如何進(jìn)行科學(xué)的ERP系統(tǒng)實(shí)施,對(duì)國(guó)內(nèi)企業(yè)來(lái)說(shuō)已是當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前,國(guó)內(nèi)一些企業(yè)管理軟件供應(yīng)商或咨詢公司紛紛推出管理軟件實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)流程。本文將以金蝶軟件的“金手指六步實(shí)施法”在新華制藥成功實(shí)施的案例,作一個(gè)深入的介紹,希望能夠達(dá)到釋惑解疑的目的。
“金手指六步實(shí)施法”為在中國(guó)系統(tǒng)地實(shí)施ERP、MRPII等管理軟件提供了科學(xué)的、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施指導(dǎo)方法,該方法主要包括六個(gè)步驟:項(xiàng)目組織、系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)定義、環(huán)境準(zhǔn)備、系統(tǒng)切換、運(yùn)行維護(hù)。
2000年9月,金蝶K/3系統(tǒng)在新華制藥正式運(yùn)行成功。我們通過(guò)透視新華制藥制藥企業(yè)信息化建設(shè)之路,來(lái)展示實(shí)施過(guò)程的重要作用。首先讓我們了解一下新華制藥的基本情況。
山東新華制藥集團(tuán)有限公司是一家具有50多年歷史的國(guó)家一級(jí)企業(yè),公司生產(chǎn)10類(lèi)170多個(gè)品種成藥,是國(guó)內(nèi)最大的解熱鎮(zhèn)痛藥和中樞神經(jīng)系統(tǒng)藥的生產(chǎn)開(kāi)發(fā)基地,系香港、深圳上市公司。年銷(xiāo)售額近30億元人民幣,出口創(chuàng)匯近5000萬(wàn)美元。
作為國(guó)家三大基本藥物生產(chǎn)企業(yè)之一,其基礎(chǔ)管理有相當(dāng)高的水平。九十年代初,公司開(kāi)始了信息化建設(shè)的步伐,引進(jìn)DEC小型機(jī)系統(tǒng)及ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù),開(kāi)發(fā)了各部門(mén)的應(yīng)用系統(tǒng),對(duì)公司的發(fā)展起到了促進(jìn)作用,企業(yè)信息技術(shù)應(yīng)用水平一直處于地區(qū)和行業(yè)領(lǐng)先地位。
近年來(lái),隨著新華制藥業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,特別是在香港和深圳上市后,企業(yè)外部經(jīng)營(yíng)環(huán)境發(fā)生了較大的變化,對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性、迅速增長(zhǎng)的客戶管理、產(chǎn)品的分類(lèi)管理、原材料的庫(kù)存管理精度、產(chǎn)品和材料的質(zhì)量跟蹤等方面產(chǎn)生了越來(lái)越高的要求。從企業(yè)內(nèi)部管理來(lái)看,原有系統(tǒng)局限于各業(yè)務(wù)部門(mén),形成信息孤島,數(shù)據(jù)共享性差、系統(tǒng)效率低下,顯然不能滿足企業(yè)迅速發(fā)展的需要。
一、系統(tǒng)方案選型
針對(duì)企業(yè)存在的種種問(wèn)題,新華制藥的決策者們也日益感覺(jué)到了來(lái)自內(nèi)部管理的壓力。公司決策層一再研究,決定加大對(duì)企業(yè)信息化的投入,增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)管理中所起的作用,提升企業(yè)整體管理能力。
最重要的工作就是軟件選型,經(jīng)過(guò)多輪競(jìng)標(biāo),新華制藥選中了金蝶公司的K/3 ERP系統(tǒng)。他們表示,選擇軟件主要取決于兩點(diǎn):
第一,軟件公司是否有較強(qiáng)的實(shí)力。
企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng),不是一天兩天的事情,此期間的投資也不小,最終成功與否,很大程度上在于軟件廠商的實(shí)施能力和軟件系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展能力。人們很難相信一家十幾個(gè)人的小公司能夠給客戶提供ERP的實(shí)施服務(wù)。
第二,軟件系統(tǒng)是否有親和性和后續(xù)發(fā)展能力。
讓企業(yè)一下扔掉自己原先開(kāi)發(fā)的系統(tǒng),不光可惜,也有點(diǎn)不現(xiàn)實(shí)。所以,正在實(shí)施的ERP系統(tǒng)必須要有較好的親和性,可以保證原有系統(tǒng)和現(xiàn)有系統(tǒng)的平滑過(guò)渡。后續(xù)發(fā)展能力更是毋庸置疑的,隨著企業(yè)的發(fā)展,軟件功能的增強(qiáng)是必然趨勢(shì)。
