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危機(jī)時(shí)刻:怎么樣盤(pán)活僵死的ERP項(xiàng)目

瀏覽次數(shù):3155發(fā)布時(shí)間:2007-12-5

 

  常見(jiàn)到這樣的情況:公司的ERP系統(tǒng)在經(jīng)歷了風(fēng)風(fēng)火火的選型和實(shí)施,顧問(wèn)公司的顧問(wèn)培訓(xùn)指導(dǎo)完畢之后,便陷入了無(wú)盡的苦難中——雖然用戶還在偶爾的往ERP里敲些數(shù)據(jù),但使用效果遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的高度,內(nèi)部
  的實(shí)施人員陷入了“雞肋”的境地:繼續(xù)做?肯定做不出什么效果。放棄?企業(yè)又投入了大量的資金和經(jīng)歷。食之無(wú)味棄之可惜!

  本文期望能對(duì)產(chǎn)生這種情況的原因進(jìn)行淺顯的分析,并與大家共同探討:如何盤(pán)活僵死的ERP項(xiàng)目。

  一、ERP僵死的原因

  提到企業(yè)實(shí)施ERP僵死大原因,我想很多內(nèi)部顧問(wèn)都會(huì)跳起來(lái)大聲的斥責(zé)ERP軟件的各種不是,已及企業(yè)內(nèi)部的管理不順:

  1) 軟件本身的BUG眾多,連流程都運(yùn)作不暢,如何讓用戶使用。

  2) 軟件的功能簡(jiǎn)單,很多企業(yè)的需求不能滿足。甚至是ERP銷售人員信誓旦旦答應(yīng)的功能都無(wú)法做到,有惡意欺騙之嫌。

  3) ERP廠商的客戶服務(wù)根本跟不上,小小的修改都無(wú)法滿足或需要拖延,造成用戶抱怨諸多。

  4) 企業(yè)的老總對(duì)ERP的理解認(rèn)識(shí)不夠,根本沒(méi)有給到有利的支持。

  5) 企業(yè)內(nèi)部的員工不支持不理解,甚至是各部門(mén)的文員也無(wú)法調(diào)動(dòng)。

  6) 企業(yè)內(nèi)部的管理過(guò)于復(fù)雜,且ERP顧問(wèn)太少,沒(méi)有時(shí)間,沒(méi)有精力,只能勉強(qiáng)維持。

  一口氣談到了6個(gè)主要問(wèn)題,似乎已經(jīng)含蓋了企業(yè)實(shí)施ERP失敗的90%的內(nèi)容,可這些都是理由嗎?下面我將對(duì)這六大問(wèn)題逐一進(jìn)行分析,再探討解決問(wèn)題的方法。

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  二、對(duì)存在問(wèn)題的分析及建議的解決方法

  1、軟件本身的BUG眾多   

  這個(gè)問(wèn)題對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是最無(wú)奈的了,選錯(cuò)了軟件是最慘的,可更慘的是沒(méi)抓住顧問(wèn)公司/軟件公司。當(dāng)軟件的功能或BUG確實(shí)影響到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作時(shí),最佳的

  辦法便是退錢(qián)賠款。在實(shí)際的運(yùn)作中對(duì)于國(guó)內(nèi)的小ERP/MRP來(lái)說(shuō)這樣的問(wèn)題是最常見(jiàn)到。   

  解決方法:   

  對(duì)于小型MRP軟件來(lái)說(shuō),取得該軟件的源代碼并自行維護(hù)是最佳的解決方案,然而這也是不得已而為之的辦法。   

  取得對(duì)方的源代碼并自行維護(hù)也就意味著與該軟件徹底脫離關(guān)系,更別指望后續(xù)服務(wù)。一切都以公司的需求來(lái)運(yùn)作。在這種情況下企業(yè)需要增加軟件開(kāi)發(fā)的人手。

  2、軟件的功能簡(jiǎn)單   

  軟件的功能簡(jiǎn)單不能滿足企業(yè)的需求時(shí),一般企業(yè)會(huì)強(qiáng)烈要求軟件公司進(jìn)行詳盡的開(kāi)發(fā)。但在追繳功能的同時(shí)我也建議ERP實(shí)施部門(mén)詳細(xì)了解:這些功能是否都是必須完成的。就本人的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看,很多企業(yè)“必須”達(dá)到的功能不過(guò)是業(yè)務(wù)部門(mén)的托詞而已。很多部門(mén)為了延緩ERP系統(tǒng)的實(shí)施常會(huì)將某些不非必要的功能來(lái)當(dāng)作擋箭牌。   

