如何識別ERP項目的風險
記者:您給了大家一個很清楚的概念。但不同的企業(yè)或者說不同類型的項目應該有不同類型的風險,總的來說,ERP項目存在哪些風險?
金銘:ERP項目實施的風險確實有特殊性。需要根據(jù)不同項目,進行不同的判斷和管理。具體的,可以以項目計劃為線索,識別項目在各方面的風險。在實施過程中,應特別關(guān)注以下幾方面的風險:
1)項目范圍的風險
項目采購管理通常有三種合同方式,即:固定價或總價合同、成本報銷(加獎勵)合同、單價合同。通常不確定性越大、風險越大的項目,越趨向于采用靠后的合同方式。這也是國外及國內(nèi)部分ERP供應商在實施服務中采用按人天提供服務并收取費用的原因。但采用這種方式,買方(即客戶)存在較大的風險,因此,國內(nèi)很多客戶傾向于以固定價格訂立實施服務合同。而這種合同方式,則對于賣方(即顧問方)存在較大風險。在此前提下,若項目范圍定義不清晰,可能導致買賣雙方對項目范圍的認知產(chǎn)生分歧:賣方希望盡量縮小實施范圍,以最小的成本結(jié)束項目;而買方則希望將ERP系統(tǒng)的所有功能盡可能多的實施,以固定的價格獲得最大的收益。若雙方的分歧較大,不能達成一致,則必然會造成效率低下,相互扯皮。
因此,ERP項目合同中,應對項目的實施范圍做盡可能清晰的界定,切不可停留在“實施財務模塊”或是“實施應收、應付、總賬管理”之類的層面上。寧愿多花一些時間在項目實施前的范圍界定工作上,也不要在項目實施過程中,面對ERP繁多的功能,實施方與用戶方爭執(zhí)不下,或被迫讓步,投入更大的精力于項目中,而導致項目不能按時完成。
2)項目進度的風險
關(guān)于ERP項目實施的周期,目前在宣傳上有強調(diào)“快速”的傾向。但ERP項目進度的控制絕非易事,不僅取決于顧問公司的能力,同時也在很大程度上受到客戶方對ERP期望值是否合理、對范圍控制是否有效、對項目投入(包括人員時間的投入和資金等的投入)是否足夠等方面的影響。
由神州數(shù)碼提供ERP系統(tǒng)并負責實施的昆山世同金屬項目,在較短時間內(nèi)上線成功,原因之一就是用戶對項目分階段實施有強烈的認同,在第一階段僅強調(diào)對基本功能的實現(xiàn),而將大量的工作留到上線后或持續(xù)改進過程中。
而實際操作中,并非所有用戶對ERP實施都有這種理解與認同,因此,在項目進度計劃時,一味在項目進度計劃時求快,甚或是刻意追求某個具有特殊意義的日期作為項目里程碑,將對項目進度控制造成很大壓力。
事實上,很多項目的失敗,正是起因于項目進度出現(xiàn)拖延,而導致項目團隊士氣低落,效率低下。因此,ERP項目實施的時間管理,需要充分考慮各種潛在因素,適當留有余地;任務分解詳細度適中,便于考核;在執(zhí)行過程中,應強調(diào)項目按進度執(zhí)行的重要性,在考慮任何問題時,都要將保持進度作為先決條件;同時,合理利用趕工及快速跟進等方法,充分利用資源。
3)項目人力資源的風險
人力資源是ERP項目實施過程中最為關(guān)鍵的資源。要降低項目的人力資源風險,就要保證進入到項目中并承擔角色的各類項目干系人滿足項目要求。因此,實施雙方應對參與人員進行認真的評估,這種評估應該是雙方面的,不僅是用戶對咨詢顧問的評估,也應包括咨詢公司對參與項目的用戶方成員(在國內(nèi)目前的環(huán)境下,主要是指關(guān)鍵用戶)的評估。同時,應保證項目人員對項目的投入程度。應將參與ERP項目人員的業(yè)績評估與ERP項目實施的狀況相關(guān)聯(lián),明確ERP項目是在該階段項目相關(guān)人員最重要的本職工作;制定適當?shù)莫剳痛胧;在企業(yè)中建立“一把手工程”的思想,層層“一把手”,即各級負責人針對ERP實施向下行使全權(quán)、對上擔負全責,將一把手從個體概念延伸到有機結(jié)合的群體概念。
4)對ERP認識不正確的風險
有的企業(yè)把ERP視為企業(yè)管理的靈丹妙藥,認為既然ERP“功能強大”,只要上了ERP,企業(yè)的所有問題便迎刃而解,或者以為企業(yè)的所有流程都可以納入到ERP中來;還有的人簡單的將ERP視為當前業(yè)務流程的電子化。
要防范或減輕這種風險,需要對用戶進行大量的培訓:ERP的由來,ERP的功能,實施ERP的目的與期望等等,盡可能在用戶產(chǎn)生“ERP不能滿足我的需求和期望”這種想法之前,讓用戶知道“現(xiàn)階段對ERP合理的需求期望是什么”。
記者:了解了ERP項目實施中的風險,如同夏季出行有了天氣預報,知道自己在何時最需要帶上雨具。那么,監(jiān)控風險要采取哪些措施?
金銘:可以采取以下措施對ERP項目實施中的風險進行監(jiān)控:建立并及時更新項目風險列表及風險排序。項目管理人員應隨時關(guān)注與關(guān)鍵風險相關(guān)因素的變化情況,及時決定何時、采用何種風險應對措施。開展風險應對審計:隨時關(guān)注風險應對措施(規(guī)避、減輕、轉(zhuǎn)移)實施的效果,對殘余風險進行評估。建立報告機制,及時將項目中存在的問題反映到項目經(jīng)理或項目管理層。定期召集項目干系人召開項目會議,對風險狀況進行評估,并通過各方面對項目實施的反應來發(fā)現(xiàn)新風險。更新相關(guān)數(shù)據(jù)庫如風險識別檢查表,以利于今后類似項目的實施。引入第三方咨詢,定期對項目進行質(zhì)量檢查,以防范大的風險?偠灾L險意識是首要的。