二、系統(tǒng)解決方案
根據(jù)新華制藥的需求,金蝶公司提供了全面的解決方案。
1.軟件配置:
針對(duì)新華制藥業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度,項(xiàng)目實(shí)施小組確定了在規(guī)范業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,確立以下方案。
說(shuō)明:帶“*”為子公司。
總公司、新藥公司、國(guó)貿(mào)公司采用K/3(標(biāo)準(zhǔn)版)系統(tǒng); 供銷(xiāo)公司、貿(mào)易公司、機(jī)械分公司、制劑分公司采用K/3(商貿(mào)版)系統(tǒng); 供銷(xiāo)儲(chǔ)運(yùn)處、醫(yī)藥部、國(guó)貿(mào)部業(yè)務(wù)整理成規(guī)范的模式在總公司系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。
對(duì)于總公司K/3系統(tǒng)采用以下模塊配置:產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、庫(kù)存管理、銷(xiāo)售管理、采購(gòu)管理、質(zhì)量檢驗(yàn)、人力資源、總賬管理、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、存貨核算、固定資產(chǎn)、工資管理、現(xiàn)金管理、報(bào)表系統(tǒng)、財(cái)務(wù)分析、合并報(bào)表、系統(tǒng)管理等16個(gè)模塊。其中銷(xiāo)售報(bào)關(guān)和質(zhì)量檢驗(yàn)將作相應(yīng)的二次開(kāi)發(fā)。
硬件配置:企業(yè)網(wǎng)絡(luò)主干為光纖系統(tǒng)、主干交換機(jī)為3COM公司的Corebuilder3500交換機(jī),配置千兆模塊,通過(guò)二級(jí)交換機(jī)和集線器保證100M到桌面。
網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖
服務(wù)器采用兩臺(tái)HP4LH作為主機(jī)雙機(jī)熱備份,1臺(tái)HP4LH為中間層服務(wù)器,存儲(chǔ)設(shè)備為PAS6000磁盤(pán)陣列,客戶端約200個(gè),采用聯(lián)想PIII微機(jī)。同時(shí)采用DAWNING并行機(jī)作為企業(yè)的綜合服務(wù)器。
數(shù)據(jù)庫(kù)及開(kāi)發(fā)工具:數(shù)據(jù)庫(kù)為微軟的SQL Server 7.0,開(kāi)發(fā)工具為Sybase的PB6.5和微軟的VB6.0。
實(shí)施攻堅(jiān)戰(zhàn)
軟件是工具,蘊(yùn)含著管理思想,是共性的體現(xiàn);企業(yè)應(yīng)用是目的,面臨各種挑戰(zhàn),是個(gè)性的結(jié)果。如何將體現(xiàn)共性的軟件與企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)結(jié)合,是實(shí)施需要解決的問(wèn)題。
2000年2月25日,新華制藥項(xiàng)目開(kāi)始啟動(dòng)。實(shí)施人員嚴(yán)格的按照金蝶公司的實(shí)施方法論——“金手指六步實(shí)施法”展開(kāi)實(shí)施,為項(xiàng)目的成功實(shí)施和應(yīng)用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
第一步:項(xiàng)目組織階段
盡管ERP的軟件是一個(gè)商品化的、標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng),但在滿足不同企業(yè)的需求時(shí)卻是個(gè)性化的,企業(yè)與企業(yè)之間有著很多不同之處,需要企業(yè)參與“二度創(chuàng)作”。企業(yè)在整個(gè)實(shí)施過(guò)程當(dāng)中扮演著無(wú)可替代的作用,任何想省略企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目小組參與的做法,都會(huì)導(dǎo)致失敗的結(jié)局。企業(yè)各個(gè)職能部門(mén)是應(yīng)用ERP系統(tǒng)的主體,是實(shí)施成敗的關(guān)鍵所在。因此六步實(shí)施法的第一步就是項(xiàng)目組織階段。
項(xiàng)目組織階段的著眼點(diǎn)在于項(xiàng)目組織和人員配備、項(xiàng)目目標(biāo)定義、實(shí)施策略和實(shí)施計(jì)劃制定。項(xiàng)目組織階段的工作往往決定了項(xiàng)目的成敗,該階段的工作對(duì)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施具有指導(dǎo)性作用。