  當(dāng)軟件的功能過(guò)于簡(jiǎn)單時(shí),ERP實(shí)施部門(mén)建議按照以下的步驟安排工作:   

  ·分析業(yè)務(wù)的需求,詳細(xì)區(qū)分輸入與輸出要求。各種報(bào)表均為非必要功能,在實(shí)施的前期只需要保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有畫(huà)面輸入即可。   

  ·將數(shù)據(jù)的錄入分為必要功能和非必要功能。區(qū)分哪些數(shù)據(jù)會(huì)影響到ERP運(yùn)作的流程。即沒(méi)有了該功能整個(gè)流程就無(wú)法運(yùn)作。   

  ·區(qū)分必要流程和非必要流程。ERP系統(tǒng)關(guān)鍵的流程是對(duì)采購(gòu)、銷售、倉(cāng)儲(chǔ)、的管理,除了這幾個(gè)流程以外的流程都可以納入到第二期甚至是更晚的階段實(shí)施。常見(jiàn)的非必要流程包括財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、OA、考勤等。除非有特別要求,這些流程都可以暫緩實(shí)施。   

  這里有人會(huì)提出疑問(wèn):財(cái)務(wù)和生產(chǎn)控制等部門(mén)的數(shù)據(jù)都可以暫緩實(shí)施嗎?我的回答是:可以。除非企業(yè)對(duì)這些模塊有特殊的要求,一般情況下這些模塊的內(nèi)容都可以暫換實(shí)施。

  生產(chǎn)與財(cái)務(wù)模塊對(duì)數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確與與及時(shí)型要求極高,當(dāng)庫(kù)存數(shù)據(jù)都不準(zhǔn)確時(shí)這兩個(gè)模塊的作用就有如花瓶。試想:連倉(cāng)庫(kù)的存量都不準(zhǔn)確,又如何安排生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行生產(chǎn)控制呢?更別說(shuō)作為外圍的OA、考勤等模塊了。

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  3、客戶服務(wù)跟不上   

  就國(guó)內(nèi)的ERP軟件公司和咨詢公司的經(jīng)營(yíng)情況來(lái)看,由于服務(wù)費(fèi)用的降低和客戶對(duì)后續(xù)服務(wù)的高要求,已經(jīng)形成了客戶越多服務(wù)越差的惡性循環(huán)。在這種情況下,客戶指望顧問(wèn)公司能百分之百的滿足自己的要求是不可能的。這也要求企業(yè)自身能培養(yǎng)出一支后續(xù)服務(wù)隊(duì)伍,執(zhí)行程序二次開(kāi)發(fā)、內(nèi)部培訓(xùn)、新模塊實(shí)施等工作。   

  這樣的自我提升是必須要經(jīng)歷的。我想每個(gè)企業(yè)都要考慮到這些。   

  提升自身的服務(wù)水平也需要企業(yè)做內(nèi)部的提升計(jì)劃,逐步要求顧問(wèn)公司予以配合——何時(shí)該提供二次開(kāi)發(fā)的培訓(xùn),何時(shí)該指導(dǎo)企業(yè)實(shí)行內(nèi)部培訓(xùn)等等。   

  在選擇軟件的過(guò)程中如果企業(yè)忽略了軟件/顧問(wèn)公司對(duì)服務(wù)的支持,那么很可能會(huì)走進(jìn)實(shí)施、失敗、再實(shí)施、再失敗的怪圈。   

  4、內(nèi)部流程復(fù)雜,實(shí)施難度大   

  回頭看看問(wèn)題二中所提到的,要解決這個(gè)問(wèn)題也就不難了。當(dāng)顧問(wèn)公司的人員撤走后,仍遺留了眾多問(wèn)題的時(shí)候,最好的解決辦法就是:重點(diǎn)突破,逐個(gè)解決。按ERP的流程和先后次序去解決。常常是無(wú)往不利。   

  5、員工對(duì)ERP的理解和支持不夠   

  這是個(gè)企業(yè)內(nèi)部管理的問(wèn)題,本人在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施ERP的時(shí)候就常碰到這樣的問(wèn)題:培訓(xùn)也做了,可用戶還是不懂。脾氣也發(fā)了,可他們還是不理會(huì)這個(gè)系統(tǒng),煩!   

