企業(yè)信息化的第一步應(yīng)該抓基礎(chǔ)管理信息化。首先,通過企業(yè)基本資源的信息化,建立和改造企業(yè)的基礎(chǔ)管理;第二步是企業(yè)資源計(jì)劃(ERP),降低管理成本和提高運(yùn)營效率,集成業(yè)務(wù)處理;第三步才考慮企業(yè)間的合作,利用外部資源,進(jìn)行供應(yīng)鏈合作,使得業(yè)務(wù)效率最大化等。最后,才步入電子商務(wù)時代,形成一個更為廣大的電子商務(wù)社區(qū),最大地增值、不斷地創(chuàng)新、協(xié)作地商業(yè)運(yùn)作。 企業(yè)實(shí)現(xiàn)ERP應(yīng)規(guī)避幾大風(fēng)險 風(fēng)險一:流程沒有進(jìn)行重組 企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用成功至少需要對企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行重組。導(dǎo)致ERP系統(tǒng)在實(shí)踐中效果不理想的原因主要有兩個,一是系統(tǒng)太復(fù)雜煩瑣,無法與企業(yè)現(xiàn)有的管理體系相匹配,二是系統(tǒng)的應(yīng)用過程脫離了企業(yè)的控制范圍。 在實(shí)際的管理工作中,由ERP系統(tǒng)提供的對企業(yè)經(jīng)營活動起作用的信息數(shù)量,取決于如何規(guī)劃設(shè)計(jì)企業(yè)的生產(chǎn)和服務(wù)流程。也就是說,流程越復(fù)雜,越需要大量的系統(tǒng)和信息。相反,通過一個設(shè)計(jì)合理的價值鏈,流程會變得非常簡單,而這種價值鏈比ERP系統(tǒng)要便宜許多。許多企業(yè)沒有意識到這一點(diǎn),他們放棄了經(jīng)過多年實(shí)踐證明是非常有效的價值鏈管理方法,卻盲目相信并采用風(fēng)險極大的ERP系統(tǒng),結(jié)果得不償失。 風(fēng)險二:過于把責(zé)任下放給技術(shù)人員 一旦企業(yè)采用了ERP系統(tǒng),就會過分依靠系統(tǒng)軟件而放松管理,此時高層管理人員最普遍的做法是將更多的責(zé)任交給技術(shù)人員,因?yàn)樗麄兿嘈畔到y(tǒng)會幫助其實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。 但是,管理人員關(guān)注的焦點(diǎn)是企業(yè)的目標(biāo)和日常事物,而系統(tǒng)技術(shù)人員關(guān)注的是程序,雙方都對各自領(lǐng)域外的知識不熟悉,無法溝通。就ERP系統(tǒng)開通一項(xiàng)來說,技術(shù)人員出于好意,會不斷地在系統(tǒng)中增加新的內(nèi)容,使得系統(tǒng)越來越復(fù)雜,離開通時間越來越遠(yuǎn)。據(jù)專家統(tǒng)計(jì),至少90%的ERP系統(tǒng)的失敗原因是要么超過預(yù)定時間,要么超過預(yù)算。 風(fēng)險三:是否認(rèn)真進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作 ERP系統(tǒng)的運(yùn)行依賴數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時和完備?梢哉f數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是整個系統(tǒng)實(shí)施過程中頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易犯錯誤且錯誤代價極大的一項(xiàng)工作,所以一定要提早進(jìn)行并認(rèn)真對待。 ERP用戶在實(shí)施ERP過程中,最好分模塊進(jìn)行。這樣,雖然會把實(shí)施周期拉長,帶來局部和整體的暫時脫節(jié),但能大大降低工程風(fēng)險,從而提高ERP實(shí)施的成功率。由于企業(yè)內(nèi)的相關(guān)問題不能同步發(fā)現(xiàn),如果采取同步解決的方法會使部分模塊不能充分發(fā)揮作用。