項(xiàng)目組織和人員配備是項(xiàng)目實(shí)施的前提。新華制藥對(duì)K/3項(xiàng)目非常重視,成立了由總經(jīng)理為組長(zhǎng)、各業(yè)務(wù)副總及主要部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì),從系統(tǒng)導(dǎo)向和資源上充分保證項(xiàng)目的實(shí)施,成立了以郭琴副總經(jīng)理任總監(jiān)、各業(yè)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)骨干為成員的項(xiàng)目實(shí)施小組,確保項(xiàng)目實(shí)施的業(yè)務(wù)和技術(shù)素質(zhì),并分別成立了物料管理、采購(gòu)管理、銷(xiāo)售管理、財(cái)務(wù)管理、系統(tǒng)管理五個(gè)職能小組,分別負(fù)責(zé)相關(guān)職能領(lǐng)域的實(shí)施。
項(xiàng)目實(shí)施小組在項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)的指導(dǎo)下明確了項(xiàng)目實(shí)施的目標(biāo)。由于信息化工作開(kāi)展得早,新華制藥對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用有深刻的認(rèn)識(shí),企業(yè)的需求是無(wú)限的,也是發(fā)展的,計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展更是日新月異,初期搞信息系統(tǒng)想一步到位的想法是不現(xiàn)實(shí)的,更何況還有管理成本和風(fēng)險(xiǎn)。因此,他們的思路是:建設(shè)高擴(kuò)展性的系統(tǒng)基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu),然后根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要和企業(yè)管理水平的提升分階段實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。科學(xué)的系統(tǒng)應(yīng)用目標(biāo)保證了系統(tǒng)實(shí)施方向的明確。
項(xiàng)目在實(shí)施策略和實(shí)施計(jì)劃的制定中通過(guò)了較大范圍的討論,在調(diào)研的基礎(chǔ)上,由金蝶實(shí)施顧問(wèn)組和新華制藥項(xiàng)目實(shí)施小組共同確定,報(bào)項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)認(rèn)可。對(duì)于新華制藥項(xiàng)目實(shí)施采用了以下策略:以股份公司實(shí)施為主線,兼顧其它子公司的實(shí)施,對(duì)股份公司則采取各部門(mén)、全部模塊同時(shí)切換的方針。實(shí)施計(jì)劃方法的制定將實(shí)施總目標(biāo)合理分解為多個(gè)階段目標(biāo),使系統(tǒng)總目標(biāo)的完成更易控制和實(shí)現(xiàn)。
第二步:系統(tǒng)培訓(xùn)階段
系統(tǒng)培訓(xùn)是系統(tǒng)實(shí)施展開(kāi)的第一步,包括多個(gè)層次的培訓(xùn)。從ERP系統(tǒng)概念/管理概念培訓(xùn)、系統(tǒng)初步培訓(xùn)、系統(tǒng)集中培訓(xùn)、系統(tǒng)高級(jí)應(yīng)用培訓(xùn)到最終用戶培訓(xùn)。培訓(xùn)范圍包括從決策層、管理層到執(zhí)行層的企業(yè)主要人員。
在系統(tǒng)培訓(xùn)階段,主要完成了對(duì)軟件產(chǎn)品功能的培訓(xùn),包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)培訓(xùn)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)管理培訓(xùn)等。系統(tǒng)培訓(xùn)實(shí)際上貫穿了系統(tǒng)實(shí)施的始終,只是在培訓(xùn)階段培訓(xùn)工作相對(duì)集中。比如在項(xiàng)目組織階段的ERP概念培訓(xùn),系統(tǒng)定義階段的系統(tǒng)高級(jí)應(yīng)用培訓(xùn),項(xiàng)目初始化階段的最終用戶培訓(xùn)等。培訓(xùn)的過(guò)程是系統(tǒng)知識(shí)從金蝶實(shí)施顧問(wèn)到新華制藥項(xiàng)目小組成員,再到新華制藥制藥最終用戶的轉(zhuǎn)移過(guò)程。