  而我個(gè)人認(rèn)為,這樣的問(wèn)題其實(shí)相當(dāng)容易解決,而方法就是:取得企業(yè)高層的支持。在企業(yè)內(nèi)做工作,沒(méi)有管理層的支持非生產(chǎn)的輔助部門(mén)要做好事情可以說(shuō)是極難的。但反過(guò)頭來(lái),取得了管理層的支持,即使是業(yè)務(wù)部門(mén)不樂(lè)意他們也會(huì)硬著頭皮去做——給老板打工也不容易!   

  6、企業(yè)的高層對(duì)ERP重視不夠,支持不利   

  回到了問(wèn)題的核心上,如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視該怎么辦?   

  看看,聊了這么多,總算是聊到了問(wèn)題的核心——就筆者所做的調(diào)查來(lái)看,企業(yè)內(nèi)的ERP顧問(wèn)最頭痛的問(wèn)題就在于:領(lǐng)導(dǎo)不重視。   

  軟件不行咱們可以選軟件,顧問(wèn)不行咱們可以重新來(lái)過(guò),可領(lǐng)導(dǎo)不行——總不至于咱把領(lǐng)導(dǎo)給開(kāi)除了吧。而今天要討論的重點(diǎn)也就在于此:如何讓領(lǐng)導(dǎo)重視ERP系統(tǒng)的實(shí)施,尤其是在ERP陷于僵局的時(shí)候。

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  三、實(shí)施陷于僵局的時(shí)候如何讓領(lǐng)導(dǎo)重視

  說(shuō)到領(lǐng)導(dǎo)不重視,其實(shí)很多時(shí)候并不是領(lǐng)導(dǎo)真的不重視,而是ERP從實(shí)施到產(chǎn)生效益往往需要一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的過(guò)程。而領(lǐng)導(dǎo)對(duì)ERP的理解不夠深入,再加上顧問(wèn)公司在售前和實(shí)施的過(guò)程中對(duì)ERP實(shí)施的效果做了過(guò)份的宣傳往往會(huì)讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生這樣的錯(cuò)覺(jué):我只要投錢(qián)進(jìn)去就沒(méi)有做不好的事。

  可真正錢(qián)也投了,事也做了,卻得不到結(jié)果時(shí),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)對(duì)ERP的實(shí)施失去信心和耐心。但投了這么多錢(qián)也不能就這么白丟了,很多企業(yè)的ERP也就陷入了要死不活的境地,而今天的主題也就在于此——如何盤(pán)活它!

  很多時(shí)候問(wèn)題不會(huì)是單一出現(xiàn)的,除了領(lǐng)導(dǎo)不重視以外,大部分的問(wèn)題可以用前面提到的方法逐一解決。有了良好的實(shí)施環(huán)境以后下一步的工作就是提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)ERP項(xiàng)目的重視程度。

  在這我們就得逆向思維了:領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)注什么?尋找到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)注的東西,在研究解決這些問(wèn)題的辦法自然就能重新吸引他們的注意力。   

  管理層關(guān)心錢(qián)!

  沒(méi)有哪個(gè)管理層不關(guān)心利潤(rùn)的,即使是國(guó)營(yíng)企業(yè)的管理層他們也關(guān)心經(jīng)濟(jì)效益。   

  試想:當(dāng)ERP實(shí)施小組能隨時(shí)提交企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況的報(bào)告給管理層,管理層會(huì)不會(huì)覺(jué)得格外的高興?而要做到這點(diǎn),我們可以將問(wèn)題簡(jiǎn)單的分解。   

  首先需要解決的是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性問(wèn)題   

  ERP系統(tǒng)的運(yùn)行首先是建立在準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上的,沒(méi)有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)一切都免談。而對(duì)于ERP實(shí)施的部門(mén)來(lái)說(shuō),最容易做到的就是倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確——通過(guò)盤(pán)點(diǎn)很容易就能發(fā)現(xiàn)實(shí)物數(shù)量與系統(tǒng)數(shù)量的差異。如果ERP實(shí)施人員能向老總提供這樣的報(bào)告并適當(dāng)?shù)陌l(fā)發(fā)牢騷,問(wèn)題很容易就解決了。

