企業(yè)信息化的第一步應該抓基礎管理信息化。首先,通過企業(yè)基本資源的信息化,建立和改造企業(yè)的基礎管理;第二步是企業(yè)資源計劃(ERP),降低管理成本和提高運營效率,集成業(yè)務處理;第三步才考慮企業(yè)間的合作,利用外部資源,進行供應鏈合作,使得業(yè)務效率最大化等。最后,才步入電子商務時代,形成一個更為廣大的電子商務社區(qū),最大地增值、不斷地創(chuàng)新、協(xié)作地商業(yè)運作。 我國的企業(yè)發(fā)展信息化已經(jīng)20多年,有很多失敗的案例,導致了數(shù)以億計的浪費。其原因就是不從根本做起,沒有解決基礎管理的問題,一味從技術的角度去考慮信息化的問題,忽視自身的實際狀況和持續(xù)承受能力。 因此,信息化建設必須由以下四方面的策略考慮: 發(fā)展目標信息化一定要總體規(guī)劃,分步實施,否則既不能為業(yè)務帶來好處,又不能為新的增長創(chuàng)造條件,可能最后造成很大的浪費。 管理模式管理和信息建設規(guī)劃要同步做,努力創(chuàng)建一種集中分布式的管理模式。所謂集中分布式,就是既要把一部分權力集中起來,進行有效控制,又要讓各個點能夠靈活地分散經(jīng)營。再次,就是重視跨行業(yè)的協(xié)同模式,企業(yè)和供應商、和客戶、和投資者、和科研單位之間的協(xié)同模式是否進行了有效的組合。 企業(yè)的應用基礎,要充分考慮員工的業(yè)務素質(zhì)、經(jīng)理的管理素質(zhì)、變革能力、整個外部應用環(huán)境等。 未來發(fā)展基礎,因為信息化的投入肯定不是一次性的,需要考慮維護成本、持續(xù)投入、主流平臺等。 ERP管理思想及其實施 (一)ERP:現(xiàn)代企業(yè)管理思想 企業(yè)資源計劃(ERP)是90年代初期由美國著名的咨詢公司首先提出的,它是在物料需求計劃(MRP)和制造資源計劃(MRPⅡ)的基礎上發(fā)展起來的更高層次的管理理念和模式。從MRP到MRPⅡ,再到ERP,每一次進展都是重大質(zhì)的飛躍,卻又一脈相承,前兩者已成為ERP的應有之義。 首先,ERP是供應鏈管理的信息集成系統(tǒng)。 第一,在整個ERP系統(tǒng)中,供應鏈系統(tǒng)是整個企業(yè)運行的基礎。它將企業(yè)流程看作是一個緊密連接的供應鏈,鏈上的每一環(huán)節(jié)都含有“供”與“需”兩方面,包括采購及外協(xié)子系統(tǒng)、生產(chǎn)計劃及執(zhí)行子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、設備維護子系統(tǒng)、物流及庫存管理子系統(tǒng)、銷售及分銷子系統(tǒng)。實施過程中,ERP系統(tǒng)涉及到采購管理、銷售管理、生產(chǎn)計劃、財務管理、成本管理、人力資源管理、客戶關系管理,甚至知識鏈管理。具體涉及到供應商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡和客戶等。 供應鏈中除了“物流”、“資金流”、“信息流”外,還有“增值流”和“工作流”。在加強對資金流和信息流的控制之下,供應鏈管理要上升到對價值鏈的控制,其本質(zhì)是增值鏈,ERP要提供企業(yè)分析增值過程的功能?梢哉f,現(xiàn)代企業(yè)管理在外觀上追求利潤,內(nèi)涵則是追求企業(yè)資源的合理高效利用。 第二,ERP同企業(yè)業(yè)務流程重組密切相關,兩者的結(jié)合是必然趨勢。為提高企業(yè)供應鏈管理的競爭優(yōu)勢,必然帶來企業(yè)業(yè)務流程、信息流程和組織機構的變革,而系統(tǒng)應用程序的使用也必須隨企業(yè)業(yè)務流程的變化而相應調(diào)整。在此種情況下,傳統(tǒng)MRPⅡ?qū)Νh(huán)境變化的“應變性”才能上升為ERP系統(tǒng)通過網(wǎng)絡信息對內(nèi)外環(huán)境變化的“能動性”。 第三,ERP采用了計算機和網(wǎng)絡通信技術的最新成就,除了普遍采用的圖形用戶界面技術、SQL結(jié)構化查詢語言、關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、面向?qū)ο蠹夹g、第四代語言/計算機輔助軟件工程、客戶機/服務器和分布式數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)等技術外,還要實現(xiàn)不同平臺互操作,采用適用于網(wǎng)絡技術的編程軟件,以加強用戶自定義的靈活性和可配置功能。