企業(yè)應(yīng)該采取一次規(guī)劃,分步實(shí)施,重點(diǎn)突破,效益驅(qū)動的原則。 風(fēng)險四:軟件選型是否成熟 一個優(yōu)秀的ERP軟件必須適應(yīng)企業(yè)不斷改革創(chuàng)新過程中的變化,如管理模式、銷售模式、生產(chǎn)模式等,軟件是可配置的,通過各種參數(shù)的設(shè)置來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的各種需求。所以,企業(yè)在選型的過程中,切忌避免自身開發(fā)和一些ERP廠商吹噓的所謂號稱定制開發(fā)的軟件,一定要選擇成熟的有大量成功用戶的ERP軟件,只有杜絕了風(fēng)險的源頭,才可以杜絕很多其他附帶風(fēng)險。 風(fēng)險五:是否先檢查過公司的結(jié)構(gòu) ERP系統(tǒng)不能支持松散的組織,必須明確界定公司整個組織架構(gòu)與營運(yùn)目標(biāo),因?yàn)橄到y(tǒng)執(zhí)行后,公司架構(gòu)就無法中途改變。這個組織包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、外部顧問、企業(yè)流程再造主體和再造團(tuán)體。要求ERP系統(tǒng)中的每位成員能充分了解流程再造的范圍,仔細(xì)分析現(xiàn)有流程不合時宜之處,同時在擬定新流程之前,要明白企業(yè)未來的發(fā)展趨勢。 風(fēng)險六:培訓(xùn)是否到位 培訓(xùn)是成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的重要因素,培訓(xùn)只限于產(chǎn)品具體功能是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,應(yīng)該給予企業(yè)員工一般管理概念的培訓(xùn)。培訓(xùn)應(yīng)該是兩方面的:第一是教育,是有關(guān)觀念、知識結(jié)構(gòu)的提升,讓員工接受新觀念、新方法;第二才是有關(guān)操作技能的改善。
我國的企業(yè)發(fā)展信息化已經(jīng)20多年,有很多失敗的案例,導(dǎo)致了數(shù)以億計(jì)的浪費(fèi)。其原因就是不從根本做起,沒有解決基礎(chǔ)管理的問題,一味從技術(shù)的角度去考慮信息化的問題,忽視自身的實(shí)際狀況和持續(xù)承受能力。
因此,信息化建設(shè)必須由以下四方面的策略考慮:
發(fā)展目標(biāo)信息化一定要總體規(guī)劃,分步實(shí)施,否則既不能為業(yè)務(wù)帶來好處,又不能為新的增長創(chuàng)造條件,可能最后造成很大的浪費(fèi)。
管理模式管理和信息建設(shè)規(guī)劃要同步做,努力創(chuàng)建一種集中分布式的管理模式。所謂集中分布式,就是既要把一部分權(quán)力集中起來,進(jìn)行有效控制,又要讓各個點(diǎn)能夠靈活地分散經(jīng)營。再次,就是重視跨行業(yè)的協(xié)同模式,企業(yè)和供應(yīng)商、和客戶、和投資者、和科研單位之間的協(xié)同模式是否進(jìn)行了有效的組合。
企業(yè)的應(yīng)用基礎(chǔ),要充分考慮員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)、經(jīng)理的管理素質(zhì)、變革能力、整個外部應(yīng)用環(huán)境等。
未來發(fā)展基礎(chǔ),因?yàn)樾畔⒒耐度肟隙ú皇且淮涡缘,需要考慮維護(hù)成本、持續(xù)投入、主流平臺等。
ERP管理思想及其實(shí)施
(一)ERP:現(xiàn)代企業(yè)管理思想
企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)是90年代初期由美國著名的咨詢公司首先提出的,它是在物料需求計(jì)劃(MRP)和制造資源計(jì)劃(MRPⅡ)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的更高層次的管理理念和模式。從MRP到MRPⅡ,再到ERP,每一次進(jìn)展都是重大質(zhì)的飛躍,卻又一脈相承,前兩者已成為ERP的應(yīng)有之義。