  當(dāng)然,前提是ERP實(shí)施人員能夠提供詳盡的實(shí)施方案。什么部門(mén)在什么時(shí)間該做什么,才能保證倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。而這樣做的結(jié)果就是:企業(yè)的管理層能隨時(shí)了解到庫(kù)存的資金占用情況。   

  我記得有這樣一個(gè)實(shí)例:這是一個(gè)私營(yíng)的電子廠。企業(yè)主曾接受過(guò)國(guó)外友人及客戶的勸導(dǎo),決意在企業(yè)內(nèi)建立一套規(guī)范化的管理體系,而ERP自然是這個(gè)體系中的一員,在我接手ERP項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候已經(jīng)實(shí)施過(guò)某大型國(guó)外ERP系統(tǒng),然而效果卻極不令人滿意。   

  每次盤(pán)點(diǎn)的時(shí)候企業(yè)主都為自己財(cái)務(wù)部提供的報(bào)表頭痛不已:庫(kù)存積壓1000多萬(wàn)!這大約是他年利潤(rùn)的50%。而倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)、生產(chǎn)部門(mén)誰(shuí)都在拍胸脯的說(shuō),積壓這樣多是必須的?烧l(shuí)也無(wú)法解釋,為什么是必須的,為什么要這樣多。當(dāng)時(shí)我們重新成立的ERP實(shí)施小組就提出了這樣的觀點(diǎn):只要采購(gòu)在收貨的時(shí)候能及時(shí)錄入數(shù)據(jù),倉(cāng)庫(kù)在收發(fā)料的時(shí)候能及時(shí)錄入數(shù)據(jù),那么三個(gè)月內(nèi)我們即能夠提供庫(kù)存積壓的情況分析報(bào)表:哪些東西是多長(zhǎng)時(shí)間都沒(méi)有動(dòng)過(guò)的,可以清理了。其結(jié)果是很明顯的,各部門(mén)必須按照ERP實(shí)施小組的安排工作——三個(gè)月而已,很短的。而辛苦的絕不是各部門(mén)的經(jīng)理主管。

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  其次是對(duì)BOM的控制   

  有了倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)下面的路就很好走了:何時(shí)采購(gòu)了什么,何時(shí)收發(fā)了什么一目了然。兩個(gè)月后即清理了一批積壓的庫(kù)存――某些物料這兩個(gè)月連碰都沒(méi)碰,一個(gè)報(bào)表下來(lái),老總一句話就清理掉了。可新的問(wèn)題又來(lái)了:物料清單改動(dòng)太大,有時(shí)候都不知道某些物料是干什么用的,編碼凌亂導(dǎo)致其他部門(mén)怨聲載道。  

  繼續(xù)我們的實(shí)例吧。   

  下一步的控制便從工程部開(kāi)始了,ERP實(shí)施組編寫(xiě)了一份工程部操作指引,詳細(xì)描述了工程部在ERP系統(tǒng)中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任,和工作的范圍。提交到老總那以后雙方免不了討價(jià)還價(jià)。有些東西工程部說(shuō)部是該他們做的事,有些問(wèn)題他們又說(shuō)自己都沒(méi)辦法控制。還好我們準(zhǔn)備充分,逐一解決了這些問(wèn)題。而我們的殺手锏就是:所有工程部出的資料

  以ERP中出現(xiàn)的為準(zhǔn)——為此我們事先按照工程部ISO的要求開(kāi)發(fā)了若干套“工程更改單”、“物料申請(qǐng)單”等單據(jù),并做出了,其他部門(mén)應(yīng)該如何配合工程部工作的各種制度。而沒(méi)有這些事前的準(zhǔn)備,或許我們就已經(jīng)陷入了被動(dòng)的地位。   

  對(duì)工程部的約束最直接的效果就是:物料的管理逐步理清了。生產(chǎn)車間不會(huì)為了臨時(shí)的改動(dòng)而停工待料,采購(gòu)部也不會(huì)采購(gòu)會(huì)莫名其妙的物料,皆大歡喜。   

  當(dāng)工程部的運(yùn)轉(zhuǎn)走向正軌之后,ERP實(shí)施部門(mén)還得到了管理層的特別表?yè)P(yáng),為此我們都興奮了很久。   

  第三步,制度與執(zhí)行   

  說(shuō)到制度,前面也曾提到過(guò),倉(cāng)庫(kù)與工程部門(mén)重新實(shí)施的過(guò)程中也建立了不少的制度。但這些制度只是針對(duì)單一部門(mén)的,對(duì)部門(mén)與部門(mén)之簡(jiǎn)的溝通沒(méi)有進(jìn)行很好的約束。尤其是在會(huì)議等溝通環(huán)節(jié),常常出現(xiàn)9點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì)10點(diǎn)鐘到,11點(diǎn)還不能做報(bào)告的現(xiàn)象。而老總也常以工作忙為借口,抓住他一次可真難啊!   

