眾所周知,中小企業(yè)在ERP實施過程中一直遇到挑戰(zhàn)。如何實現(xiàn)快速實施并降低風險呢? 一、簡化ERP系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù) 從ERP系統(tǒng)的實用性出發(fā),20%的基礎數(shù)據(jù)往往決定了ERP系統(tǒng)80%的運行效果。簡化ERP系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù),只整理關鍵的基礎數(shù)據(jù),可以減少項目實施工作量,縮短實施周期。 二、周詳完善的實施范圍和實施計劃 很多企業(yè)實施ERP項目之初沒有根據(jù)企業(yè)所在行業(yè)的特征以及目前的狀況,制定一個完善周詳?shù)膶嵤┯媱澓蛯嵤┓秶,什么模塊都想上,結果真正使用的都是很小的一部分。所以,有一個周詳完善的實施規(guī)劃,是保證高效完成這個項目的大前提。 企業(yè)需要從選型的時候就開始分析自己的需求,應該著眼于未來幾年的發(fā)展計劃,考慮在這期間經(jīng)營管理需要什么樣的工具來輔助;然后再和最主流的ERP平臺比對,用科學的方式把系統(tǒng)分解為不同的功能,再看看哪些是經(jīng)營管理所必需的,哪些是可有可無的,哪些是對整個業(yè)務沒有什么影響的,按比重進行打分。在這些基礎上,最終確定企業(yè)的實施范圍。 三、盡量實施和使用ERP系統(tǒng)的標準流程和標準功能 ERP系統(tǒng)實施的根本原則是在保證ERP系統(tǒng)實施效果的前提下,將ERP系統(tǒng)設計得越簡單實用越好。實施ERP系統(tǒng)的標準功能,一方面可以減少定制開發(fā)的工作量,一方面可以避免ERP系統(tǒng)運行當中的程序出錯,同時,標準功能往往是最簡單的。正因為標準功能的上述優(yōu)點,實施ERP系統(tǒng)的標準功能可以降低實施難度,縮短實施周期,降低實施成本。 通過我們對各個公司的ERP實施調查發(fā)現(xiàn),絕大部分企業(yè)在ERP實施過程中不使用標準流程和標準功能,不是產(chǎn)品問題,而是企業(yè)中的業(yè)務部門站在本部門的角度,希望ERP系統(tǒng)能盡可能和當前的手工操作一致,而不愿意改變當前的業(yè)務操作模式。其實,ERP系統(tǒng)的標準功能往往是系統(tǒng)最有價值的部分,實施ERP系統(tǒng)的標準功能可以滿足企業(yè)80%以上的管理信息化要求。 四、從優(yōu)化整個供應鏈價值流的角度簡化ERP系統(tǒng)組織結構的設計 構成ERP系統(tǒng)的主要元素有:組織結構、基礎數(shù)據(jù)、業(yè)務流程、控制參數(shù)和交易數(shù)據(jù)等,而組織結構的設計又是影響ERP系統(tǒng)實施和運行的最關鍵因素,組織結構的變化可能要求ERP系統(tǒng)的重設計和重實施。 公司組織結構的設計當然是從利潤最大化、快速滿足客戶需求等企業(yè)目標出發(fā),如何來優(yōu)化企業(yè)運行當中的物流、資金流和信息流。為了更形象地說明這一點,就以XX集團為例。在XX集團各子公司的設計和分工上將子公司分為四大類:研究院、制造公司、采購公司和銷售公司等,包括供應鏈上的產(chǎn)品開發(fā)、原材料供應、生產(chǎn)制造、銷售和分銷等四個環(huán)節(jié)。為簡化組織結構的設計,筆者認為在采購公司、銷售公司暫時不要走物流(即庫存),先在制造公司實施完整的物流系統(tǒng),等一期實施完畢再實施采購公司和銷售公司,這樣可以簡化ERP系統(tǒng)中有關物流的設計,減少供應鏈上的供需循環(huán),減少信息流的傳輸途徑,并有利于減少庫存量,降低供應鏈的“牛鞭”效應,使供需信息和庫存信息更透明。 