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ERP軟件與企業(yè)流程的適應(yīng)性分析

瀏覽次數(shù):3288發(fā)布時間:2007-12-6

 

  千萬不能事先假定“軟件中的流程和管理模式就一定是先進的”,也不能認(rèn)為“一切要以用戶為中心,要忠實于用戶現(xiàn)有的流程”。

  有人說企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程應(yīng)該適應(yīng)ERP軟件,因為軟件里有“先進的管理思想”,有人說ERP軟件的實施要“量體裁衣”,到底哪個對?

  信息化既是管理和業(yè)務(wù)流程電子化處理的過程,也是管理提升和業(yè)務(wù)規(guī)范的過程,一般來說,信息系統(tǒng)中內(nèi)嵌了先進的管理思想和管理經(jīng)驗,企業(yè)實施這樣的系統(tǒng)就是一次管理躍升的過程,是一次對傳統(tǒng)革故鼎新的過程,在這個層面講,企業(yè)原有的流程應(yīng)該順應(yīng)系統(tǒng),先僵化后優(yōu)化。

  但是在實踐中,這句話成為了很多開發(fā)商推銷其產(chǎn)品的托詞,很多產(chǎn)品本來不符合企業(yè)的實際,卻要“霸王硬上弓”,企業(yè)管理傷筋動骨也就在所難免。于是這本不該是問題的困惑誕生了。那怎樣解決這一難題呢?

  我們將用戶流程先進度和軟件先進度分別作為橫坐標(biāo)和縱坐標(biāo),得到圖1。圖1根據(jù)軟件是否先進、流程是否先進可以分為四個象限。下面就對這四種情況進行分析。

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圖1 軟件與用戶流程的關(guān)系示意圖

  第I象限:

  軟件落后,流程落后

  軟件落后,可能是軟件的開發(fā)技術(shù)落后,也可能是軟件中蘊含的管理模式落后,甚至兩者都落后。如果軟件落后,毫無疑問,重新考慮軟件提供商。考慮先進的軟件,將考慮的象限置換為第III象限:軟件先進和流程落后。

  第II象限:

  軟件落后,流程先進

  與第I個象限思考方式一樣,如果軟件落后,毫無疑問,重新考慮軟件提供商?紤]先進的軟件,將考慮的象限置換為第IV象限:軟件先進和流程先進。

  但有一種情況要注意,如果用戶的業(yè)務(wù)流程是行業(yè)的標(biāo)桿,是行業(yè)的最佳實踐或最優(yōu)流程,目前還沒有先進的軟件與其相匹配,那么,軟件廠商應(yīng)該與用戶企業(yè)積極合作,研制適合該用戶管理模式的軟件,同時考慮將該軟件不斷模塊化和客戶化,得到適合該行業(yè)未來發(fā)展的行業(yè)領(lǐng)先應(yīng)用管理軟件,為軟件的先進化提供支持。

  第III象限:

  軟件先進,流程落后

  如果用戶的利潤率或競爭力在本行業(yè)處于中下水平,說明本企業(yè)的業(yè)務(wù)流程存在問題,需要對業(yè)務(wù)流程改進(Business Process Improvement,BPI)或業(yè)務(wù)流程再造(Business Process Reengineering,BPR),對于那些根本就沒有書面業(yè)務(wù)流程的用戶單位還需要先做業(yè)務(wù)流程規(guī)范化(Business Process Normalization,BPN)。

  如果選擇的軟件含有本行業(yè)的最佳實踐和最優(yōu)管理模式,在做業(yè)務(wù)流程分析和診斷時,應(yīng)對照軟件中的業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化。

  當(dāng)然,是不是要全盤照搬或參照軟件中的流程,或者說套裝軟件系統(tǒng)是不是要“一次到位”,需要考慮用戶單位的信息化基礎(chǔ)和人員素質(zhì)。如果信息化基礎(chǔ)好和人員素質(zhì)好,可以考慮多適應(yīng)軟件系統(tǒng)中的流程,上盡可能多的模塊。

  而對于信息化基礎(chǔ)較差和人員素質(zhì)整體較差的用戶,可以選準(zhǔn)突破口,按照軟件系統(tǒng)中的流程和管理模式做好規(guī)劃,分步實施,一個流程一個流程來優(yōu)化,一個模塊一個模塊來實施。

  任何企業(yè)都會有一些特色流程,否則就沒有生存的必要了。這些特色流程,一般都是企業(yè)賴以生存的流程,是體現(xiàn)該企業(yè)區(qū)別于其他企業(yè)的流程,也是使產(chǎn)品實現(xiàn)差別化的流程,需要軟件系統(tǒng)中的流程作相應(yīng)的更改,以實現(xiàn)互相的適應(yīng)。

  總而言之,對于第III象限的用戶,在整體方面應(yīng)該適應(yīng)軟件系統(tǒng)中的流程,以提升企業(yè)的整體管理素質(zhì);而在局部則應(yīng)調(diào)整軟件系統(tǒng)中的流程,以實現(xiàn)用戶企業(yè)提供的產(chǎn)品或服務(wù)的差別化,保持用戶企業(yè)的特色。

  第IV象限:

  軟件先進,流程先進

  如果用戶的利潤率或競爭力在本行業(yè)處于領(lǐng)先水平,說明本企業(yè)的業(yè)務(wù)流程在行業(yè)中已經(jīng)是最佳實踐,具有較強的競爭力;而這時選擇的軟件又恰含有本行業(yè)的最佳實踐和最優(yōu)管理模式,那是非常理想的一個狀況。

  這時,如果軟件流程與現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程不一致的地方,軟件系統(tǒng)應(yīng)主動向企業(yè)現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)整,這時要貫穿“用戶第一”和“用戶是中心”的思想。

  當(dāng)然,用戶企業(yè)再先進的流程,也需要面向未來進行持續(xù)改進,再先進的業(yè)務(wù)流程也需要不斷創(chuàng)新。這時,軟件廠商應(yīng)該根據(jù)用戶未來戰(zhàn)略提出的需求,對軟件流程進行改進或優(yōu)化,同理,用戶企業(yè)也應(yīng)該對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化。實際上,正是業(yè)務(wù)流程處于先進地位的用戶,指明了下一代軟件產(chǎn)品的發(fā)展方向。

  綜上所述,ERP軟件和企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程到底誰適應(yīng)誰,應(yīng)該具體問題具體分析。

  千萬不能事先假定“軟件中的流程和管理模式就一定是先進的”,也不能認(rèn)為“一切要以用戶為中心,要忠實于用戶現(xiàn)有的流程”,所以我們說,ERP軟件和企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程應(yīng)該“互相適應(yīng)”。