編者按:談了很久ERP的理論,但是ERP歸根結(jié)底還是一種工具,是為企業(yè)達(dá)到自己經(jīng)營(yíng)目標(biāo)而服務(wù)的工具。所以,對(duì)ERP的討論不應(yīng)停留在紙上談兵的層面上,還要深入到它的實(shí)施和應(yīng)用中去。

　　施能自先生是安達(dá)信公司的項(xiàng)目總監(jiān),并且是企業(yè)咨詢部合伙人之一。本刊將從本期開始陸續(xù)連載施先生有關(guān)ERP實(shí)施過程的系列文章。

　　從1991年起,中國(guó)企業(yè)開始引進(jìn)MRPⅡ/ERP系統(tǒng),對(duì)企業(yè)管理進(jìn)行改造。在所有的ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目中,一般只有10%～20%能按期、按照預(yù)算成功實(shí)施,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成;約有30%～40%系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成或只實(shí)現(xiàn)部分集成;約50%的實(shí)施項(xiàng)目遭到失敗。而在實(shí)施成功的10～20%中,大多是三資企業(yè)。

　　ERP系統(tǒng)實(shí)施成功率不高有多種原因,企業(yè)需要對(duì)從ERP系統(tǒng)選型開始到系統(tǒng)上線的實(shí)施全過程中存在的種種主要風(fēng)險(xiǎn)有系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí),從而建立起一整套行之有效的項(xiàng)目和風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制,提高ERP系統(tǒng)的實(shí)施成功率,最終達(dá)到增強(qiáng)企業(yè)管理水平。

　　企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí),按照安達(dá)信公司研究的企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)模型可以歸納為以下三個(gè)方面的風(fēng)險(xiǎn):環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)——企業(yè)外部風(fēng)險(xiǎn)

　　企業(yè)的外部環(huán)境對(duì)企業(yè)實(shí)施ERP的風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)在:系統(tǒng)如果不符合政府法規(guī)或行業(yè)的要求,會(huì)招致違規(guī)行為,特別在中國(guó),財(cái)務(wù)軟件需要得到財(cái)政局的認(rèn)證;項(xiàng)目如果不能按期完成,達(dá)到預(yù)期的效果,其負(fù)面效應(yīng)可能會(huì)導(dǎo)致股東、客戶或供應(yīng)商的不滿;在項(xiàng)目實(shí)施過程中,如經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)波動(dòng),像亞洲金融風(fēng)暴,企業(yè)可能無法籌措到足夠的資金來維持項(xiàng)目的貫徹始終。

　　流程風(fēng)險(xiǎn)——企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)

　　流程風(fēng)險(xiǎn)包括營(yíng)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)、授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)、信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和廉政風(fēng)險(xiǎn),主要體現(xiàn)在以下方面:項(xiàng)目在實(shí)施過程中的負(fù)面效應(yīng)可能會(huì)破壞正常的業(yè)務(wù)流程并影響業(yè)務(wù)的連續(xù)性,從而對(duì)設(shè)備和工作環(huán)境造成影響;另外由于無法獲得既懂管理又懂軟件系統(tǒng)的專門人才,項(xiàng)目的結(jié)果可能會(huì)不符合管理層和最終用戶的期望;項(xiàng)目的管理人員缺乏良好的領(lǐng)導(dǎo)能力,管理層過分依賴尚未經(jīng)過可靠測(cè)試的軟件系統(tǒng)所提供的信息,管理人員沒有對(duì)運(yùn)作流程與管理思想的轉(zhuǎn)變做好準(zhǔn)備,公司的供應(yīng)商也可能不具備系統(tǒng)所要求的基本素質(zhì)與系統(tǒng)集成和配合;信息技術(shù)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)存在問題,可能影響報(bào)表的完整性、準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)的可獲得性;由于ERP項(xiàng)目投資一般規(guī)模較大,項(xiàng)目資金在沒有預(yù)算的情況下支付也可能造成企業(yè)現(xiàn)金流量的緊張。

　　決策信息風(fēng)險(xiǎn)

　　導(dǎo)致決策信息風(fēng)險(xiǎn)的主要因素是在制定預(yù)算時(shí)往往基于某些假設(shè),可能在實(shí)際運(yùn)作過程中無法操作;用于指導(dǎo)和管理業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)信息沒有與非財(cái)務(wù)信息很好地實(shí)現(xiàn)集成,系統(tǒng)所產(chǎn)生的報(bào)表可能不符合行政管理及決策的要求。