首先,ERP是供應(yīng)鏈管理的信息集成系統(tǒng)。
第一,在整個ERP系統(tǒng)中,供應(yīng)鏈系統(tǒng)是整個企業(yè)運(yùn)行的基礎(chǔ)。它將企業(yè)流程看作是一個緊密連接的供應(yīng)鏈,鏈上的每一環(huán)節(jié)都含有“供”與“需”兩方面,包括采購及外協(xié)子系統(tǒng)、生產(chǎn)計(jì)劃及執(zhí)行子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、設(shè)備維護(hù)子系統(tǒng)、物流及庫存管理子系統(tǒng)、銷售及分銷子系統(tǒng)。實(shí)施過程中,ERP系統(tǒng)涉及到采購管理、銷售管理、生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)管理、成本管理、人力資源管理、客戶關(guān)系管理,甚至知識鏈管理。具體涉及到供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)和客戶等。
供應(yīng)鏈中除了“物流”、“資金流”、“信息流”外,還有“增值流”和“工作流”。在加強(qiáng)對資金流和信息流的控制之下,供應(yīng)鏈管理要上升到對價值鏈的控制,其本質(zhì)是增值鏈,ERP要提供企業(yè)分析增值過程的功能?梢哉f,現(xiàn)代企業(yè)管理在外觀上追求利潤,內(nèi)涵則是追求企業(yè)資源的合理高效利用。
第二,ERP同企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組密切相關(guān),兩者的結(jié)合是必然趨勢。為提高企業(yè)供應(yīng)鏈管理的競爭優(yōu)勢,必然帶來企業(yè)業(yè)務(wù)流程、信息流程和組織機(jī)構(gòu)的變革,而系統(tǒng)應(yīng)用程序的使用也必須隨企業(yè)業(yè)務(wù)流程的變化而相應(yīng)調(diào)整。在此種情況下,傳統(tǒng)MRPⅡ?qū)Νh(huán)境變化的“應(yīng)變性”才能上升為ERP系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)信息對內(nèi)外環(huán)境變化的“能動性”。
第三,ERP采用了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的最新成就,除了普遍采用的圖形用戶界面技術(shù)、SQL結(jié)構(gòu)化查詢語言、關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、面向?qū)ο蠹夹g(shù)、第四代語言/計(jì)算機(jī)輔助軟件工程、客戶機(jī)/服務(wù)器和分布式數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)等技術(shù)外,還要實(shí)現(xiàn)不同平臺互操作,采用適用于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的編程軟件,以加強(qiáng)用戶自定義的靈活性和可配置功能。因此,在功能上,除了傳統(tǒng)的制造、供銷、財(cái)務(wù)功能外,它還支持物料流通體系的倉儲運(yùn)輸管理、在線分析處理、售后服務(wù)及質(zhì)量反饋,支持生產(chǎn)保障系統(tǒng)的質(zhì)量管理、設(shè)備管理,支持跨國經(jīng)營管理,可滿足不同地區(qū)、各類工廠、多語種、多幣制的要求,支持遠(yuǎn)程通信和電子商務(wù)及數(shù)據(jù)交換,支持工作模型的動態(tài)變化,支持企業(yè)資本運(yùn)營管理及標(biāo)準(zhǔn)管理等。當(dāng)然,ERP的基本應(yīng)用對象仍是制造業(yè)。