有效的培訓(xùn)是K/3系統(tǒng)能在新華制藥順利實(shí)施的重要原因之一。新華制藥的項(xiàng)目總監(jiān)郭琴女士就曾明確地表示:“什么都可以精簡(jiǎn),決不能精簡(jiǎn)培訓(xùn)”,這充分體現(xiàn)了新華制藥決策層以人為本的管理思想。
第三步:系統(tǒng)定義階段
經(jīng)過(guò)項(xiàng)目培訓(xùn)階段,新華制藥實(shí)施人員對(duì)金蝶K/3產(chǎn)品功能已有較詳細(xì)的了解。實(shí)施小組人員來(lái)自不同的業(yè)務(wù)部門(mén),對(duì)本部門(mén)的業(yè)務(wù)比較了解,但對(duì)企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)的流程就未必熟悉。實(shí)施小組清楚地認(rèn)識(shí)到要成功實(shí)施本項(xiàng)目,首先要打破部門(mén)界限,從全局出發(fā),第一步是要理清原有業(yè)務(wù)的實(shí)際情況。
在系統(tǒng)定義階段,首先由相關(guān)項(xiàng)目小組成員準(zhǔn)備所屬范圍的業(yè)務(wù)流程,然后項(xiàng)目小組開(kāi)會(huì)討論,確定各職能部門(mén)的實(shí)際業(yè)務(wù)流程。通過(guò)這一過(guò)程,使項(xiàng)目小組成員不僅明確了本部門(mén)的流程,而且了解了整個(gè)公司的運(yùn)作,看問(wèn)題也更能從全局出發(fā)了。
原型測(cè)試是明確企業(yè)原業(yè)務(wù)流程和軟件功能差異的主要方式。通過(guò)一套精心準(zhǔn)備的原型測(cè)試數(shù)據(jù),大部分功能K/3軟件系統(tǒng)可直接滿足,部分功能可通過(guò)調(diào)整解決,另有部分需要二次開(kāi)發(fā)解決,項(xiàng)目組在此基礎(chǔ)上詳細(xì)定義二次開(kāi)發(fā)的需求。
在原型測(cè)試的基礎(chǔ)上,新業(yè)務(wù)流程必須通過(guò)相關(guān)部門(mén)的審核,并報(bào)決策層批準(zhǔn)后正式發(fā)布執(zhí)行。新業(yè)務(wù)流程的定義經(jīng)歷了編寫(xiě)流程、討論流程、修改流程、二次討論、二次修改、正式定稿等階段。
定義數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式和轉(zhuǎn)換計(jì)劃為數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和初始化階段打下基礎(chǔ)。
第四步:數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段
在建立了新的業(yè)務(wù)規(guī)則后,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備自然成為實(shí)施的重點(diǎn)。系統(tǒng)如果是一個(gè)有機(jī)的生物體,新業(yè)務(wù)規(guī)則就是生物體的骨骼,數(shù)據(jù)則是其中奔涌的血液,是最充滿活力的成分。
新華制藥K/3系統(tǒng)實(shí)施面臨的主要問(wèn)題是數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)源頭分散。項(xiàng)目組在編碼方案的基礎(chǔ)上,分別按功能和部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。由于數(shù)據(jù)量和數(shù)據(jù)精度的要求,新華制藥的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備在系統(tǒng)培訓(xùn)階段就已開(kāi)始。
第五步:系統(tǒng)切換階段
系統(tǒng)切換是整個(gè)實(shí)施過(guò)程的里程碑。系統(tǒng)切換的組織是一個(gè)較復(fù)雜的過(guò)程,必須根據(jù)詳細(xì)的系統(tǒng)切換計(jì)劃進(jìn)行。但實(shí)際上,系統(tǒng)切換的順利程度很大程度取決于系統(tǒng)切換前的相關(guān)工作的質(zhì)量,可以說(shuō),系統(tǒng)切換是對(duì)前階段工作的集中檢驗(yàn)。實(shí)際切換主要依據(jù)以下順序進(jìn)行:
1.系統(tǒng)設(shè)置; 2.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)維護(hù); 3.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)維護(hù); 4.財(cái)務(wù)期初值的維護(hù); 5.業(yè)務(wù)期初值的維護(hù); 6.執(zhí)行中的動(dòng)態(tài)單據(jù)的維護(hù)。
第六步:運(yùn)行維護(hù)階段
