企業(yè)信息化不是一蹴而就的事情,美豐公司企業(yè)信息化也走過一段曲折的道路,從最初的跟潮流到后來落下的半吊子工程,從一無所知到實踐后的陣痛,從道聽途說到主動去學(xué)習(xí)、了解,進而做完善的IT規(guī)劃及最后項目成功后收獲的喜悅。這“E”路走來,收獲大于艱辛。 美豐如今已經(jīng)構(gòu)建起擁有兩個機房、兩個立體機柜、電信網(wǎng)通兩條10M帶寬出口光纖、5臺IBM高性能企業(yè)級服務(wù)器、近100臺電腦和其它若干網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的IT基礎(chǔ)硬件設(shè)施,并建立了高投資回報比的金蝶K/3信息化系統(tǒng)以及更易擴展的MS SQL數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。隨著近幾年來在信息化工作上的持續(xù)耕耘,美豐農(nóng)化已初步實現(xiàn)了統(tǒng)一平臺、集中管理的企業(yè)管理要求。 “E”路走來,收獲大于艱辛 一、 學(xué)習(xí)階段,半吊子工程帶來的陣痛 2002年,對于溫州的企業(yè)來說,信息化還處于一個概念階段,真正實施信息化項目的企業(yè)并不多,而就算做過信息化系統(tǒng)的,也多半是“面子工程”,并沒有給企業(yè)帶來多大管理上的提升,而美豐農(nóng)化有限公司正好也趕上了這個時期。 從1999年美豐成為全國無區(qū)域性企業(yè),到2002年,公司的銷售額成倍地增長,由此而帶來的財務(wù)賬務(wù)處理方面的工作也急劇增加。通過考察幾家軟件服務(wù)商后,公司選擇了與上海某軟件公司合作,采用該公司的某款企業(yè)管理軟件。然而,冒進的心態(tài)以及未至細化的企業(yè)需求分析,加上沒有專業(yè)化的信息化管理團隊,致使除了財務(wù)子系統(tǒng)外其它的系統(tǒng)根本達不到實際管理需要,以至于項目不得不在中途中斷,遺留下來的,也只是可以做做日常財務(wù)賬務(wù)處理的半吊子工程。 這次項目給信息化工作敲了一次警鐘,公司認識到要真正實施企業(yè)信息化,并不是一件容易的事情。雖然項目未能圓滿成功,但是長時間的信息化培訓(xùn)及實踐,讓企業(yè)員工真正理解了信息化對企業(yè)的巨大影響。可以說,這次雖然是失敗了,但更重要的是收獲了“經(jīng)驗”,為后面的企業(yè)信息化的順利實施起到了不可估量的作用。 二、 反思階段,企業(yè)發(fā)展到了關(guān)鍵時刻 該套軟件系統(tǒng)的實施在一定程度上提高了財務(wù)工作人員的日常賬務(wù)處理能力,也提高了整個財務(wù)部門的工作效率。然而,由于公司業(yè)務(wù)的不斷擴張,使得日常的業(yè)務(wù)統(tǒng)計與分析工作日益加劇,而手工做賬難以避免的錯漏,使得業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門的對賬工作相當(dāng)繁重而低效。2003年,公司的發(fā)展由高速發(fā)展轉(zhuǎn)向趨于平穩(wěn),企業(yè)決策者開始思索企業(yè)的長遠發(fā)展道路,美豐農(nóng)化意識到,企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展壯大的必由之路。 結(jié)合第一次信息化項目的經(jīng)驗,美豐農(nóng)化專門建立了一個專業(yè)化的信息化團隊。并陸續(xù)在計算機專業(yè)人才、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和數(shù)據(jù)安全方面投入力量,同時,公司還通過持續(xù)的信息化培訓(xùn)全方位提高企業(yè)信息化管理人員的綜合管理能力。