因此,ERP是承載先進(jìn)管理思想的媒體,是先進(jìn)管理哲學(xué)、理論和方法的軟件封裝,是企業(yè)業(yè)務(wù)流和多維信息的高度集成。ERP不僅面向供應(yīng)鏈,體現(xiàn)精益生產(chǎn)、敏捷制造和同步工程的精神,并必然結(jié)合全面質(zhì)量管理以保證質(zhì)量、使客戶滿意,結(jié)合準(zhǔn)時生產(chǎn)以消除無效浪費(fèi),結(jié)合約束理論來定義瓶頸環(huán)節(jié)、消除制約因素。
其次,ERP使企業(yè)競爭有了新的涵義。在實(shí)踐中,企業(yè)和其銷售代理、客戶和供應(yīng)商的關(guān)系,從簡單地業(yè)務(wù)往來對象成為利益共享的合作伙伴關(guān)系。這是現(xiàn)代管理觀念的重大轉(zhuǎn)變。這種合作伙伴關(guān)系組成企業(yè)的供應(yīng)鏈,成為“精益生產(chǎn)”的核心思想。當(dāng)企業(yè)的基本合作伙伴滿足不了企業(yè)特定產(chǎn)品的生產(chǎn)要求,企業(yè)就會“同步”組織一個短期供應(yīng)鏈,進(jìn)行“敏捷制造。因此,當(dāng)前企業(yè)的競爭不是企業(yè)間的競爭,而是一個企業(yè)的供應(yīng)鏈同競爭對手的供應(yīng)鏈間的競爭。
最后,ERP提供了一條明晰的工作思路。在企業(yè)管理之中,首先要確定企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)是什么,而不是走一步看一步,生產(chǎn)什么賣什么。如今企業(yè)必須結(jié)合市場來確定自己的經(jīng)營目標(biāo)。這里包括要認(rèn)識現(xiàn)今的市場概念以及市場現(xiàn)狀,具體到企業(yè)根據(jù)這個市場來生產(chǎn)什么、生產(chǎn)多少、什么時間生產(chǎn),從而細(xì)化并體現(xiàn)到企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃之中。下一步,企業(yè)必須估算完成目標(biāo)需投入的資源,這些資源包括物料、資金、設(shè)備、技術(shù)及信息等。接下來,對照設(shè)立的目標(biāo),企業(yè)必須對自身的資源狀況作出分析,現(xiàn)有多少庫存、有多大的設(shè)備生產(chǎn)能力、有多少資金儲備等等,在此基礎(chǔ)上可看出企業(yè)還缺少什么資源。那么就會產(chǎn)生另一個問題,如何保證短缺資源的供給,可具體到采購、生產(chǎn)的每個環(huán)節(jié)。由此,企業(yè)可進(jìn)入到執(zhí)行控制以及財(cái)務(wù)核算的流程,并對照目標(biāo)不斷進(jìn)行調(diào)整。
一句話,通過引進(jìn)ERP軟件系統(tǒng),最重要的是引進(jìn)了新的管理思想和改進(jìn)生產(chǎn)計(jì)劃與控制的模式。
1、決策問題
在戰(zhàn)略規(guī)劃上,每個企業(yè)都應(yīng)有一個長期的IT系統(tǒng)規(guī)劃,在此基礎(chǔ)上明確ERP系統(tǒng)的實(shí)施范圍和內(nèi)容,缺少IT支持的ERP項(xiàng)目將隱含著巨大的風(fēng)險。因此,在項(xiàng)目準(zhǔn)備時,就應(yīng)選擇好硬件和網(wǎng)絡(luò)方案,選擇好ERP系統(tǒng)和評估咨詢伙伴。另一方面,應(yīng)用ERP不是一般意義上的企業(yè)信息化建設(shè),也不應(yīng)只看作一個簡單的計(jì)算機(jī)硬件、應(yīng)用軟件和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的建設(shè),否則它的實(shí)施將缺乏戰(zhàn)略意義。應(yīng)用ERP須結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn),對ERP項(xiàng)目進(jìn)行需求分析,認(rèn)真研究ERP的作用、特點(diǎn)及其適用條件和范圍。在短缺經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)拼命爭技改、搶項(xiàng)目、搞基建、換設(shè)備,導(dǎo)致制造能力大量過剩,銷售和供應(yīng)能力則很弱。
