yù)算和預(yù)測(cè)

  2)報(bào)告和績效考核,包括:報(bào)告、績效度量、分析

  3)組織校準(zhǔn)和責(zé)任,包括:監(jiān)督個(gè)人結(jié)果和獎(jiǎng)勵(lì)結(jié)果

  在績效管理的操作進(jìn)程中包括四個(gè)相互聯(lián)系的關(guān)鍵維度,流程、信息、人員/組織、技術(shù),它貫穿于整個(gè)績效管理的全部過程和子過程,共同影響績效管理的實(shí)施效果! 

  2.BI實(shí)施的挑戰(zhàn)———“洋為中用”

  目前國內(nèi)企業(yè)實(shí)施商務(wù)智能進(jìn)行績效管理面臨著“洋為中用”的挑戰(zhàn),根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn),商務(wù)智能的挑戰(zhàn)主要包括以下方面:

  1)BI項(xiàng)目的關(guān)鍵成功因素從企業(yè)內(nèi)部來講,主要因素有:

  (1)企業(yè)管理層對(duì)于績效管理和管理信息化的認(rèn)知程度

  主要是企業(yè)對(duì)于BI的目的、績效管理的目的等方面的真正理解,不會(huì)像我們?cè)谇懊嫠f的那樣對(duì)績效管理認(rèn)識(shí)的“時(shí)尚”化和“量化”的傾向。

 。2)企業(yè)管理的穩(wěn)定性,主要包括:

  ·企業(yè)的管理流程穩(wěn)定和健全

  ·內(nèi)部管理報(bào)告機(jī)制穩(wěn)定,報(bào)表基本固定

  ·企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)基本穩(wěn)定,近期沒有大的并購活動(dòng)

  ·并購頻繁將會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)架構(gòu)的根本變化

  ·組織機(jī)構(gòu)的巨大變化將使系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)無法適應(yīng)

  (3)企業(yè)項(xiàng)目的接受程度和參與程度,包括:

  ·客戶對(duì)于系統(tǒng)實(shí)施的期望和認(rèn)識(shí)

  ·客戶財(cái)務(wù)部門的接受和積極參與

  ·客戶IT部門與財(cái)務(wù)部門的緊密合作與內(nèi)部溝通

  ·從企業(yè)外部來講(主要是咨詢顧問公司),主要因素有:

 。1)實(shí)施團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理能力

  ·實(shí)施團(tuán)隊(duì)必須有一個(gè)績效管理的較全面的管理方法論,如以上所述的DTT績效管理框架。

  ·實(shí)施團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理與實(shí)施經(jīng)驗(yàn)

  ·實(shí)施團(tuán)隊(duì)對(duì)于項(xiàng)目預(yù)算的合理控制

 。2)實(shí)施團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目實(shí)施能力

  ·實(shí)施團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的合理組成與分工

  ·項(xiàng)目實(shí)施中的技術(shù)難點(diǎn)的有效克服和完善

  ·客戶需求的有效控制與引導(dǎo)·真正了解客戶的需求并對(duì)項(xiàng)目實(shí)施方向正確把握

  (3)良好客戶關(guān)系的建立和維持

  ·有效溝通與企業(yè)使用人員保持及時(shí)聯(lián)系

  ·項(xiàng)目實(shí)施文檔的用戶友好與簡(jiǎn)單實(shí)用

  ·用戶手冊(cè)的翔實(shí)、易讀

  ·良好的用戶使用培訓(xùn)

  2)BI項(xiàng)目的成功關(guān)鍵步驟

  結(jié)合我們的方法論和經(jīng)驗(yàn),我們將商務(wù)智能引入企業(yè)有以下的關(guān)鍵步驟:

 。1)需求定義

  需求定義是整個(gè)項(xiàng)目的基礎(chǔ),也是影響項(xiàng)目成敗與否的關(guān)鍵步驟之一。

 。2)現(xiàn)狀分析

  詳細(xì)分析企業(yè)現(xiàn)有的資源狀況,包括分析現(xiàn)有系統(tǒng)的能力和管理人員的能力兩方面。比如說系統(tǒng)能夠提供的技術(shù)數(shù)據(jù)和報(bào)表,可以支持的決策分析;管理人員的觀念、技能、素質(zhì)等。

 。3)現(xiàn)狀/需求差異分析

  分析現(xiàn)狀-需求間的差異,為下一步設(shè)計(jì)解決方案設(shè)定方案的范圍。

 。4)解決方案群設(shè)計(jì)

  根據(jù)現(xiàn)狀/需求差異分析的結(jié)果,從管理可行性和技術(shù)可行性兩個(gè)角度綜合考慮,設(shè)計(jì)可以滿足企業(yè)需求的解決方案群。