另外,為了更好地開展信息化建設(shè)工作,公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)多次走出去,先后至北京、江蘇等地考察了信息化做的比較成功的企業(yè),從中學(xué)習(xí)并汲取相關(guān)經(jīng)驗。積極派人參加各種信息化研討會及簽約會,寬闊眼界的同時,發(fā)現(xiàn)自身企業(yè)差距并努力去改進,從各方面推動信息化建設(shè)工作。 三、 收獲階段,統(tǒng)一規(guī)劃收獲喜悅 經(jīng)過多年的積累,美豐農(nóng)化開始意識到要成功實施信息化并持繼為企業(yè)發(fā)展提供源動力,必須有一個長遠的IT規(guī)劃,明確最終目標及建設(shè)方向。2005年8月,公司聘請上海交通大學(xué)復(fù)雜系統(tǒng)與智能管理研究中心的專家組為公司未來5年的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及信息化建設(shè)制定規(guī)劃方案,在這套IT規(guī)劃方案中明確指出了信息化的總體目標: “為實現(xiàn)美豐農(nóng)化總體戰(zhàn)略規(guī)劃目標,全面提升美豐農(nóng)化的管理水平和綜合競爭能力,需從以下三個方面進行要求:一是積累和管理企業(yè)的數(shù)據(jù)資源;二是提高事務(wù)管理的效率和效果;三是為企業(yè)決策提供支持。” 為了實現(xiàn)這一目標,公司經(jīng)過長達半年多的選型與考察,最終決定與金蝶軟件(中國)有限公司溫州分公司合作,并簽署了戰(zhàn)略合作伙伴協(xié)議,并依據(jù)總體規(guī)劃要求,為美豐信息化建設(shè)布署了總體業(yè)務(wù)架構(gòu)圖及未來幾年的分期目標: 信息化工作成效卓然 一、有效管理2萬家渠道代理 美豐在全國有20多家辦事處(分公司),擁有近800家的一級經(jīng)銷商,20000余家二級經(jīng)銷商和零售商。在信息系統(tǒng)的支撐下,通過對銷售回款及信用額度等控制措施,加強了對終端銷售渠道的控制,提高了渠道的忠誠度,保障了銷售市場的占有率。另一方面,通過銷售系統(tǒng),公司在原有的基礎(chǔ)上逐步拓寬建設(shè)農(nóng)村農(nóng)資連鎖,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)銷,把原有的銷售網(wǎng)絡(luò)建設(shè)成具有及時管理,并能控制及追溯農(nóng)資產(chǎn)品、尤其是農(nóng)藥產(chǎn)品使用安全跟蹤等行業(yè)特性的綠色銷售通道,在全國范圍內(nèi)鋪就一張綠色農(nóng)資銷售大網(wǎng)。 二、加強部門協(xié)同,提高工作效率 一期信息化項目的順利實施,由于所有的子系統(tǒng)都從屬于一個管理平臺,實現(xiàn)了業(yè)務(wù)與財務(wù)的集中管理。財務(wù)人員可以方便地查找到與各種憑證相對應(yīng)的出入庫單據(jù),而業(yè)務(wù)人員也可以很快地知道每筆業(yè)務(wù)的資金回籠情況及資金流向,不但減化了業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門的對賬工作,還極大的提高了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準確度和極時度,有效地提高對業(yè)務(wù)的及時管控能力,減少了部門的溝通時間,提高了工作效率??原先每個月最后一個星期被賦予財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門的對賬時間給取消了,財務(wù)人員不再把工作重心放在繁鎖的對賬做賬方面,而是通過系統(tǒng)提供的各種財務(wù)數(shù)據(jù)、報表進行對比、分析,制定更科學(xué)、更合理的財務(wù)運作方案,使工作內(nèi)容從賬務(wù)處理層面上升到財務(wù)分析層面,為公司的的重大決策提供財務(wù)上的支持。 