在ERP項(xiàng)目建設(shè)中,系統(tǒng)切換是一項(xiàng)工作量相對較大、頭緒繁多的任務(wù),如何保障ERP系統(tǒng)的成功上線是ERP項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。如何做好系統(tǒng)切換階段的項(xiàng)目管理?天津春發(fā)香精香料有限公司IT主管王濤,結(jié)合春發(fā)ERP項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn),總結(jié)了七條建議! 在系統(tǒng)測試之后,天津春發(fā)ERP項(xiàng)目進(jìn)入了系統(tǒng)切換階段,天津春發(fā)項(xiàng)目實(shí)施小組和金蝶ERP項(xiàng)目成員,從實(shí)施時(shí)間安排、系統(tǒng)模塊選配、業(yè)務(wù)人員配置、系統(tǒng)數(shù)據(jù)支持、節(jié)點(diǎn)問題反饋等方面,進(jìn)行綜合考慮,通過項(xiàng)目會議,與企業(yè)內(nèi)各部門的關(guān)鍵業(yè)務(wù)管理和執(zhí)行人員反復(fù)交流后,共同制定了實(shí)施計(jì)劃和目標(biāo)。 分割系統(tǒng)降低難度 為降低整體切換的實(shí)施難度,一致決定將系統(tǒng)切換劃分為財(cái)務(wù)+物流系統(tǒng)、生產(chǎn)制造系統(tǒng)兩部分,進(jìn)行階段性實(shí)施。 之所以如此劃分,是由于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和物流數(shù)據(jù)是密切相關(guān)的,如庫存、進(jìn)貨等物流數(shù)據(jù),都會反應(yīng)在財(cái)務(wù)上,因此,把它們一起進(jìn)行切換是比較合理的選擇。 相對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和物流數(shù)據(jù),生產(chǎn)數(shù)據(jù)比較獨(dú)立,單獨(dú)切換不會嚴(yán)重影響應(yīng)用效果。 主線工作盡快上線 切換階段要把握重點(diǎn),先解決主要需求,后調(diào)整末端流程和實(shí)施次要需求。因此,主線業(yè)務(wù)必須盡快上線應(yīng)用,如財(cái)務(wù)處理。只有關(guān)鍵業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)起來,才能推動整體實(shí)施進(jìn)度。 實(shí)施中必須處理好關(guān)鍵環(huán)節(jié),這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)大多發(fā)生在業(yè)務(wù)銜接的節(jié)點(diǎn)上,往往牽扯到各部門各人員間的責(zé)任、利益和工作量,容易引發(fā)沖突和扯皮現(xiàn)象。 溝通就顯得尤為重要,要把問題上升到一定高度,進(jìn)行分析。沖突和扯皮現(xiàn)象的實(shí)質(zhì)是原有責(zé)、權(quán)、利之間的沖突,是業(yè)務(wù)流程或業(yè)務(wù)執(zhí)行的問題,可以通過分化矛盾和會議討論,群策群力,給出解決辦法。 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)務(wù)必準(zhǔn)確 在春發(fā)ERP項(xiàng)目中,由于部分業(yè)務(wù)操作人員不能準(zhǔn)確理解業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)操作的聯(lián)系,造成系統(tǒng)切換的開始階段,數(shù)據(jù)處理混亂、錯(cuò)誤率高,整體數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,這直接影響后續(xù)業(yè)務(wù)操作的準(zhǔn)確率。 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備必須充分。尤其是倉儲等物流數(shù)據(jù),ERP系統(tǒng)實(shí)施后,見效最快的是物流系統(tǒng),如果初始數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,會造成有勞無功的后果。 物流系統(tǒng)的數(shù)據(jù)初始化工作應(yīng)該細(xì)致和充分,可以讓公司的財(cái)務(wù)管理部門與物流管理部門聯(lián)合,一起完成數(shù)據(jù)初始化和盤點(diǎn)等工作,這樣有利于系統(tǒng)對接后,帳務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性,同時(shí)縮短實(shí)施時(shí)間。 針對此問題,春發(fā)ERP項(xiàng)目實(shí)施小組采取了過程跟蹤方法,跟蹤業(yè)務(wù)操作人員的業(yè)務(wù)處理流程,還進(jìn)行進(jìn)一步的現(xiàn)場培訓(xùn),并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行抽查,及時(shí)解決問題。 其中,對銷售、采購、預(yù)算、質(zhì)量管理等涉及業(yè)務(wù)操作的數(shù)據(jù),采用實(shí)施過程控制的管理手段,在數(shù)據(jù)資源錄入階段,結(jié)合軟件系統(tǒng)預(yù)警控制和嚴(yán)格的業(yè)務(wù)管理,對數(shù)據(jù)資源的合法性和可執(zhí)行性,加以審核、控制,將管控前移,減少無效數(shù)據(jù)對正常業(yè)務(wù)流程的影響。 “團(tuán)隊(duì)”化實(shí)施策略 ERP系統(tǒng)的切換成功是通過業(yè)務(wù)操作人員來實(shí)現(xiàn)的,必須消除人員的懼怕和抵觸心理,“授人以魚,不如授人以漁”,要使員工感到能與企業(yè)一起成長,從而實(shí)現(xiàn)員工的個(gè)人價(jià)值。 對業(yè)務(wù)操作人員的培訓(xùn)必須到位。如果業(yè)務(wù)部門對ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作流程與工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程和管理流程界定不清,將影響實(shí)施的準(zhǔn)確執(zhí)行。 尤其是項(xiàng)目切換的特殊階段,項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)必須向業(yè)務(wù)部門管理者和業(yè)務(wù)操作人員,解釋清楚各個(gè)操作流程,培養(yǎng)業(yè)務(wù)操作負(fù)責(zé)人。每個(gè)部門培養(yǎng)出1~2業(yè)務(wù)操作骨干,使他們能在完成切換工作的同時(shí),對本部門內(nèi)部人員也進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn),以滾雪球的方式壯大實(shí)施團(tuán)隊(duì)。 由于處在系統(tǒng)切換階段,不能摒棄業(yè)務(wù)部門的原始操作,存在業(yè)務(wù)處理的并行操作,所以業(yè)務(wù)人員的工作量相當(dāng)大。在這一艱苦的實(shí)施階段,可以先從容易的實(shí)施環(huán)節(jié)入手,用成功的實(shí)施成果,鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)的隊(duì)員,做好實(shí)施團(tuán)隊(duì)的后勤保障,使實(shí)施團(tuán)隊(duì)無后顧之憂,團(tuán)結(jié)一心實(shí)現(xiàn)成功。 讓“一把手”任組長 項(xiàng)目切換階段是提升原始的業(yè)務(wù)操作,并將其移植到信息管理平臺上的過程。原有的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)操作格局,將面臨重新調(diào)整和定位,有些部門、有些人的工作內(nèi)容可能減輕了,同時(shí)另外一些部門和人員的工作內(nèi)容可能會增加,相關(guān)的權(quán)力和利益也將重新劃分。這個(gè)階段容易引發(fā)沖突和扯皮現(xiàn)象。 如何使企業(yè)的管理和業(yè)務(wù)人員快速適應(yīng)這種變化,是企業(yè)高層管理者和項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)必須面對的現(xiàn)實(shí)問題。此時(shí)。 必須保證項(xiàng)有一位權(quán)力集中、裁決公正、指揮有力的公司高級領(lǐng)導(dǎo)出任項(xiàng)目組長,這樣在遇到矛盾時(shí),他能給予方向性的指導(dǎo)和行政上的支持,同時(shí)創(chuàng)造良好的實(shí)施環(huán)境。 引入績效考核 引入績效考核和部門審計(jì)制度,使所有業(yè)務(wù)操作人員必須對本職工作負(fù)責(zé)。如建立執(zhí)行規(guī)范的業(yè)務(wù)審核監(jiān)督機(jī)制。 在系統(tǒng)切換階段,天津春發(fā)允許出現(xiàn)業(yè)務(wù)操作失誤,但是在同一節(jié)點(diǎn)上的業(yè)務(wù)操作失誤重復(fù)出現(xiàn)2次,將受到處罰。其次,春發(fā)建立了由財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)執(zhí)行的審計(jì)機(jī)制,這樣可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,并通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門,降低錯(cuò)誤單據(jù)的數(shù)量。比如,數(shù)據(jù)系統(tǒng)的源頭是單據(jù),保證在規(guī)定的時(shí)間完成規(guī)范的單據(jù)的輸入,可以解決80%的數(shù)據(jù)管理問題。 此外,春發(fā)還將由于業(yè)務(wù)操作失誤對經(jīng)營管理造成的損失,列入公司質(zhì)量管理體系文件中,作為質(zhì)量事故給以處理。 準(zhǔn)確執(zhí)行 項(xiàng)目切換階段對流程和方案設(shè)計(jì)的執(zhí)行必須堅(jiān)決果斷。如果發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時(shí)修改,準(zhǔn)確執(zhí)行。即便方案設(shè)計(jì)再合理,如果沒有準(zhǔn)確的執(zhí)行,效果同樣不能顯現(xiàn)。 應(yīng)該嚴(yán)格按照整體設(shè)計(jì)方案準(zhǔn)確實(shí)施,使系統(tǒng)切換有條不紊地進(jìn)行。已經(jīng)實(shí)施的部分必須要看到成效,才能確保后續(xù)實(shí)施的跟進(jìn)。要避免出現(xiàn)因局部實(shí)施失敗形成的負(fù)面影響,這樣將直接打擊實(shí)施人員的積極性,造成實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。