在中國(guó)的信息化過(guò)程當(dāng)中,很多企業(yè)需要?jiǎng)e人的經(jīng)驗(yàn),需要了解信息化的先進(jìn)管理思想。大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)知道ERP能夠給他們的企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn),但是上ERP到底要花多少錢,市場(chǎng)上眾多的ERP產(chǎn)品到底哪一個(gè)最好?中小型企業(yè)生產(chǎn)的ERP系統(tǒng)好用嗎?什么是功能全的ERP系統(tǒng)??jī)r(jià)格考慮什么?他們心里沒(méi)有底,他們需要一個(gè)好用又買得起的ERP系統(tǒng)。 歸根結(jié)底,他們是要合理、經(jīng)濟(jì)地控制好IT投資,尤其是在ERP投資中控制好總擁有成本。解決這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵是要建立一個(gè)經(jīng)濟(jì)評(píng)估機(jī)制,對(duì)各種存儲(chǔ)方法做投資回報(bào)率(ROI)和總體擁有成本(TCO)評(píng)估。 一、了解情況 在選擇和實(shí)施ERP系統(tǒng)的過(guò)程中,企業(yè)CIO要明確以下四個(gè)問(wèn)題,才能很好地進(jìn)行ERP系統(tǒng)投資時(shí)的成本預(yù)算。 1:什么是最好的系統(tǒng)? 每個(gè)人說(shuō)出來(lái)的最好的系統(tǒng)都不一樣。那么什么是最好的系統(tǒng)呢?可以從兩個(gè)方面來(lái)評(píng)價(jià): 第一,信息系統(tǒng)能否支撐企業(yè)戰(zhàn)略。很多人在選信息系統(tǒng)時(shí),不是考慮企業(yè)整體戰(zhàn)略,而僅僅為了解決人手不夠的問(wèn)題。但現(xiàn)在CEO已經(jīng)更多地考慮領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)高效、敏捷的企業(yè),以便靈活地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)。此時(shí)CIO選擇信息系統(tǒng)時(shí),關(guān)注點(diǎn)就轉(zhuǎn)移到能否支撐企業(yè)戰(zhàn)略的要求上,而不是針對(duì)某一戰(zhàn)術(shù)需求進(jìn)行選擇。 第二,這個(gè)系統(tǒng)能否提供最佳效率。所有的CIO都在考慮提高性能價(jià)格比,但性能價(jià)格到底怎么比?從性能方面看,應(yīng)該包括適應(yīng)性、可用性、可擴(kuò)展性。信息系統(tǒng)不僅要解決復(fù)雜的計(jì)算問(wèn)題,還要對(duì)未知的問(wèn)題進(jìn)行預(yù)測(cè)和控制,同時(shí)這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)該從CEO到公司的臨時(shí)工,從公司總部,到最末端的分支機(jī)構(gòu)都可以使用。 2:什么是功能全的系統(tǒng)? 首先對(duì)企業(yè)管理來(lái)講,所謂的功能全,一直是一個(gè)變化的過(guò)程。因?yàn)椋δ苋旧硪彩枪δ芎?jiǎn)單、單一到功能完善、復(fù)雜慢慢變化出來(lái)的。任何企業(yè)的信息化都包括內(nèi)部的核心部分和外部的外展部分,而核心部分的關(guān)鍵就是ERP系統(tǒng)。 企業(yè)的ERP系統(tǒng)主要包含財(cái)務(wù)管理、人力資源管理,以及圍繞財(cái)務(wù)和人力資源管理的企業(yè)運(yùn)營(yíng)和行政管理。而企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和行政管理,基本包含庫(kù)存和生產(chǎn)制造的管理,銷售訂貨和發(fā)運(yùn)的管理,采購(gòu)的訂貨管理以及維護(hù)和質(zhì)量的管理,也就是通常說(shuō)的產(chǎn)供銷的業(yè)務(wù)鏈。