通過(guò)ERP系統(tǒng)的實(shí)施,如何發(fā)現(xiàn)采購(gòu)管理環(huán)節(jié)中的問(wèn)題,集中力量解決急需解決的核心問(wèn)題,并通過(guò)系統(tǒng)運(yùn)行為采購(gòu)管理帶來(lái)持續(xù)改進(jìn)的效果呢? 傳統(tǒng)采購(gòu)三大弊端 在談如何通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)施提升企業(yè)采購(gòu)管理水平之前,先看一下傳統(tǒng)模式中采購(gòu)管理的特點(diǎn)和有哪些缺點(diǎn): 物料采購(gòu)與物料管理為一體 目前決大多數(shù)企業(yè)行使采購(gòu)管理的職能部門(mén)為供應(yīng)部(科),也有企業(yè)將銷(xiāo)售職能與采購(gòu)職能并在一起,稱(chēng)為供銷(xiāo)科。在這種模式下,其管理流程是: 需求部門(mén)提出采購(gòu)要求->指定采購(gòu)計(jì)劃/定單->詢(xún)價(jià)/處理報(bào)價(jià)->下發(fā)運(yùn)通知->檢驗(yàn)入庫(kù)->通知財(cái)務(wù)付款 上述是一個(gè)完整的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程,在實(shí)際操作中有些流程如詢(xún)價(jià)/報(bào)價(jià)在很多企業(yè)中不是每次都進(jìn)行的,該流程主要缺點(diǎn)是: 物料管理、采購(gòu)管理、供應(yīng)商管理由一個(gè)職能部門(mén)來(lái)完成,缺乏必要的監(jiān)督和控制機(jī)制;同時(shí)在這種模式下,供應(yīng)部(科)擔(dān)負(fù)著維系生產(chǎn)用原材料供給的重任,為保證原材料的正常供應(yīng),必然會(huì)加大采購(gòu)量, 尤其是在原料漲價(jià)時(shí),這樣容易帶來(lái)不必要的庫(kù)存積壓和增加大量的應(yīng)付帳款。 業(yè)務(wù)信息共享程度弱 由于大部分的采購(gòu)操作和與供應(yīng)商的談判是通過(guò)電話來(lái)完成,沒(méi)有必要的文字記錄,采購(gòu)信息和供應(yīng)商信息基本上由每個(gè)業(yè)務(wù)人員自己掌握,信息沒(méi)有共享。其帶來(lái)的影響是:業(yè)務(wù)的可追溯性弱,一旦出了問(wèn)題,難以調(diào)查;同時(shí)采購(gòu)任務(wù)的執(zhí)行優(yōu)劣在相當(dāng)程度上取決于人,人員的崗位變動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)的影響大; 采購(gòu)控制通常是事后控制 其實(shí)不僅是采購(gòu)環(huán)節(jié),許多企業(yè)對(duì)大部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)基本上都是事后控制,無(wú)法在事前進(jìn)行監(jiān)控。雖然我們承認(rèn)事后控制也能帶來(lái)一定的效果,但是事前控制畢竟能夠?yàn)槠髽I(yè)減少許多不必要的損失,尤其是如果一個(gè)企業(yè)橫跨多個(gè)區(qū)域,其事前控制的意義將更為明顯。 傳統(tǒng)模式下的采購(gòu)管理主要存在上述3個(gè)問(wèn)題,通過(guò)ERP系統(tǒng)的實(shí)施,如何發(fā)現(xiàn)采購(gòu)管理環(huán)節(jié)中的問(wèn)題,集中力量解決急需解決的核心問(wèn)題,并通過(guò)系統(tǒng)運(yùn)行為采購(gòu)管理帶來(lái)持續(xù)改進(jìn)的效果呢? 以職責(zé)為核心 在傳統(tǒng)的管理模式下,其貫穿的管理思路是基于部門(mén)的管理,其層次首先是部門(mén),其然后是部門(mén)對(duì)應(yīng)的工作范圍,如我們?cè)谄髽I(yè)組織機(jī)構(gòu)圖中能夠找到供應(yīng)部(科),之后我們進(jìn)一步去了解供應(yīng)部負(fù)責(zé)的具體工作。而在ERP系統(tǒng)中,尤其是國(guó)外大型ERP系統(tǒng),每名員工首先是對(duì)應(yīng)各個(gè)職責(zé),這些職責(zé)既可以是系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的,也可以靈活進(jìn)行定義。如下表的采購(gòu)流程在ERP系統(tǒng)中將包含如下職責(zé): 我們可以想到,系統(tǒng)將部分工作從采購(gòu)模塊中全部或部分剝離出來(lái),如提出采購(gòu)請(qǐng)求、檢驗(yàn)入庫(kù)、通知財(cái)務(wù)付款、供應(yīng)商管理這幾個(gè)工作等。