為了將系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)降到最低的程度,在新華制藥系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中,采取了試運(yùn)行三個(gè)月的方式。通過(guò)試運(yùn)行過(guò)程,給企業(yè)緩沖時(shí)間,以調(diào)節(jié)實(shí)施任務(wù)的一些偏差,使系統(tǒng)運(yùn)行更加高效而有效。
在運(yùn)行維護(hù)過(guò)程中,通過(guò)連續(xù)的系統(tǒng)監(jiān)控,確定系統(tǒng)運(yùn)行績(jī)效,并發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)調(diào)整,保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。從長(zhǎng)期來(lái)看,新華制藥還將不斷研究系統(tǒng)功能,提高系統(tǒng)應(yīng)用水平。
應(yīng)用成果鑒定
經(jīng)過(guò)一年的實(shí)施與應(yīng)用,K/3系統(tǒng)在新華制藥的應(yīng)用取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益。各項(xiàng)流程運(yùn)行順暢,數(shù)據(jù)處理迅速、準(zhǔn)確,有效降低了企業(yè)的庫(kù)存、采購(gòu)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)的成本。
對(duì)于新華制藥的整體應(yīng)用效果,新華制藥信息化建設(shè)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,企管處林吉革處長(zhǎng)評(píng)價(jià)道:“新系統(tǒng)將公司領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)、采購(gòu)、銷(xiāo)售、質(zhì)量檢驗(yàn)各部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接起來(lái),公司領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)查詢整個(gè)公司的經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)資料,大大提高了工作效率和工作質(zhì)量。由于管理功能的增加,減少了資金占用,降低了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),加快資金周轉(zhuǎn)速度,提高了公司的經(jīng)營(yíng)效益!
應(yīng)用前景
經(jīng)過(guò)K/3系統(tǒng)的正式切換,新華制藥對(duì)K/3系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)入持續(xù)提高的新階段。通過(guò)在系統(tǒng)的繼續(xù)運(yùn)行過(guò)程中,不斷優(yōu)化流程、加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)精度、擴(kuò)大系統(tǒng)應(yīng)用范圍,將系統(tǒng)應(yīng)用提高到新的水平,系統(tǒng)的切換可以說(shuō)是一個(gè)新的開(kāi)始。
與此同時(shí),新華制藥又將目光投到了更遠(yuǎn)處,他們已開(kāi)始著手企業(yè)電子商務(wù)應(yīng)用。近年來(lái),新華制藥業(yè)務(wù)的國(guó)際化程度不斷提高,2000年出口額達(dá)近5000萬(wàn)美元。原材料的進(jìn)口如果通過(guò)網(wǎng)上采購(gòu)可大幅度降低成本,目前國(guó)外醫(yī)藥企業(yè)都大規(guī)模應(yīng)用電子商務(wù),通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)下達(dá)訂單,實(shí)施企業(yè)電子商務(wù)將大大擴(kuò)展企業(yè)的銷(xiāo)售市場(chǎng)。
總結(jié)
企業(yè)實(shí)施ERP是提升管理能力的必要手段。對(duì)中國(guó)企業(yè)來(lái)說(shuō),已經(jīng)步入了只有依靠管理才能提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的時(shí)代,而互聯(lián)網(wǎng)的普及,使企業(yè)管理進(jìn)入了一個(gè)全新的階段,因此,實(shí)施ERP的重要性是非常明顯的。希望本文的探討,能夠幫助企業(yè)在實(shí)施ERP的過(guò)程中,借鑒成功案例的經(jīng)驗(yàn),按照科學(xué)的方法實(shí)施,最終走向成功。