因此,在功能上,除了傳統(tǒng)的制造、供銷、財務功能外,它還支持物料流通體系的倉儲運輸管理、在線分析處理、售后服務及質(zhì)量反饋,支持生產(chǎn)保障系統(tǒng)的質(zhì)量管理、設備管理,支持跨國經(jīng)營管理,可滿足不同地區(qū)、各類工廠、多語種、多幣制的要求,支持遠程通信和電子商務及數(shù)據(jù)交換,支持工作模型的動態(tài)變化,支持企業(yè)資本運營管理及標準管理等。當然,ERP的基本應用對象仍是制造業(yè)。 因此,ERP是承載先進管理思想的媒體,是先進管理哲學、理論和方法的軟件封裝,是企業(yè)業(yè)務流和多維信息的高度集成。ERP不僅面向供應鏈,體現(xiàn)精益生產(chǎn)、敏捷制造和同步工程的精神,并必然結(jié)合全面質(zhì)量管理以保證質(zhì)量、使客戶滿意,結(jié)合準時生產(chǎn)以消除無效浪費,結(jié)合約束理論來定義瓶頸環(huán)節(jié)、消除制約因素。 其次,ERP使企業(yè)競爭有了新的涵義。在實踐中,企業(yè)和其銷售代理、客戶和供應商的關系,從簡單地業(yè)務往來對象成為利益共享的合作伙伴關系。這是現(xiàn)代管理觀念的重大轉(zhuǎn)變。這種合作伙伴關系組成企業(yè)的供應鏈,成為“精益生產(chǎn)”的核心思想。當企業(yè)的基本合作伙伴滿足不了企業(yè)特定產(chǎn)品的生產(chǎn)要求,企業(yè)就會“同步”組織一個短期供應鏈,進行“敏捷制造。因此,當前企業(yè)的競爭不是企業(yè)間的競爭,而是一個企業(yè)的供應鏈同競爭對手的供應鏈間的競爭。 最后,ERP提供了一條明晰的工作思路。在企業(yè)管理之中,首先要確定企業(yè)的經(jīng)營目標是什么,而不是走一步看一步,生產(chǎn)什么賣什么。如今企業(yè)必須結(jié)合市場來確定自己的經(jīng)營目標。這里包括要認識現(xiàn)今的市場概念以及市場現(xiàn)狀,具體到企業(yè)根據(jù)這個市場來生產(chǎn)什么、生產(chǎn)多少、什么時間生產(chǎn),從而細化并體現(xiàn)到企業(yè)的生產(chǎn)計劃之中。下一步,企業(yè)必須估算完成目標需投入的資源,這些資源包括物料、資金、設備、技術及信息等。接下來,對照設立的目標,企業(yè)必須對自身的資源狀況作出分析,現(xiàn)有多少庫存、有多大的設備生產(chǎn)能力、有多少資金儲備等等,在此基礎上可看出企業(yè)還缺少什么資源。那么就會產(chǎn)生另一個問題,如何保證短缺資源的供給,可具體到采購、生產(chǎn)的每個環(huán)節(jié)。由此,企業(yè)可進入到執(zhí)行控制以及財務核算的流程,并對照目標不斷進行調(diào)整。 一句話,通過引進ERP軟件系統(tǒng),最重要的是引進了新的管理思想和改進生產(chǎn)計劃與控制的模式。 (二)ERP問題分析 1、決策問題 在戰(zhàn)略規(guī)劃上,每個企業(yè)都應有一個長期的IT系統(tǒng)規(guī)劃,在此基礎上明確ERP系統(tǒng)的實施范圍和內(nèi)容,缺少IT支持的ERP項目將隱含著巨大的風險。因此,在項目準備時,就應選擇好硬件和網(wǎng)絡方案,選擇好ERP系統(tǒng)和評估咨詢伙伴。另一方面,應用ERP不是一般意義上的企業(yè)信息化建設,也不應只看作一個簡單的計算機硬件、應用軟件和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的建設,否則它的實施將缺乏戰(zhàn)略意義。應用ERP須結(jié)合企業(yè)自身的特點,對ERP項目進行需求分析,認真研究ERP的作用、特點及其適用條件和范圍。在短缺經(jīng)濟條件下,企業(yè)拼命爭技改、搶項目、搞基建、換設備,導致制造能力大量過剩,銷售和供應能力則很弱。 在決策問題中,特別應提到選擇ERP軟件的問題。 首先,許多企業(yè)實施ERP系統(tǒng)只因為別的企業(yè)也在運用。軟件選擇并不只是技術部門的事,必須要有業(yè)務人員和高級管理人員的參與。軟件選擇問題就源于企業(yè)沒有定義好自己的需求,也沒有恰當評估要選擇的ERP系統(tǒng),當兩者不能匹配時,問題就產(chǎn)生了。缺乏明確的實施期望和企業(yè)目標是導致ERP實施失敗的根本原因。 其次,ERP軟件本身也存在許多不足。國外的ERP軟件較成熟,系統(tǒng)集成性好、穩(wěn)定性強,容易滿足企業(yè)的需求程度,而國內(nèi)的ERP軟件則本土化些,較符合中國的會計制度。選擇必須要深思熟慮。 最后,ERP系統(tǒng)還有一個客戶化的問題。各類企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模和類型各不相同,特別是中國企業(yè)和國外企業(yè)相比,企業(yè)管理機制不同,人員素質(zhì)差別較大,國外的ERP軟件對于中國企業(yè)就有一個國情、廠情的問題。