在決策問題中,特別應(yīng)提到選擇ERP軟件的問題。
首先,許多企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)只因?yàn)閯e的企業(yè)也在運(yùn)用。軟件選擇并不只是技術(shù)部門的事,必須要有業(yè)務(wù)人員和高級管理人員的參與。軟件選擇問題就源于企業(yè)沒有定義好自己的需求,也沒有恰當(dāng)評估要選擇的ERP系統(tǒng),當(dāng)兩者不能匹配時,問題就產(chǎn)生了。缺乏明確的實(shí)施期望和企業(yè)目標(biāo)是導(dǎo)致ERP實(shí)施失敗的根本原因。
其次,ERP軟件本身也存在許多不足。國外的ERP軟件較成熟,系統(tǒng)集成性好、穩(wěn)定性強(qiáng),容易滿足企業(yè)的需求程度,而國內(nèi)的ERP軟件則本土化些,較符合中國的會計(jì)制度。選擇必須要深思熟慮。
最后,ERP系統(tǒng)還有一個客戶化的問題。各類企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模和類型各不相同,特別是中國企業(yè)和國外企業(yè)相比,企業(yè)管理機(jī)制不同,人員素質(zhì)差別較大,國外的ERP軟件對于中國企業(yè)就有一個國情、廠情的問題。企業(yè)的變化是絕對的,ERP系統(tǒng)必須具備良好的柔性,能夠方便用戶二次開發(fā),否則企業(yè)套上的就是一副枷鎖。在二次開發(fā)前,企業(yè)還要慎重考慮、認(rèn)真分析,在修改軟件和改革企業(yè)現(xiàn)行管理制度上做出選擇。
由此可見,企業(yè)減少決策問題,就要明確企業(yè)的需求,明確管理要達(dá)到的目標(biāo),并看到實(shí)際管理中存在的問題;軟件選擇時要考慮系統(tǒng)的開放性及軟件對企業(yè)的適用程度,立足于企業(yè)當(dāng)前和今后發(fā)展的需要;商品化軟件應(yīng)有配備齊全的文檔資料,以滿足用戶化及二次開發(fā)的需求;選擇軟件時還要考慮供應(yīng)商的信譽(yù)和實(shí)力,應(yīng)有良好售后服務(wù)的支持;同時,企業(yè)原有資源在實(shí)施ERP軟件時應(yīng)能得到保護(hù)。
2、實(shí)施問題
在ERP系統(tǒng)的實(shí)施過程中會碰到各種問題,主要有實(shí)施隊(duì)伍的組織、成本控制、質(zhì)量管理和結(jié)果評價問題。
首先,ERP項(xiàng)目實(shí)施小組的成員應(yīng)由具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)中的管理人員、業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員組成,系統(tǒng)完全外包或僅由內(nèi)部人員進(jìn)行都會增加系統(tǒng)實(shí)施的風(fēng)險。管理人員缺乏領(lǐng)導(dǎo)能力也是風(fēng)險來源之一。在實(shí)施中協(xié)調(diào)各部門的工作、統(tǒng)籌安排所有參與人員、提高工作效率、避免扯皮現(xiàn)象則是降低問題的必要條件。
其次,要對實(shí)施成本進(jìn)行控制。實(shí)施成本包括硬件費(fèi)用、軟件費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用、咨詢費(fèi)用以及維護(hù)費(fèi)用等。而總體如何合理安排費(fèi)用,將成本控制在預(yù)算之內(nèi),降低成本,是企業(yè)要認(rèn)真考慮的問題。