系統(tǒng)的這種設(shè)計(jì)方法是將所要完成的工作分解成相關(guān)的職責(zé),并對(duì)應(yīng)到模塊中,在ERP實(shí)施中,最好將屬于一個(gè)模塊的職責(zé)進(jìn)行組合成一個(gè)工作組或業(yè)務(wù)部門(mén),這樣做的益處在于: 企業(yè)將同一類(lèi)業(yè)務(wù)進(jìn)行集中處理,體現(xiàn)集中管理的思想。如某企業(yè)在實(shí)施中通過(guò)職責(zé)分析,發(fā)現(xiàn)同一個(gè)采購(gòu)定單職責(zé)由多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)所擁有,在咨詢(xún)顧問(wèn)的建議下,將其收歸為一個(gè)部門(mén),減少了大量采購(gòu)資金。實(shí)行集中管理還減少了許多協(xié)調(diào)工作,因?yàn)槠髽I(yè)的跨部門(mén)協(xié)調(diào)是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作,減少了這些工作,無(wú)疑極大地提高了辦事效率; 將屬于庫(kù)存的職責(zé)從原有的職能部門(mén)分離出去,有利于加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督,因?yàn)閺膸?kù)存管理角度講,希望存貨的資金占用最少,存貨的數(shù)量越少管理也越容易,而采購(gòu)部門(mén)希望存貨的數(shù)量“多”些以保證生產(chǎn)要求,這樣的一對(duì)矛盾使得庫(kù)存管理部門(mén)盡可能的結(jié)合生產(chǎn)消耗來(lái)制定相關(guān)的庫(kù)存補(bǔ)充計(jì)劃,包括最大-最小計(jì)劃、物料調(diào)配計(jì)劃等,而采購(gòu)部門(mén)通過(guò)對(duì)存貨的定期檢查來(lái)避免缺貨。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)行,其存貨必然會(huì)調(diào)整到一個(gè)相對(duì)合理的水平。 物流管理和資金流管理分離,即將通知財(cái)務(wù)付款職能放到財(cái)務(wù)部門(mén),體現(xiàn)資金流隨物流而動(dòng)的管理思路,避免了對(duì)供應(yīng)商付款中的很多人為因素,同時(shí)對(duì)盲目采購(gòu)也起了相當(dāng)?shù)南拗谱饔,因(yàn)楦犊畹臋?quán)利不在物流部門(mén)。 基礎(chǔ)信息高度共享 雖然許多企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)都將減少日常工作量作為成功標(biāo)準(zhǔn)之一,但在使用ERP系統(tǒng)后,有些崗位的工作量是會(huì)增加的,尤其是提供基礎(chǔ)信息的崗位。具體到采購(gòu)管理中,采購(gòu)員、詢(xún)價(jià)/報(bào)價(jià)管理員的工作會(huì)增加,因?yàn)橐酝@些工作都是通過(guò)電話來(lái)完成,而ERP系統(tǒng)要求所有的采購(gòu)單據(jù)都要在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄,這樣做對(duì)采購(gòu)管理會(huì)帶來(lái)如下變革: 業(yè)務(wù)的可追溯性強(qiáng) ERP系統(tǒng)可隨時(shí)查詢(xún)?nèi)魏螘r(shí)候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購(gòu)業(yè)務(wù),并可以查出該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行的狀態(tài),包括庫(kù)存接收的數(shù)量、采購(gòu)?fù)素浀臄?shù)量、發(fā)票數(shù)量等; 減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素 對(duì)供應(yīng)商的管理在采購(gòu)管理中是一個(gè)中心環(huán)節(jié),傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理存在大量人為因素。使用ERP系統(tǒng)后,系統(tǒng)將按照設(shè)定的指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商的狀態(tài)進(jìn)行分析,包括供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析、數(shù)量分析等,并從中總結(jié)規(guī)律制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略,如設(shè)定相應(yīng)的配額和詢(xún)價(jià)優(yōu)先級(jí)等。