所有這些完成企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作的絕大多數(shù)任務(wù),而要順利完成與外部聯(lián)系的任務(wù)就要靠以下四個(gè)擴(kuò)展系統(tǒng)了: (1)有效的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)CRM有助于營(yíng)銷前端管理的延伸,通過(guò)其做到市場(chǎng)的優(yōu)化,對(duì)客戶長(zhǎng)期的維護(hù),對(duì)銷售員的管理。 (2)供應(yīng)商關(guān)系管理,主要就是對(duì)合同、招投標(biāo)的管理,特別是對(duì)供應(yīng)商以及貨源的有效控制。 (3)產(chǎn)品生命周期管理,包括從產(chǎn)品設(shè)計(jì)一直到其整個(gè)營(yíng)銷、生產(chǎn)、制造過(guò)程,最后被一代新的產(chǎn)品替代,整個(gè)完整的產(chǎn)品生命周期的管理。 (4)擴(kuò)展的供應(yīng)鏈網(wǎng)絡(luò)管理,是針對(duì)企業(yè)間的庫(kù)存和生產(chǎn)制造部分,使得供應(yīng)鏈從原來(lái)企業(yè)內(nèi)部的需求鏈,擴(kuò)展到供應(yīng)商和客戶末端。 除此之外,現(xiàn)在還有很多新型的管理內(nèi)容,比如商務(wù)智能、企業(yè)的信息門戶、企業(yè)信息交換總線、移動(dòng)商務(wù)等等,實(shí)際上都是對(duì)于整個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)平臺(tái)的擴(kuò)充。同時(shí),還要考慮行業(yè)自身的特色和運(yùn)作中跨行業(yè)組織等方面的其他因素。(支點(diǎn)網(wǎng)) 3:價(jià)格考慮什么? ERP投資中的價(jià)格問(wèn)題就是總擁有成本TCO的問(wèn)題。它主要考慮包括ERP系統(tǒng)的實(shí)施、集成、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)等各個(gè)方面的成本。從底層來(lái)講,ERP系統(tǒng)必須要具備安全、穩(wěn)定、高效和開(kāi)放的系統(tǒng)。IT行業(yè)的發(fā)展日新月異,作為企業(yè)的CIO,更多的是考慮系統(tǒng)的整體安全、穩(wěn)定、高效和開(kāi)放。企業(yè)的系統(tǒng)和供應(yīng)商開(kāi)發(fā)軟件是不一樣的,要力求的是一種穩(wěn)定。 投資一個(gè)ERP系統(tǒng)之后并不是就萬(wàn)事大吉了,還有很多是要做。比如ERP系統(tǒng),可以減少手工作業(yè),這能省多少錢?能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)的財(cái)務(wù)控制,這是不是能夠帶來(lái)回報(bào)?能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)劃的精確度,降低庫(kù)存量,這是明顯的資金變化。這些都是要考慮的問(wèn)題。 4:如何實(shí)施? 實(shí)施就是在企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的過(guò)程,主要包含業(yè)務(wù)流程和技術(shù)實(shí)現(xiàn)兩個(gè)部分。對(duì)于現(xiàn)在的企業(yè)實(shí)施信息化,由于可以找到大量的參照樣本,因此業(yè)務(wù)流程部分比以往要容易,但往往在技術(shù)實(shí)現(xiàn)上會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。 純粹從技術(shù)層面看,把通用產(chǎn)品變成客戶的專門產(chǎn)品就是實(shí)施的過(guò)程,一般要經(jīng)過(guò)幾個(gè)步驟。 第一步:要定位國(guó)家級(jí)的通用組建,現(xiàn)在很多產(chǎn)品是世界通用的,但是到了一個(gè)國(guó)家,必須有國(guó)家的特征。 二、問(wèn)題的解決 絕大多數(shù)企業(yè)上信息系統(tǒng)時(shí)都是這樣花錢:信息化的最初需求不是企業(yè)級(jí)的,大多數(shù)公司都是從部門做起,比如,財(cái)務(wù)要進(jìn)行電算化,倉(cāng)庫(kù)需要管理等,因而最初的需求是面向功能的。