自上世紀(jì)90年代以來(lái),世界經(jīng)濟(jì)全球化、信息化相互作用,加速發(fā)展,對(duì)我國(guó)尚處于工業(yè)化前期的、以傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)為主體的工業(yè)經(jīng)濟(jì)構(gòu)成了極為嚴(yán)峻的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)! 實(shí)現(xiàn)工業(yè)化仍然是我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程中艱巨的歷史性任務(wù)。信息化是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇。堅(jiān)持以信息化帶動(dòng)工業(yè)化,以工業(yè)化促進(jìn)信息化,走出一條科技含量高、經(jīng)濟(jì)效益好、資源消耗低、環(huán)境污染少、人力資源優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮的新型工業(yè)化路子。 ——摘自2002年11月8日中國(guó)共產(chǎn)黨第十六次全國(guó)代表大會(huì)《全面建設(shè)小康社會(huì),開(kāi)創(chuàng)中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)新局面》報(bào)告 西南藥業(yè)股份有限公司位于重慶(以下簡(jiǎn)稱西南藥業(yè)),是中國(guó)化學(xué)醫(yī)藥重點(diǎn)企業(yè)和麻醉藥品定點(diǎn)生產(chǎn)廠家,于1993年在上海證券交易所上市。西南藥業(yè)榮獲中國(guó)醫(yī)藥企業(yè)50強(qiáng),并連續(xù)11年被評(píng)為重慶工業(yè)企業(yè)50強(qiáng)。 項(xiàng)目背景 隨著近10年信息技術(shù)的飛速發(fā)展,計(jì)算機(jī)的性價(jià)比提高了千倍以上;而各種企業(yè)大型應(yīng)用軟件(CAD、CAM、PDM、MRP、ERP、SCM、CRM)日益廣泛深入應(yīng)用,逐步成為了滲透和覆蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的重要手段和現(xiàn)代化管理賴以支撐的基礎(chǔ)平臺(tái)。全球500強(qiáng)企業(yè)中有85%實(shí)施了ERP等管理信息系統(tǒng);信息技術(shù)投資超過(guò)生產(chǎn)設(shè)備投資的企業(yè)達(dá)到65%。內(nèi)在需求是企業(yè)信息化的原動(dòng)力.上個(gè)世紀(jì)90年代以來(lái),我們公司的管理上出現(xiàn)了一些問(wèn)題。正是有這些問(wèn)題需要我們解決,所以我們信息化的動(dòng)力就在實(shí)際需求上! 1、企業(yè)缺少一個(gè)集中、統(tǒng)一、規(guī)范、共享的企業(yè)基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)。以前我們企業(yè)的銷售的客戶沒(méi)有一個(gè)編碼,財(cái)務(wù)不成一套。 2、部門信息不能集成共享、重復(fù)勞動(dòng)、工作效率低。企業(yè)的信息不能及時(shí)、真實(shí)的反映出來(lái),造成數(shù)據(jù)失真。 3、生產(chǎn)計(jì)劃準(zhǔn)確性既有效性差,生產(chǎn)平衡及控制能力弱。 4、庫(kù)存量過(guò)大,導(dǎo)致流動(dòng)資金被大量占用。 5、整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程不規(guī)范,缺乏控制,難以有效監(jiān)督。 6、產(chǎn)品成本高,成本管理注重與事后成本核算。缺乏信息收集和分析手段,各部門不能準(zhǔn)確、及時(shí)提供生產(chǎn)、銷售財(cái)務(wù)等經(jīng)營(yíng)信息給公司領(lǐng)導(dǎo)層作為決策參考。 通常把企業(yè)的信息化分成兩類,一個(gè)是專業(yè)信息化的應(yīng)用,主要是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造,還有一些數(shù)控設(shè)備的應(yīng)用。另一個(gè)大類就是管理的信息化,就是管理的信息系統(tǒng)。這其中以ERP為典型。