　　對(duì)上述ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目的三大風(fēng)險(xiǎn),在具體實(shí)施過程中會(huì)以種種形式表現(xiàn)出來,主要體現(xiàn)為"軟件風(fēng)險(xiǎn)"、"實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)"和"轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)"。

　　一、軟件風(fēng)險(xiǎn)軟件風(fēng)險(xiǎn)主要包括軟件本身存在的功能風(fēng)險(xiǎn)和企業(yè)選擇軟件時(shí)產(chǎn)生的選擇風(fēng)險(xiǎn)。

　　1.軟件功能風(fēng)險(xiǎn)由于ERP系統(tǒng)的紛繁復(fù)雜,ERP軟件本身可能存在各種功能不足或潛在的軟件缺陷,我們稱之為"軟件功能風(fēng)險(xiǎn)"。針對(duì)目前中國(guó)市場(chǎng)上的ERP軟件,主要存在的軟件功能風(fēng)險(xiǎn)有:軟件功能與企業(yè)需求的滿足程度,系統(tǒng)的集成性,軟件的成熟性和穩(wěn)定性,對(duì)2000年問題的解決方案,以及對(duì)中文界面和數(shù)據(jù)的支持程度等。

　　目前在中國(guó)市場(chǎng)上的ERP系統(tǒng)主要有兩大類:由國(guó)外軟件廠商開發(fā)的系統(tǒng)和由國(guó)內(nèi)軟件廠商開發(fā)的系統(tǒng)。國(guó)外的ERP軟件在一些發(fā)達(dá)國(guó)家已經(jīng)經(jīng)歷了一個(gè)較長(zhǎng)的開發(fā)和使用階段,因而在軟件功能對(duì)企業(yè)需求的滿足程度、系統(tǒng)的集成性、軟件的成熟性和穩(wěn)定性上表現(xiàn)比較理想;而國(guó)內(nèi)的ERP軟件一般都是從財(cái)務(wù)核算軟件開發(fā)提高而來,在符合中國(guó)會(huì)計(jì)制度上占有一定的優(yōu)勢(shì),但軟件功能在除財(cái)務(wù)核算以外的企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)加工分析、生產(chǎn)計(jì)劃和制造管理、分銷物流管理及集成化等方面很多都在開發(fā)及試運(yùn)行中。

　　在2000年問題上,除部分較早推出的版本外,很多軟件基本上都有解決2000年問題的方案,但是還需要非常謹(jǐn)慎了解是否真正解決了2000年問題。在對(duì)漢字的支持上,國(guó)內(nèi)開發(fā)的軟件體現(xiàn)出一定的優(yōu)勢(shì),而國(guó)外開發(fā)的軟件經(jīng)過漢化處理,也漸漸能滿足企業(yè)日常的使用需要。

　　2.軟件選擇風(fēng)險(xiǎn)面對(duì)中國(guó)市場(chǎng)上林林總總的ERP軟件,企業(yè)在進(jìn)行軟件選擇上同樣會(huì)遇到所謂的"軟件選擇風(fēng)險(xiǎn)"。軟件選擇風(fēng)險(xiǎn)包括:企業(yè)是否清晰地定義了自己的需求和期望?企業(yè)如何綜合地評(píng)估ERP系統(tǒng),包括軟件功能、價(jià)格、軟件商的技術(shù)支持能力等各方面?企業(yè)如何將自身的實(shí)際需求與軟件系統(tǒng)能夠很好地進(jìn)行匹配,從而選擇最合適自己的ERP系統(tǒng)?企業(yè)中由哪個(gè)部門和人員對(duì)軟件作出評(píng)估選擇?在企業(yè)實(shí)際選擇ERP系統(tǒng)時(shí),往往有很多用戶未能意識(shí)到上述的軟件選擇風(fēng)險(xiǎn),從而影響到最終系統(tǒng)實(shí)施的成敗。我們?cè)�發(fā)現(xiàn)不少國(guó)內(nèi)大型企業(yè)的老總在提出要求實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí),原因僅僅是"其他很多像我們一樣的大企業(yè)已經(jīng)用上了某某ERP軟件......";同時(shí)在軟件選擇過程中往往僅由技術(shù)主管和技術(shù)人員負(fù)責(zé),缺乏實(shí)際業(yè)務(wù)人員和高級(jí)管理人員的參與,原因往往是"反正這是世界目前最先進(jìn)的軟件,選擇不會(huì)有太大的差錯(cuò)......",導(dǎo)致選出的軟件在日常業(yè)務(wù)中不一定適合企業(yè)的實(shí)際需要。缺乏明確的實(shí)施期望和業(yè)務(wù)目標(biāo)往往是導(dǎo)致最終系統(tǒng)實(shí)施失敗的根本原因。