但是這種起步自然而然就會(huì)產(chǎn)生信息孤島,怎么辦?開(kāi)發(fā)接口。 這樣一來(lái),跨部門的業(yè)務(wù)成本提高了,產(chǎn)生的結(jié)果似乎是用了信息系統(tǒng)后,不但沒(méi)有省錢反而花錢更多了。這就是沒(méi)有認(rèn)真考慮總擁有成本的結(jié)果。 企業(yè)究竟該如何投資?購(gòu)買信息系統(tǒng)的錢應(yīng)該花在什么地方?很多人認(rèn)為購(gòu)置一個(gè)信息系統(tǒng),大部分錢應(yīng)該花在購(gòu)置硬件平臺(tái)、軟件、咨詢、實(shí)施和服務(wù)上。而根據(jù)總擁有成本的概念,購(gòu)買軟件、硬件、咨詢服務(wù)的投入,只占整個(gè)投資的32%,而更多的費(fèi)用投入在系統(tǒng)的管理、技術(shù)支持和培訓(xùn)方面。 用戶的培訓(xùn)往往被實(shí)施者忽略,以前企業(yè)形容ERP的數(shù)據(jù)是“垃圾進(jìn)垃圾出”,為什么?因?yàn)橄到y(tǒng)本身不具備產(chǎn)生數(shù)據(jù)、自動(dòng)消化數(shù)據(jù)的能力,用戶輸入什么系統(tǒng)就算什么。由于對(duì)用戶的培訓(xùn)不夠充分,使得企業(yè)信息系統(tǒng)的效率較低。(支點(diǎn)網(wǎng)) 那么怎樣才能降低系統(tǒng)的成本呢?應(yīng)該從四個(gè)方面來(lái)考慮:降低初期投資、加速收益時(shí)間、縮短實(shí)施時(shí)間、提高效率。而省錢的方法也有四個(gè): 第一、實(shí)施服務(wù)產(chǎn)品化,咨詢公司有沒(méi)有產(chǎn)品化的經(jīng)驗(yàn)非常重要;第二、系統(tǒng)管理套件化,要有一套有效的管理服務(wù)體系,否則IT部門就變成了救火隊(duì),浪費(fèi)資源,擴(kuò)大成本;第三、技術(shù)支持層次化,IT部門后面有供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)支持,但企業(yè)自己也應(yīng)該建立自己的在線咨詢,讓使用者得到有層次的技術(shù)服務(wù);第四、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化,從CIO的角度來(lái)講,越標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程,管理的有效性就越好,從而成本控制的就更好。但這個(gè)問(wèn)題不是CIO有能力解決的,這是企業(yè)的整體管理有要求。 總之,通過(guò)服務(wù)的改造,可以使總擁有成本下降50%以上,這不是意向性的數(shù)字,而是通過(guò)實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的。企業(yè)信息化實(shí)際上有很多方法實(shí)現(xiàn),認(rèn)識(shí)到以上幾個(gè)問(wèn)題,在實(shí)施信息系統(tǒng)時(shí),就會(huì)有較好的方向感,使得整個(gè)信息系統(tǒng),在良好的總擁有成本下獲得最大的信息回報(bào)。
第二步:要做通用行業(yè)級(jí)組件,所謂“通用行業(yè)級(jí)組件”就是符合某個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和共性的功能和設(shè)計(jì)。
第三步:行業(yè)的特殊組件,比如電信系統(tǒng)、進(jìn)出港系統(tǒng)等,這樣特殊化的行業(yè)組件。
第四步:客戶的特殊組件,即使通用產(chǎn)品變成客戶可用的產(chǎn)品我講的只是技術(shù)處理,這些技術(shù)處理可以把以往很多技術(shù)處理的經(jīng)驗(yàn)固化、產(chǎn)品化下來(lái),使得整體投入大大下降。當(dāng)然,作為有效的、帶有業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的產(chǎn)品,必須具備明確的投資回報(bào)目標(biāo),當(dāng)供應(yīng)商為用戶提供信息系統(tǒng)時(shí),不一定非常了解用戶的情況,但是他們可以告訴用戶,通常企業(yè)用了這個(gè)系統(tǒng)后,應(yīng)該在哪幾個(gè)點(diǎn)上發(fā)生變化。