在這這樣的時(shí)代背景下,我們公司的管理層在1997年決心以實(shí)施ERP系統(tǒng)為突破口,來(lái)提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力! 在1998年我們使用了美國(guó)的某公司的軟件,但是由于我們企業(yè)的基礎(chǔ)和我們財(cái)務(wù)上面的一些原因,這個(gè)系統(tǒng)就出現(xiàn)了一些問(wèn)題。在2002年我們通過(guò)這個(gè)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以后我們采用的金蝶的K/3系統(tǒng)。一期應(yīng)用框架包括四個(gè)內(nèi)容:財(cái)務(wù)管理、銷售管理、采購(gòu)管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理。一期已經(jīng)在2003年完成。二期,我們和金蝶公司正在緊鑼密鼓的籌備,二期將包含生產(chǎn)計(jì)劃、車間管理和全面質(zhì)量管理。 系統(tǒng)運(yùn)用總體的框架和基本特性 這是我們應(yīng)用金蝶K/3的一個(gè)流程圖,虛線上面是物流系統(tǒng),它從采購(gòu)到入庫(kù),到銷售、成品的入庫(kù)和銷售的入庫(kù)。通過(guò)這個(gè)圖可以看出來(lái),它的財(cái)務(wù)和物流是集成一體化的運(yùn)作! 這個(gè)圖是我們公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的控制圖,現(xiàn)在我們公司的網(wǎng)絡(luò)覆蓋了所有的部門。像銷售、采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)計(jì)劃,用戶,包括我們的車間,他們都在K/3里面查找信息。 信息系統(tǒng)和傳統(tǒng)的信息管理模式有差異。傳統(tǒng)的信息管理模式,信息是可以分散保存在各個(gè)部門之間,部門之間有一道無(wú)形的墻,信息傳遞需要通過(guò)接口,使得很多的信息被隔離掉,手續(xù)也比較繁。K/3信息系統(tǒng)它利用大型的數(shù)據(jù)庫(kù)和現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),它和傳統(tǒng)的信息管理模式是不一樣的,雖然這個(gè)信息的使用權(quán)和維護(hù)全還是在部門,但是這個(gè)新戶的保存是統(tǒng)一管理。這樣我們可以更加高效的管理! 從信息管理模式的前后對(duì)照,我們把它歸納成信息的三個(gè)特性, 1、集成性。 2、實(shí)時(shí)性,每一個(gè)延誤操作我們都會(huì)及時(shí)反映。 3、通透性,所有的信息都是透明的,可追蹤的。 信息系統(tǒng)這個(gè)特點(diǎn)有利于我們加強(qiáng)管理、監(jiān)督和控制。 系統(tǒng)應(yīng)用前后業(yè)務(wù)方面的對(duì)比 銷售方面,在應(yīng)用前自己開(kāi)發(fā)了一個(gè)銷售的開(kāi)票系統(tǒng),我想很多的企業(yè)也是這樣走過(guò)來(lái)的.這個(gè)開(kāi)票系統(tǒng)是單機(jī)版的和庫(kù)存沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)。庫(kù)存還是要到倉(cāng)儲(chǔ)部門提取數(shù)據(jù)和手工報(bào)表,這個(gè)數(shù)據(jù)不是動(dòng)態(tài)的,是靜態(tài)的。這個(gè)數(shù)據(jù)到底發(fā)了多少,銷售人員根本無(wú)法落實(shí)?蛻舻男庞妙~度管理也是手工管理,實(shí)際上也并沒(méi)有真正的管理利用! 現(xiàn)在K/3系統(tǒng)應(yīng)用以后,我們銷售開(kāi)票人員可以不關(guān)心庫(kù)存了,他只要把客戶的定單錄入系統(tǒng)以后,系統(tǒng)會(huì)制動(dòng)的提供庫(kù)存數(shù)據(jù)。客戶的信用額度也可以自動(dòng)計(jì)算,如果超過(guò)這個(gè)額度,系統(tǒng)自動(dòng)鎖定,不許發(fā)貨,必須要總經(jīng)理人的簽字才能發(fā)貨,這個(gè)大大提高了工作效率。銷售控制可以實(shí)現(xiàn)批號(hào)跟蹤。銷售的發(fā)票也是自動(dòng)和引入了金稅系統(tǒng)也無(wú)需重復(fù)錄入。我們的開(kāi)票人員減少了一個(gè)人,開(kāi)票的準(zhǔn)確率從原來(lái)的80%,提高到了98%。我們公司2003年銷售收入比2002年增長(zhǎng)25%! 