　　同時(shí),有相當(dāng)多的企業(yè)在清晰闡明自己的具體需求和全面評(píng)估和匹配軟件上缺乏經(jīng)驗(yàn)。很多企業(yè)在挑選ERP系統(tǒng)時(shí),往往會(huì)邀請(qǐng)一些科學(xué)院的專家和企業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員一起對(duì)市場(chǎng)上的主要軟件產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估,最終專家組未必達(dá)成一致意見,導(dǎo)致企業(yè)選擇軟件的流產(chǎn)。應(yīng)該承認(rèn),這些專家們具有相當(dāng)專業(yè)的軟件技術(shù)知識(shí),但由于企業(yè)在選擇軟件的過程中缺少管理業(yè)務(wù)人員的積極參與,沒有制定明確的整體選擇目標(biāo),沒有對(duì)不同管理業(yè)務(wù)需求的重要性進(jìn)行先后排序,沒有較多地從各使用部門出發(fā)去考慮軟件的選擇問題,從而造成了最終選擇軟件的不完整配比。

　　需要注意的是,除了上述提及的軟件選擇風(fēng)險(xiǎn),由于參與軟件選擇的人員的貪污舞弊,收取不正當(dāng)?shù)能浻布�回�?也會(huì)給企業(yè)帶來?yè)p失。

　　二、實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)的過程中可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn),主要包括:實(shí)施隊(duì)伍的組織、項(xiàng)目時(shí)間和進(jìn)度的控制、實(shí)施成本的控制、以及實(shí)施質(zhì)量的控制和實(shí)施結(jié)果的評(píng)價(jià)。

　　1.實(shí)施隊(duì)伍的組織實(shí)施隊(duì)伍和實(shí)施人員對(duì)于ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施至關(guān)重要。由具有豐富ERP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施和企業(yè)流程管理經(jīng)驗(yàn)的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)內(nèi)部的管理人員、業(yè)務(wù)人員以及技術(shù)人員一起組成項(xiàng)目實(shí)施小組,共同進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施工作,可以提高ERP系統(tǒng)實(shí)施的成功率,縮短實(shí)施周期,減少實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。

　　有的企業(yè)采取將ERP系統(tǒng)實(shí)施完全外包給軟件供應(yīng)商或系統(tǒng)集成商,或者相反地,完全由企業(yè)內(nèi)部的技術(shù)人員單獨(dú)進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施,這些做法都將增加系統(tǒng)實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)。沒有企業(yè)內(nèi)部人員的參與,軟件供應(yīng)商或系統(tǒng)集成商無法對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)和流程有深刻的了解,從而難以按照企業(yè)的實(shí)際需要進(jìn)行ERP系統(tǒng)實(shí)施;反之,企業(yè)內(nèi)部的技術(shù)人員缺乏對(duì)軟件的深入了解和項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn),在協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門機(jī)構(gòu)的工作時(shí)存在種種不便,對(duì)推動(dòng)和控制整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展存在困難。

　　由企業(yè)內(nèi)部人員和外部咨詢顧問共同組成項(xiàng)目實(shí)施小組的另一目的是為了將軟件系統(tǒng)的知識(shí)和項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)傳授給企業(yè)的用戶,使企業(yè)能夠通過一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施,經(jīng)歷"知悉-接受-擁有"的過程,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身持續(xù)改善的目的。如果企業(yè)內(nèi)部的實(shí)施人員經(jīng)常變動(dòng)、不能專職穩(wěn)定地參與項(xiàng)目的實(shí)施工作,把實(shí)施項(xiàng)目視為外來咨詢?nèi)藛T的責(zé)任而不是企業(yè)自己的工作,將直接影響到咨詢?nèi)藛T對(duì)企業(yè)用戶進(jìn)行知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的傳授,從而造成系統(tǒng)上線、咨詢顧問離開、企業(yè)用戶不會(huì)維護(hù)使用的尷尬局面。