 。5)決策/系統(tǒng)選型

  將候選系統(tǒng)和相應(yīng)的解決方案群,遞交給最高管理當(dāng)局定案。國內(nèi)許多企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)的決策上多少帶有盲目性,而其實(shí)系統(tǒng)選型是一項(xiàng)復(fù)雜的工作,需要一套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼{(diào)查評(píng)估方法和工具,因此如何選擇合適自己的BI軟件,是BI引入過程中的另一個(gè)重要步驟。

 。6)實(shí)施

  選擇專業(yè)顧問公司又恰恰是影響項(xiàng)目實(shí)施成功與否的關(guān)鍵因素。對(duì)企業(yè)來說選擇顧問公司時(shí)需要考慮的包括:該公司對(duì)BI市場(chǎng)、產(chǎn)品的了解;該公司是否有一套科學(xué)的實(shí)施方法論和專業(yè)的工具,比如對(duì)不同BI軟件的評(píng)分方法和工具;該公司的國際/國內(nèi)行業(yè)知識(shí)和國際最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等。

  盡管目前績效管理中BI的應(yīng)用還面臨種種挑戰(zhàn),但中國企業(yè)參與WTO競(jìng)爭(zhēng)必須要堅(jiān)定走管理信息化之路,要堅(jiān)定不移地利用BI的“本土化”來提升自身的管理水平和決策質(zhì)量,使商務(wù)智能真正成為績效管理的有效工具,為企業(yè)發(fā)展壯大、價(jià)值創(chuàng)造服務(wù)。

  商務(wù)智能的案例與可能

  【案例1】-企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表合并分析

  公司類型:汽車零配件生產(chǎn)廠商(中外合資)

  國際著名商務(wù)智能軟件--財(cái)務(wù)分析及報(bào)表系統(tǒng)

  實(shí)施前

  ·每月財(cái)務(wù)報(bào)表合并及編制分析報(bào)告的工作繁重

  ·原始數(shù)據(jù)及資料混亂,難以整理并歸納,影響各類報(bào)表的準(zhǔn)確性

  ·每月需花7至10天的時(shí)間編制中國及美國的管理報(bào)表

  ·管理層不能在第一時(shí)間獲知企業(yè)信息并做出相應(yīng)的決策

  實(shí)施后

  ·商務(wù)智能系統(tǒng)可定期生產(chǎn)分析報(bào)表,并自動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)表的合并

  ·報(bào)表數(shù)據(jù)及時(shí)、完整、精確

  ·大大縮短了報(bào)表的編制時(shí)間,使得工作人員從繁重的報(bào)表編制中解放出來

  ·各類管理報(bào)表使管理層能夠?qū)?bào)表反映的實(shí)際業(yè)務(wù)情況做出及時(shí)的反映,如調(diào)整成本原材料補(bǔ)給、制定最新銷售策略等

  【案例2】-企業(yè)預(yù)算管理及財(cái)務(wù)分析

  公司類型:汽車制造商、汽車零配件生產(chǎn)廠商

  國際著名商務(wù)智能軟件--企業(yè)分析及計(jì)劃系統(tǒng)

  實(shí)施前

  ·每月手工進(jìn)行計(jì)劃的工作

  ·制定的計(jì)劃不能詳盡至各類細(xì)節(jié),如各部門各班組的人力資源計(jì)劃等

  ·常因制定計(jì)劃所參照的數(shù)據(jù)不充分或不正確而導(dǎo)致目標(biāo)方向的偏差

  ·預(yù)算與預(yù)測(cè)方法不科學(xué),隨意性較大,管理層容易據(jù)此類不準(zhǔn)確信息做出不明智的決策實(shí)施后

  ·通過系統(tǒng)可進(jìn)行各類決策分析,如倉儲(chǔ)庫存分析、銷售分析、市場(chǎng)分析及客戶分析等降低了庫存商品量90%,并使訂單處理時(shí)間減少了近75%

  ·計(jì)劃工作在系統(tǒng)中進(jìn)行,更加便于統(tǒng)籌管理

  ·數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)確充分,計(jì)劃制定具有很強(qiáng)的科學(xué)性

  ·無論月度、季度和年度計(jì)劃都能詳盡到各類細(xì)節(jié)

  ·采用了科學(xué)的預(yù)算及預(yù)測(cè)方法,使得計(jì)劃切合實(shí)際并具有很強(qiáng)的預(yù)見性

  ·管理層依據(jù)準(zhǔn)確的預(yù)算及預(yù)測(cè)能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題并做出決策