三、流程優(yōu)化,“省出來的都是利潤“ 信息系統(tǒng)實施過程中以及系統(tǒng)成功實施運行后,公司信息化領(lǐng)導(dǎo)團隊對大量的業(yè)務(wù)流程進行重新疏理優(yōu)化,在銷售業(yè)務(wù)及倉庫管理等方面更是對原有的流程進行了大量的修整和憂化,也取得了顯著的效果,為公司帶來了明顯的經(jīng)濟效果。原來全國各地辦事處都設(shè)有行政助理和倉庫管理員(有些是兼任),行政助理既要盡到行政文員的職責(zé),又要協(xié)助辦理差旅報銷、業(yè)務(wù)回款登記等助理工作,工作量大而且易出錯;而倉管員則要管理好倉庫的貨物,登記每筆貨物的詳細出入情況,在農(nóng)藥銷售旺季,工作量也較為繁重。 在系統(tǒng)上線以后,各辦事處通過互聯(lián)網(wǎng)統(tǒng)一連接到服務(wù)器并應(yīng)用系統(tǒng),每筆銷售業(yè)務(wù)及各種回款情況都一目了然地反應(yīng)出來,各業(yè)務(wù)員可以根據(jù)自己的需要去查詢各種業(yè)務(wù)信息;而倉管員也不再需要對每筆出入貨物進行手工登記??系統(tǒng)中每筆出入庫單據(jù)都是經(jīng)過嚴格的審核才流轉(zhuǎn)下來的,并有詳細的出入庫去向及原因說明。 系統(tǒng)運行成熟后,公司優(yōu)化了全國所有辦事處的業(yè)務(wù)流程,據(jù)測算,一年至少可為公司節(jié)省人力成本近30萬元,轉(zhuǎn)化為企業(yè)的直接利潤。 信息化挑戰(zhàn) 在全球人口增長及耕地面積減少的矛盾下,農(nóng)藥是解決的糧食問題的重要出路。但農(nóng)藥也對環(huán)境和人類健康造成了或直接或間接的威脅,隨著環(huán)保意識的增強,農(nóng)藥的毒性殘留問題越來越受到關(guān)注,行業(yè)開始向高效、低毒、低用量的方向發(fā)展。 做為溫州為數(shù)不多的綠色產(chǎn)業(yè),美豐農(nóng)化從2001開始進行信息化建設(shè),2005年,公司為實現(xiàn)美豐農(nóng)化總體戰(zhàn)略規(guī)劃目標,全面提升美豐農(nóng)化的管理水平和綜合競爭能力,確定了信息化的要求: 解決方案 應(yīng)用價值 用戶感言 企業(yè)搞信息化,是企業(yè)內(nèi)部的一次重大的變革,也是一場沒有硝煙的戰(zhàn)爭。企業(yè)要打贏這場硬仗,可能有很多種方式,但最有效最快捷的方式,仍是把工作做到細處,盡可能細化信息化工作中的每一項任務(wù)。美豐的信息系統(tǒng)于2006年12月18日正式上線運行,項目取得的效果令總經(jīng)理很滿意,公司對信息化管理團隊進行了表彰,體現(xiàn)了公司對信息化工作的支持和認可,也為后續(xù)的信息化項目打下了堅實的基礎(chǔ)。 --美豐農(nóng)化CIO 曾建根 關(guān)于美豐農(nóng)化有限公司 美豐農(nóng)化有限公司(前身是樂清市農(nóng)藥廠)創(chuàng)建于1992年12月,是國家批準從事農(nóng)藥除草劑、殺蟲劑、殺菌劑生產(chǎn)加工的現(xiàn)代化農(nóng)化企業(yè),注冊資本3500萬元,1999年經(jīng)國家工商行政管理總局批準晉升為全國無區(qū)域性企業(yè),旗下?lián)碛袦刂菝镭S營銷有限公司、湖南美豐植保有限公司、江西民豐植保有限公司、武漢美豐農(nóng)藥營銷有限公司、上海達文生物技術(shù)有限公司等多個農(nóng)藥銷售子公司,擁有固定資產(chǎn)1.2億,年銷售收入已達2億元。2002年公司成為中國植保學(xué)會首家理事單位,并牽頭成立了中國植物保護學(xué)會植保產(chǎn)品推廣工作委員會,在行業(yè)內(nèi)具有較高知名度與美譽度。