　　在實(shí)施項(xiàng)目的組織中另一個(gè)突出的問題是:由于ERP系統(tǒng)的復(fù)雜性,在實(shí)施過程中涉及的部門很多,許多實(shí)施工作需要各部門的協(xié)作才能完成,因而,如何協(xié)調(diào)部門之間的工作、統(tǒng)籌安排跨部門的實(shí)施人員、避免出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象是一個(gè)亟需解決的問題。

　　2.項(xiàng)目時(shí)間和進(jìn)度控制ERP系統(tǒng)實(shí)施通常需要三至六個(gè)月,甚至一年時(shí)間。在這一漫長(zhǎng)過程中,進(jìn)行項(xiàng)目管理、控制項(xiàng)目進(jìn)度、確保整個(gè)實(shí)施過程能夠按照預(yù)計(jì)的時(shí)間表進(jìn)行,對(duì)項(xiàng)目的成敗至關(guān)重要。許多ERP實(shí)施項(xiàng)目在一開始就沒有能夠制定明確的、可行的實(shí)施計(jì)劃,在實(shí)施過程中不能按時(shí)實(shí)現(xiàn)里程碑性的目標(biāo),造成項(xiàng)目最終半途而廢或系統(tǒng)上線嚴(yán)重延誤。

　　在許多ERP系統(tǒng)的實(shí)施中,軟件供應(yīng)商或系統(tǒng)集成商往往按照服務(wù)天數(shù)提供服務(wù)并收取費(fèi)用,如果在實(shí)施過程中出現(xiàn)種種預(yù)料之外或不可控制的情況,由于雙方既定的服務(wù)天數(shù)已到,服務(wù)者或者停止服務(wù)或者增加費(fèi)用,給用戶帶來?yè)p失或額外支出。這種按照服務(wù)天數(shù)提供服務(wù)并收取費(fèi)用的方式容易造成實(shí)施成果與費(fèi)用脫鉤的現(xiàn)象。

　　3.實(shí)施成本控制ERP系統(tǒng)的實(shí)施成本通常包括:硬件費(fèi)用、軟件使用許可費(fèi)用和軟件培訓(xùn)費(fèi)用、實(shí)施咨詢費(fèi)用及維護(hù)費(fèi)用等等。根據(jù)國(guó)外ERP系統(tǒng)實(shí)施的成熟經(jīng)驗(yàn),一般實(shí)施咨詢費(fèi)用是軟件使用許可費(fèi)用的1.5～2倍。國(guó)外企業(yè)已經(jīng)普遍意識(shí)到咨詢顧問在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中不可替代的作用,但國(guó)內(nèi)不少實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)尚未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),從而在系統(tǒng)實(shí)施過程中遇到種種困難,甚至最終不能成功實(shí)施。

　　在實(shí)施過程中,如何合理分配實(shí)施費(fèi)用,結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度和時(shí)間安排,將實(shí)施成本控制在計(jì)劃之內(nèi),是每一家實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)需要認(rèn)真對(duì)待的問題。不少企業(yè)由于不能按照項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃開展實(shí)施,造成時(shí)間的延誤和實(shí)施成本上升,即使最終系統(tǒng)上線,也不能符合時(shí)間和預(yù)算的要求,客觀上造成實(shí)施的不成功。

　　4.實(shí)施質(zhì)量的控制和實(shí)施結(jié)果的評(píng)價(jià)除了對(duì)ERP項(xiàng)目實(shí)施需要進(jìn)行時(shí)間和成本的控制,對(duì)實(shí)施的質(zhì)量和最終實(shí)施的結(jié)果也需要作出評(píng)價(jià)。不少企業(yè)在實(shí)施之初沒有制定實(shí)施的目標(biāo)和期望,在實(shí)施過程中未能隨時(shí)控制實(shí)施質(zhì)量,在實(shí)施完成時(shí)不知道如何進(jìn)行實(shí)施成敗的評(píng)估,造成"為上系統(tǒng)而上系統(tǒng)"、"系統(tǒng)上線就算成功"的現(xiàn)象,這對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展埋下了危險(xiǎn)的種子。

　　三、轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)