ERP項(xiàng)目的投資之大足以令CEO發(fā)慌,成本很難控制,并且企業(yè)往往會漏計(jì)其中的某些成本。第一,培訓(xùn)費(fèi)用是最難控制的預(yù)算項(xiàng)目,ERP培訓(xùn)費(fèi)用的不變規(guī)則是培訓(xùn)費(fèi)用和時間將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過你的預(yù)期,幾乎每個員工都必須學(xué)會一套全新的流程,ERP項(xiàng)目最重要的是強(qiáng)迫你在管理上做許多改變。如果培訓(xùn)費(fèi)用不到位,企業(yè)將在以后付出更高的成本。第二,ERP與企業(yè)其它軟件連接的集成測試成本也會被遺漏,連接工作消耗的時間和費(fèi)用會超出你的預(yù)期。第三,數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和分析也需花費(fèi)大量的資金,原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)必須修正到與ERP實(shí)施流程相匹配,數(shù)據(jù)更新將是一件繁重的工作,而且還需根據(jù)企業(yè)的需求進(jìn)行分析。第四,咨詢費(fèi)用將很昂貴,企業(yè)必須謹(jǐn)慎聘請咨詢顧問,并明確規(guī)定其應(yīng)達(dá)到的咨詢目標(biāo)。
最后,要對ERP項(xiàng)目的實(shí)施質(zhì)量和結(jié)果作出評價。評價實(shí)施效果時,要對照實(shí)施目標(biāo),運(yùn)用客觀的評價標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的評價方法,不能忽略任何環(huán)節(jié)。特別在項(xiàng)目流程中,應(yīng)健全ERP項(xiàng)目的管理體制和運(yùn)作機(jī)制,采用項(xiàng)目管理技術(shù)對實(shí)施過程進(jìn)行控制和管理,科學(xué)實(shí)施計(jì)劃、明確階段成果、嚴(yán)格成果審核、通暢信息傳遞,兼顧控制和效率。
因此,科學(xué)的實(shí)施辦法和程序是降低實(shí)施問題的主要方面。實(shí)施ERP項(xiàng)目時,要總體規(guī)劃、全面實(shí)施、模塊清晰、重點(diǎn)突破、有序進(jìn)行;要設(shè)立專項(xiàng)機(jī)構(gòu),最高決策人員要參加到領(lǐng)導(dǎo)小組中,并具備足夠權(quán)威和協(xié)調(diào)能力以及豐富的管理經(jīng)驗(yàn);對ERP項(xiàng)目涉及的人員則要分別進(jìn)行項(xiàng)目培訓(xùn),使管理技術(shù)和信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合;系統(tǒng)用戶化之后,準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行模擬測試是不可或缺的一個環(huán)節(jié);走出磨合期后,系統(tǒng)就可以切換運(yùn)行了。
3、其他問題
首先是安全問題。在安全管理上,普遍存在著不重視系統(tǒng)安全的現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在被非法入侵的可能性風(fēng)險。自然社會中則往往有意外事故或?yàn)?zāi)難發(fā)生,如水災(zāi)、火災(zāi)等,這會給ERP系統(tǒng)帶來毀滅性的打擊。面對這些風(fēng)險,企業(yè)應(yīng)有周到的準(zhǔn)備,在一開始就建立遠(yuǎn)程備份和恢復(fù)機(jī)制。
其次是外圍問題。企業(yè)選擇的ERP系統(tǒng)如不符合政府法規(guī)或行業(yè)要求,會導(dǎo)致違規(guī)行為,問題由此發(fā)生;項(xiàng)目如不能按期完成,會導(dǎo)致股東、客戶及供應(yīng)商的不滿,企業(yè)將承擔(dān)違約風(fēng)險;當(dāng)國內(nèi)或世界經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)波動時,企業(yè)可能沒有足夠的資金來維持ERP項(xiàng)目,這需要企業(yè)對國際形勢和世界經(jīng)濟(jì)具備前瞻性的預(yù)測能力。[$page$]
現(xiàn)實(shí)中任何企業(yè)都不可能達(dá)到符合ERP系統(tǒng)所要求的理想狀態(tài)。因此,企業(yè)在考慮實(shí)現(xiàn)ERP之前,必須充分認(rèn)識其中蘊(yùn)含的風(fēng)險。