采購(gòu)入庫(kù)方面,系統(tǒng)應(yīng)用前,如果數(shù)量沒(méi)有嚴(yán)格按采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行,超量采購(gòu)無(wú)法監(jiān)督,采購(gòu)員接到發(fā)票后再分別到各庫(kù)房辦理入庫(kù)手續(xù),手續(xù)煩瑣,且?guī)?shí)不符,材料核算嚴(yán)重滯后,起碼滯后一個(gè)月,因?yàn)樗陌l(fā)票來(lái)了以后還要辦入庫(kù),采購(gòu)員有的時(shí)候忙去了,他就不要財(cái)務(wù)報(bào)帳,那么我們這個(gè)財(cái)務(wù)核算就是滯后的。 系統(tǒng)應(yīng)用以后,我們規(guī)范了采購(gòu)的管理,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行了統(tǒng)一的管理,對(duì)外進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。嚴(yán)格按照定單收貨,超量采購(gòu)得到有效控制,提高了采購(gòu)的透明度。物料入庫(kù)以后既打印入庫(kù)單,簡(jiǎn)化了采購(gòu)人員的入庫(kù)手續(xù)。財(cái)務(wù)核算及時(shí),物料成本及庫(kù)存資金占用能夠真實(shí)反映。2003年我們采用報(bào)表、采購(gòu)信息系統(tǒng)后,原輔料、包裝成本比上一年節(jié)省了25%。 倉(cāng)儲(chǔ)方面。上系統(tǒng)前,倉(cāng)儲(chǔ)管理采用手工管理如臺(tái)帳、分類帳、待檢品帳等,每天還要填報(bào)各類庫(kù)存報(bào)表,帳目工作繁雜,緩慢且容易出錯(cuò),互相無(wú)法及時(shí)查詢和準(zhǔn)確掌握;管理急需的報(bào)表無(wú)法按時(shí)提供,物料批號(hào)跟蹤等GMP管理思想難以真正落實(shí)! 上了系統(tǒng)以后,借助信息系統(tǒng)落后GMP的管理思想,物料的出、入庫(kù)業(yè)務(wù)規(guī)范化、流程化;庫(kù)存數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)反映繼承共享;用系統(tǒng)中的帳表代替原有的共帳以后,一表多用,各類報(bào)表制作方便快速,工作效率大大提高,倉(cāng)儲(chǔ)管理逐步走向現(xiàn)代化! 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)方面。原來(lái)全部是手工錄入,重復(fù)勞動(dòng)容易出錯(cuò),財(cái)務(wù)人員忙于記錄,大量時(shí)間花在制造憑證的事物工作上,有些報(bào)表需要幾周十幾個(gè)人才能完成,無(wú)法滿足上市公司的有關(guān)管理需要! 系統(tǒng)應(yīng)用以后,由于我們財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成運(yùn)用,物流部門過(guò)來(lái)的憑證只需調(diào)出相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù),財(cái)務(wù)人員審核以后直接生成財(cái)務(wù)憑證,財(cái)務(wù)人員就有更多的時(shí)間進(jìn)行分析,一個(gè)月的財(cái)務(wù)報(bào)表當(dāng)天就可以完成。2003年財(cái)務(wù)部門業(yè)務(wù)憑證量比上年增加18%,而我們財(cái)務(wù)人員反而減少一人! 計(jì)劃部門。原來(lái)計(jì)劃部門對(duì)銷售和庫(kù)存情況掌握靠銷售處和儲(chǔ)運(yùn)處報(bào)手工報(bào)表,信息滯后且不準(zhǔn)確,生產(chǎn)計(jì)劃僅為月指導(dǎo)性計(jì)劃,計(jì)劃產(chǎn)量與實(shí)際產(chǎn)量不符,計(jì)劃有效率僅為80%! 我們系統(tǒng)應(yīng)用以后,我們計(jì)劃部門借助信息系統(tǒng)對(duì)銷售、庫(kù)存等數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)掌握,計(jì)劃體系調(diào)整為月指導(dǎo)性計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃和批生產(chǎn)指令相結(jié)合的計(jì)劃體系,對(duì)市場(chǎng)快速反映以及平衡生產(chǎn)能力得到加強(qiáng)! 