   1.管理觀念的轉(zhuǎn)變ERP系統(tǒng)的實(shí)施是一個(gè)管理項(xiàng)目,而非僅僅是一個(gè)IT項(xiàng)目。不少企業(yè)高層管理人員尚未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn):在選擇系統(tǒng)時(shí)僅由技術(shù)主管負(fù)責(zé),缺少業(yè)務(wù)部門用戶的參與;在實(shí)施系統(tǒng)時(shí)僅由技術(shù)部門負(fù)責(zé),缺少管理人員和業(yè)務(wù)人員的積極參與;項(xiàng)目經(jīng)理由技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任,高級(jí)管理人員、尤其是企業(yè)的一把手未能親自關(guān)心負(fù)責(zé)系統(tǒng)實(shí)施。由此種種現(xiàn)象,需要企業(yè)管理人員轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)加以改善。

　　管理觀念的轉(zhuǎn)變還體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程對(duì)企業(yè)原有的管理思想的調(diào)整上。ERP系統(tǒng)帶來的不僅僅是一套軟件,更重要的是帶來了整套先進(jìn)的管理思想。只有深刻理解、全面消化吸收了新的管理思想,并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況加以運(yùn)用,才能充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)帶來的效益。因此,在實(shí)施過程中企業(yè)管理人員和業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)變管理思想是一個(gè)必不可少的痛苦過程,順利轉(zhuǎn)變管理思想,在某種意義上而言是ERP系統(tǒng)成功實(shí)施的最關(guān)鍵的因素。

　　2.組織架構(gòu)的調(diào)整為適應(yīng)ERP系統(tǒng)帶來的改變,企業(yè)必須在組織架構(gòu)和部門職責(zé)上作相應(yīng)的調(diào)整。因此,實(shí)施ERP系統(tǒng)往往需要同時(shí)進(jìn)行企業(yè)流程重組和改善的工作。在流程改組中,會(huì)涉及到部門職能的重新劃分、崗位職責(zé)的調(diào)整、業(yè)務(wù)流程的改變、權(quán)力利益的重新分配等復(fù)雜因素,如果企業(yè)不能妥當(dāng)?shù)靥幚磉@些問題,將會(huì)給企業(yè)帶來不穩(wěn)定因素。

　　3.業(yè)績(jī)考評(píng)體系的轉(zhuǎn)變由于企業(yè)組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的調(diào)整,企業(yè)必須對(duì)業(yè)績(jī)考評(píng)體系進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整,以適應(yīng)新的崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)要求。能否順利地將原有的業(yè)績(jī)考評(píng)體系轉(zhuǎn)變到適應(yīng)新系統(tǒng)的業(yè)績(jī)考評(píng)體系,是對(duì)企業(yè)的一個(gè)考驗(yàn)。

　　綜上所述,目前企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí),項(xiàng)目失敗的主要原因在于: 1.企業(yè)對(duì)實(shí)施ERP系統(tǒng)缺乏正確的期望,以為ERP系統(tǒng)是"萬(wàn)靈藥",可以解決企業(yè)存在的一切問題,或是看到別的企業(yè)實(shí)施了ERP系統(tǒng)而盲目攀比; 2.企業(yè)不能清晰、明確地定義自己的需求; 3.在選擇ERP系統(tǒng)時(shí),以技術(shù)人員為主進(jìn)行選擇而不是管理人員為主;主要考慮技術(shù)適用性而不是管理適用性;只注重ERP系統(tǒng)可能帶來的效益而忽視了實(shí)施ERP系統(tǒng)存在的風(fēng)險(xiǎn); 4.實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)尚未認(rèn)識(shí)到專業(yè)咨詢顧問帶來的巨大價(jià)值和幫助; 5.項(xiàng)目實(shí)施過程中高級(jí)管理人員的參與遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,項(xiàng)目小組的成員以技術(shù)人員為主而不是相關(guān)的管理人員和業(yè)務(wù)人員; 6.對(duì)實(shí)施過程中的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變?nèi)狈��?zhǔn)備; 7.用戶過多地以現(xiàn)行的流程評(píng)估系統(tǒng),對(duì)商品化的ERP軟件提出過多不切實(shí)際的客戶化修改要求。

　　企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)是效益與風(fēng)險(xiǎn)并存。只有正確認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn),控制風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)而降低風(fēng)險(xiǎn),才能成功實(shí)施ERP系統(tǒng),充分享受ERP系統(tǒng)給企業(yè)帶來的巨大效益�！　