企業(yè)的變化是絕對的,ERP系統(tǒng)必須具備良好的柔性,能夠方便用戶二次開發(fā),否則企業(yè)套上的就是一副枷鎖。在二次開發(fā)前,企業(yè)還要慎重考慮、認真分析,在修改軟件和改革企業(yè)現(xiàn)行管理制度上做出選擇。 由此可見,企業(yè)減少決策問題,就要明確企業(yè)的需求,明確管理要達到的目標,并看到實際管理中存在的問題;軟件選擇時要考慮系統(tǒng)的開放性及軟件對企業(yè)的適用程度,立足于企業(yè)當前和今后發(fā)展的需要;商品化軟件應有配備齊全的文檔資料,以滿足用戶化及二次開發(fā)的需求;選擇軟件時還要考慮供應商的信譽和實力,應有良好售后服務的支持;同時,企業(yè)原有資源在實施ERP軟件時應能得到保護。 2、實施問題 在ERP系統(tǒng)的實施過程中會碰到各種問題,主要有實施隊伍的組織、成本控制、質(zhì)量管理和結(jié)果評價問題。 首先,ERP項目實施小組的成員應由具有豐富管理經(jīng)驗的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)中的管理人員、業(yè)務人員、技術人員組成,系統(tǒng)完全外包或僅由內(nèi)部人員進行都會增加系統(tǒng)實施的風險。管理人員缺乏領導能力也是風險來源之一。在實施中協(xié)調(diào)各部門的工作、統(tǒng)籌安排所有參與人員、提高工作效率、避免扯皮現(xiàn)象則是降低問題的必要條件。 其次,要對實施成本進行控制。實施成本包括硬件費用、軟件費用、培訓費用、咨詢費用以及維護費用等。而總體如何合理安排費用,將成本控制在預算之內(nèi),降低成本,是企業(yè)要認真考慮的問題。 ERP項目的投資之大足以令CEO發(fā)慌,成本很難控制,并且企業(yè)往往會漏計其中的某些成本。第一,培訓費用是最難控制的預算項目,ERP培訓費用的不變規(guī)則是培訓費用和時間將遠遠超過你的預期,幾乎每個員工都必須學會一套全新的流程,ERP項目最重要的是強迫你在管理上做許多改變。如果培訓費用不到位,企業(yè)將在以后付出更高的成本。第二,ERP與企業(yè)其它軟件連接的集成測試成本也會被遺漏,連接工作消耗的時間和費用會超出你的預期。第三,數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和分析也需花費大量的資金,原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)必須修正到與ERP實施流程相匹配,數(shù)據(jù)更新將是一件繁重的工作,而且還需根據(jù)企業(yè)的需求進行分析。第四,咨詢費用將很昂貴,企業(yè)必須謹慎聘請咨詢顧問,并明確規(guī)定其應達到的咨詢目標。 最后,要對ERP項目的實施質(zhì)量和結(jié)果作出評價。評價實施效果時,要對照實施目標,運用客觀的評價標準和科學的評價方法,不能忽略任何環(huán)節(jié)。特別在項目流程中,應健全ERP項目的管理體制和運作機制,采用項目管理技術對實施過程進行控制和管理,科學實施計劃、明確階段成果、嚴格成果審核、通暢信息傳遞,兼顧控制和效率。 因此,科學的實施辦法和程序是降低實施問題的主要方面。實施ERP項目時,要總體規(guī)劃、全面實施、模塊清晰、重點突破、有序進行;要設立專項機構,最高決策人員要參加到領導小組中,并具備足夠權威和協(xié)調(diào)能力以及豐富的管理經(jīng)驗;對ERP項目涉及的人員則要分別進行項目培訓,使管理技術和信息技術有機結(jié)合;系統(tǒng)用戶化之后,準備基礎數(shù)據(jù)進行模擬測試是不可或缺的一個環(huán)節(jié);走出磨合期后,系統(tǒng)就可以切換運行了。 3、其他問題 首先是安全問題。在安全管理上,普遍存在著不重視系統(tǒng)安全的現(xiàn)象。計算機系統(tǒng)存在被非法入侵的可能性風險。自然社會中則往往有意外事故或災難發(fā)生,如水災、火災等,這會給ERP系統(tǒng)帶來毀滅性的打擊。面對這些風險,企業(yè)應有周到的準備,在一開始就建立遠程備份和恢復機制。 其次是外圍問題。企業(yè)選擇的ERP系統(tǒng)如不符合政府法規(guī)或行業(yè)要求,會導致違規(guī)行為,問題由此發(fā)生;項目如不能按期完成,會導致股東、客戶及供應商的不滿,企業(yè)將承擔違約風險;當國內(nèi)或世界經(jīng)濟出現(xiàn)波動時,企業(yè)可能沒有足夠的資金來維持ERP項目,這需要企業(yè)對國際形勢和世界經(jīng)濟具備前瞻性的預測能力。