總體來(lái)說(shuō),通過(guò)實(shí)施金蝶K/3系統(tǒng),為西南藥業(yè)引入了現(xiàn)代企業(yè)管理思想、全面提升了企業(yè)管理水平,人的隨意行為大大減少,管理更加有效、更加規(guī)范。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)無(wú)縫連接,高度一體化,將企業(yè)相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息集成化。準(zhǔn)確及時(shí)地了解企業(yè)采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等部門的運(yùn)行情況,供應(yīng)鏈快速協(xié)同反映市場(chǎng)變化,提高了企業(yè)的應(yīng)變能力。信息高度共享,數(shù)據(jù)真實(shí)反映、高層管理者可及時(shí)、準(zhǔn)確了解和掌握企業(yè)的情況,便于作出正確的決策分析。通過(guò)這個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施,各個(gè)部門全員參與,協(xié)同控制,鍛煉了我們企業(yè)的隊(duì)伍也提升了企業(yè)的形象! 實(shí)施的兩點(diǎn)體會(huì) 1、觀念上必須樹(shù)立變革思想,項(xiàng)目實(shí)施切忌盲目沖動(dòng)。 2、信息系統(tǒng)建設(shè)絕不能脫離企業(yè)感覺(jué)實(shí)際而獨(dú)立存在! 我搞信息化也搞了十年了,酸甜苦辣也挺多。第一個(gè)就是觀念上必須樹(shù)立變革思想,項(xiàng)目實(shí)施切忌盲目沖動(dòng)。有的人對(duì)這個(gè)認(rèn)識(shí)不是很明確,覺(jué)得買這個(gè)軟件就可以了,還有什么好考慮的,這是對(duì)信息系統(tǒng)沒(méi)有好的認(rèn)識(shí)。我們說(shuō)既然要搞信息化,上ERP系統(tǒng),就必然要改變舊的工作方式,建立新的規(guī)范化要求,就必須要樹(shù)立變革的思想,要承受管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化帶來(lái)的痛苦。另外我們要充分認(rèn)識(shí)這個(gè)項(xiàng)目的復(fù)雜性艱巨性,我們要避免采取理想化的盲目冒進(jìn),我們采取的實(shí)施策略是“實(shí)施一塊,鞏固一塊,成熟后再推廣”的穩(wěn)步推進(jìn)實(shí)施策略。我們穩(wěn)步推進(jìn)這個(gè)策略,雖然使實(shí)施周期延長(zhǎng)一點(diǎn),但是不會(huì)影響正常業(yè)務(wù)! 第二個(gè)體會(huì)就是信息系統(tǒng)建設(shè)絕不能脫離企業(yè)感覺(jué)實(shí)際而獨(dú)立存在。我們?cè)趯?shí)施ERP系統(tǒng)過(guò)程中,必須堅(jiān)持以業(yè)務(wù)為主導(dǎo),杜絕信息系統(tǒng)與管理現(xiàn)狀兩長(zhǎng)皮,F(xiàn)在制藥企業(yè)搞信息系統(tǒng)就不能離開(kāi)GMP而談信息化,ERP信息化流程的搭建也必須遵循GMP原則,像物料的檢驗(yàn)、批號(hào)管理在系統(tǒng)設(shè)置時(shí)就必須考慮進(jìn)去,不能因?yàn)閷?shí)施和操作難度的加大而放棄! 通過(guò)這個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行實(shí)施,我們深深感受到國(guó)產(chǎn)ERP軟件有很多適合國(guó)內(nèi)企業(yè)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì),雖然國(guó)內(nèi)的軟件,包括我們金蝶K/3還有許多需要完善的地方,但是在實(shí)施的過(guò)程中,我們和金蝶的的實(shí)施人員結(jié)下了深厚的友誼。企業(yè)信息化是沒(méi)完結(jié)的工作,是一項(xiàng)很復(fù)雜的工程,我們將在夯實(shí)基礎(chǔ)管理的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步提高和完善GMP、BPM等與ERP本身技術(shù)及管理上的一些功能,最終實(shí)現(xiàn)具有行業(yè)特色的信息化工程。并逐步建立知識(shí)管理(OA)、客戶關(guān)系管理(CRM)、供應(yīng)鏈管理(SCM)、人力資源管理(HRM)等,全面邁向信息化管理。