這樣將業(yè)務(wù)人員的調(diào)動(dòng)對(duì)工作的影響盡可能的減少,新來(lái)的業(yè)務(wù)人員可以通過(guò)系統(tǒng)方便的查詢(xún)某一類(lèi)供應(yīng)商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄,并按照設(shè)定的供應(yīng)策略進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)。 控制體系完備 “事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運(yùn)用,是ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別: 流程有序 在ERP系統(tǒng)中可以設(shè)定哪些物料必須經(jīng)過(guò)采購(gòu)申請(qǐng),哪些物料必須首先制定總的采購(gòu)計(jì)劃等來(lái)對(duì)采購(gòu)工作流程進(jìn)行控制,來(lái)細(xì)化采購(gòu)部門(mén)的日常管理,加大管理幅度; 審批嚴(yán)格 雖然在傳統(tǒng)模式下,我們也強(qiáng)調(diào)采購(gòu)管理要按照一定的層次進(jìn)行控制,但是在實(shí)際操作中,尤其是跨地區(qū)的公司要這點(diǎn)非常難。通過(guò)ERP系統(tǒng)建立采購(gòu)單據(jù)的審批控制流程,可以控制不同職責(zé)的員工可以采購(gòu)哪種物料,其采購(gòu)金額上限是多少,超過(guò)一定的金額必需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,否則ERP系統(tǒng)中將無(wú)法繼續(xù)處理該單據(jù),包括接收相應(yīng)的貨物、進(jìn)行付款等。如果一個(gè)公司采取集中財(cái)務(wù)模式,那么配合采購(gòu)流程的控制,其效果將更明顯; 監(jiān)督有方 在采購(gòu)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中,監(jiān)督人員(不僅指采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo))若通過(guò)查詢(xún)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問(wèn)題,則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理,直到問(wèn)題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某定單屬于重復(fù)定單,可以將其暫停,查明原因,或取消該定單; 區(qū)別于傳統(tǒng)管理模式,ERP系統(tǒng)還可以隨時(shí)運(yùn)行需要的報(bào)表,來(lái)反映某一時(shí)期采購(gòu)業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況,包括趨勢(shì)分析等,為下一階段工作改善提供及時(shí)的信息; ERP系統(tǒng)實(shí)施對(duì)采購(gòu)管理的改善不僅局限于上述3個(gè)方面,更重要的是它為業(yè)務(wù)人員帶來(lái)了一種體驗(yàn),讓業(yè)務(wù)人員認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)是如何改變和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的。 結(jié)束語(yǔ) ERP系統(tǒng)運(yùn)行后,ERP項(xiàng)目并沒(méi)有結(jié)束,相反是進(jìn)入了一個(gè)新的階段即管理持續(xù)改善的開(kāi)端:對(duì)采購(gòu)管理而言,ERP系統(tǒng)運(yùn)行后,企業(yè)人員職責(zé)明確,便于考核和管理; 為電子商務(wù)、SCM、CRM等相關(guān)系統(tǒng)的實(shí)施打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ);影響企業(yè)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程(如采購(gòu)等)。