五、重點關注影響ERP系統(tǒng)集成的控制參數(shù),而不是分散的計劃和控制數(shù)據(jù) ERP系統(tǒng)的最大優(yōu)點是其信息集成的特點,某些系統(tǒng)控制參數(shù)的設計影響著業(yè)務流程和信息的集成,項目實施過程中必須給予重點關注;另一方面,為了擴大ERP系統(tǒng)的使用面和使用功能,軟件公司在開發(fā)和設計ERP軟件時,在集成功能的基礎上往往還會開發(fā)出一些對個別部門或許有用的小功能,這些小功能對某些行業(yè)可能有用,而具體到某個企業(yè)卻不一定實用,過分注意這些小功能的實施和使用,會分散項目組的實施精力,延長項目實施周期。 ERP系統(tǒng)的設計和運行主要有兩條主線:以管理會計為核心的物流、資金流的集成和以供需平衡為核心的物流、信息流的集成,在實施ERP系統(tǒng)時,也主要是關注影響這些業(yè)務集成的控制參數(shù)。 六、只記錄關鍵的交易數(shù)據(jù) ERP系統(tǒng)并不是一種即插即用的解決方案,無論是實施、升級、集成,還是棄用,都不是一件很容易的事情。在企業(yè)信息化過程中,不是說信息越集成越好,一般來講,越集成的信息系統(tǒng)越難實施和使用。另一方面,隨著企業(yè)業(yè)務的發(fā)展,系統(tǒng)中記錄的業(yè)務數(shù)據(jù)每天都在增加,對硬件的要求也越來越高,只記錄關鍵的交易數(shù)據(jù)可以減少數(shù)據(jù)的記錄量和存儲量,降低企業(yè)信息化過程當中的硬件投資。 企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)中,一般優(yōu)先實施財務會計、管理會計、生產(chǎn)計劃、采購管理、銷售管理和庫存管理等模塊,而質量管理、設備維護等模塊的實施則必須重點區(qū)別對待,有時候用其他的系統(tǒng)來記錄質量信息或設備信息在信息集成上可能差點,但ERP系統(tǒng)簡單了,ERP系統(tǒng)的實施難度和實施成本也降低了。 七、在ERP實施過程當中采取同步工程的項目管理方法 ERP系統(tǒng)實施項目大體可以分為項目準備、培訓、業(yè)務藍圖、系統(tǒng)設計、上線準備、上線支持及持續(xù)改進等階段,各階段的工作既有側重點,又有交叉。ERP實施過程當中的同步工程式項目管理方法與新產(chǎn)品開發(fā)項目的管理在原理和技巧上是類似的。采取同步工程式的項目管理方法,可以在同一時期內同時進行兩項或兩項以上的項目具體工作,從而縮短ERP系統(tǒng)的實施周期。 成熟的ERP系統(tǒng)都有一套完整的實施方法和項目管理方法,企業(yè)需要學習和借鑒其項目管理方法,同時結合同步工程的方法和技巧,可以確保ERP系統(tǒng)實施項目的質量,縮短項目實施周期。 八、關鍵依靠企業(yè)內部ERP實施人員,以我為主進行系統(tǒng)實施 企業(yè)內部ERP系統(tǒng)實施人員因為熟悉企業(yè)現(xiàn)實情況,認同企業(yè)的文化和經(jīng)營理念,同時又要在企業(yè)長期工作,在實施ERP系統(tǒng)過程當中往往會從長遠角度來考慮ERP系統(tǒng)的實施,如果對他們予以系統(tǒng)的培訓,同時采取快速化ERP系統(tǒng)實施原則,關鍵依靠他們,不僅可以降低ERP系統(tǒng)實施成本,還可以確保項目質量。 總之,企業(yè)信息系統(tǒng)的建設是一項時效性強,成本比較大的投資,就投資的性質而言,一方面要控制投資的金額,一方面還要使投資盡快見效益。本著簡單、有效、實用的原則,采取快速化的ERP系統(tǒng)實施方法和理念,可以降低系統(tǒng)實施成本,縮短系統(tǒng)實施周期,提高系統(tǒng)實施項目的性價比,快速鋪就貴公司的信息化的高速公路。