  當(dāng)工作進(jìn)行到這一步時(shí),必須考慮各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)了,ERP實(shí)施小組也制定了各種規(guī)章制度。在制度制定好之后,我們專門(mén)選擇了一個(gè)老總不會(huì)出差的時(shí)間召開(kāi)會(huì)議,也為此我們項(xiàng)目組的成員守在總經(jīng)理辦公室前一個(gè)多小時(shí)——軟磨硬泡的終于讓老總同意參加我們的會(huì)議了。   

  開(kāi)會(huì)的效果可想而知——整個(gè)下午大家靜靜的等待了三個(gè)小時(shí)。當(dāng)老總和我們項(xiàng)目小組成員孤獨(dú)的坐在會(huì)議室的時(shí)候,我們可以看到老總的臉都綠了。進(jìn)來(lái)一個(gè)主管,扣住,不準(zhǔn)打電話,不準(zhǔn)叫人,原地等待,三個(gè)小時(shí)以后人員才全部到齊,整個(gè)會(huì)議中原計(jì)劃要說(shuō)的問(wèn)題什么都沒(méi)說(shuō)。只強(qiáng)調(diào)了一點(diǎn):以后老總會(huì)抽出時(shí)間來(lái)關(guān)照大家。   

  通過(guò)以前的工作,老總看到了我們的成績(jī),也通過(guò)這次會(huì)議,老總看到了我們工作的艱辛,再往后的日子天空就晴朗咯!

  經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

  由于是盤(pán)活已經(jīng)僵死的ERP系統(tǒng),很大程度上工作要比上個(gè)新系統(tǒng)艱難得多。在這種情況下就需要ERP實(shí)施人員做更多的工作,安排更加細(xì)致。   

  1、詳盡分析,分清主次   

  在重新啟動(dòng)ERP項(xiàng)目之前首先應(yīng)該分清:什么是公司內(nèi)部的問(wèn)題造成的,什么是由于外部原因造成的。對(duì)于不同的問(wèn)題要有不同的處理方法。   

  2、精心計(jì)劃,逐步推進(jìn)  

  飯是要一口口吃的,尤其是在這樣惡劣的條件下。許諾實(shí)施ERP能達(dá)到什么樣的效果對(duì)于高層來(lái)說(shuō)已無(wú)濟(jì)于事。這時(shí)要告訴他最容易實(shí)現(xiàn)的目標(biāo),能到達(dá)什么樣的效果就夠了。   

  達(dá)到了某個(gè)目標(biāo)后不要停留,要趁熱打鐵。當(dāng)然,目標(biāo)同樣要容易實(shí)現(xiàn)。對(duì)于管理層來(lái)說(shuō),失敗過(guò)以后他們更看重需要付出多少,而不是能夠得到什么,他們怕了。   

  3、適當(dāng)?shù)臅r(shí)候狐假虎威  

  內(nèi)部的矛盾也好,項(xiàng)目的阻力也罷,終究是有辦法解決的。而這些方法有時(shí)候就需要你充分的利用自己的資源。   

  4、充分的準(zhǔn)備   

  在這就不多說(shuō)了,由于已經(jīng)失敗過(guò),在重新啟動(dòng)ERP項(xiàng)目的過(guò)程中,ERP實(shí)施小組的人員必須付出多倍的努力——從各種規(guī)章制度的建立,到各種報(bào)表與功能的開(kāi)發(fā),只有完成了這一系列的工作之后我們才能向其他部門(mén)提出要求:您能不能幫忙這樣做。而我們的工作確實(shí)能減輕他們工作的負(fù)擔(dān)之后,才能更好的得到他們的配合。這也就要求ERP實(shí)施部門(mén)對(duì)某些問(wèn)題能遠(yuǎn)見(jiàn)和有很好的計(jì)劃,充分考慮到他們的需求。