筆者有幸參與了一些ERP項(xiàng)目的實(shí)施,在工作中發(fā)現(xiàn)選型對(duì)一個(gè)單位的ERP項(xiàng)目來(lái)說(shuō)實(shí)在是非常重要的一步。雖說(shuō)“三分軟件,七分實(shí)施”,但選型的過(guò)程,并不僅僅是選擇軟件的過(guò)程,更重要的是檢查ERP供應(yīng)商及其系統(tǒng)綜合能力的過(guò)程。 從“是不是要上ERP”的念頭在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人心中第一次閃過(guò)開(kāi)始,到最后簽訂ERP合同,這是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程,少則一年半載,多則可能需要許多年。本文總結(jié)出在這個(gè)過(guò)程中企業(yè)應(yīng)該經(jīng)歷的若干步驟,稱為“ERP選型九步”。 第一,尋找供應(yīng)商,發(fā)出邀請(qǐng)通知。 參考各種媒體信息選擇10家左右的ERP供應(yīng)商,發(fā)出邀請(qǐng)。這些供應(yīng)商的選擇應(yīng)該有所側(cè)重,綜合考慮供應(yīng)商的規(guī)模、業(yè)界中的聲譽(yù)、行業(yè)特色、實(shí)施特點(diǎn)、一般價(jià)格等。對(duì)一些顯然不符合本企業(yè)ERP要求的供應(yīng)商應(yīng)該毫不猶豫地予以剔除。例如,企業(yè)ERP預(yù)算很少,那就無(wú)需聯(lián)系SAP、Oracle等國(guó)外知名ERP系統(tǒng);企業(yè)強(qiáng)調(diào)行業(yè)特色,那就該將重點(diǎn)放在有本行業(yè)特點(diǎn)的ERP系統(tǒng)上;企業(yè)生產(chǎn)管理方式較為特殊,就該將重點(diǎn)放在項(xiàng)目型(根據(jù)企業(yè)的要求進(jìn)行較多的二次開(kāi)發(fā))的ERP系統(tǒng)上,等等。 第二,第一輪演示。 第一輪開(kāi)始后,ERP供應(yīng)商會(huì)派出ERP顧問(wèn)到企業(yè)來(lái)進(jìn)行實(shí)地調(diào)研,由于供應(yīng)商較多,企業(yè)不可能安排許多時(shí)間接待,因此,為了不影響各部門(mén)的正常工作,建議給每家供應(yīng)商0.5至1天的時(shí)間。在顧問(wèn)調(diào)研的這段時(shí)間內(nèi),由于各部門(mén)接待的顧問(wèn)較多,而且回答的差不多是同樣的問(wèn)題,容易弄得很疲憊,可以想象越到后面調(diào)研的顧問(wèn)越是不利,為了公平起見(jiàn),最好在每家顧問(wèn)調(diào)研的時(shí)間之間隔開(kāi)一段時(shí)間,以減少各部門(mén)接待人員的厭煩心理。 為了減少ERP顧問(wèn)調(diào)研的麻煩,各部門(mén)最好在ERP顧問(wèn)開(kāi)始調(diào)研之前準(zhǔn)備好各部門(mén)現(xiàn)在使用的各種表單、文件等,最好含原始數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)可能會(huì)給顧問(wèn)提供許多調(diào)研的線索,ERP顧問(wèn)也可能會(huì)從這些數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)許多問(wèn)題。 ERP顧問(wèn)根據(jù)調(diào)研的結(jié)果制作ERP在本企業(yè)的實(shí)施方案,并且根據(jù)此方案進(jìn)行初步報(bào)價(jià),在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將方案送交本企業(yè),企業(yè)參與選型的人員應(yīng)該對(duì)方案進(jìn)行認(rèn)真研究,特別是與本部門(mén)相關(guān)的部分,并將疑問(wèn)記錄下來(lái),在ERP顧問(wèn)進(jìn)行系統(tǒng)演示時(shí)提出來(lái)請(qǐng)求解答。 在所有ERP供應(yīng)商的方案都提交后,企業(yè)IT部門(mén)或選型負(fù)責(zé)人確定好各供應(yīng)商的演示時(shí)間及地點(diǎn)。為公平起見(jiàn),應(yīng)該合理分配各供應(yīng)商的演示時(shí)間,如果一共10家ERP供應(yīng)商,為了避免ERP選型人員過(guò)于疲勞,可分兩個(gè)星期完成,每天接待一家,一家安排2-3個(gè)小時(shí)左右的時(shí)間。安排好后應(yīng)將日程表及時(shí)通知各參與人員,讓參與人員能夠提前安排好自己的本職工作,并準(zhǔn)備好自己需要提出的問(wèn)題,當(dāng)然在觀看ERP顧問(wèn)演示后很可能會(huì)有新問(wèn)題產(chǎn)生。 各部門(mén)負(fù)責(zé)人在提問(wèn)時(shí)重點(diǎn)應(yīng)在管理上,避免一些技術(shù)性太強(qiáng)的問(wèn)題,畢竟ERP顧問(wèn)的長(zhǎng)處在于以ERP進(jìn)行企業(yè)管理,他們不可能什么都懂,這一點(diǎn)我們不應(yīng)該過(guò)于苛求。 第三,第一輪評(píng)選,選出前五名。 所有ERP供應(yīng)商第一輪演示結(jié)束后,企業(yè)應(yīng)該立即組織ERP選型的參與人員進(jìn)行評(píng)分,根據(jù)報(bào)價(jià)方案及評(píng)分結(jié)果,選出前五名進(jìn)入下一輪角逐。 評(píng)委一般由以下三方面的人構(gòu)成:企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人、信息部ERP人員。 由信息部ERP人員或委托咨詢公司設(shè)計(jì)好評(píng)分表,各評(píng)委根據(jù)評(píng)分表打分。 在設(shè)計(jì)評(píng)分表時(shí),對(duì)評(píng)分項(xiàng)目的設(shè)計(jì)應(yīng)該注意避免一些本企業(yè)中幾乎沒(méi)人能弄清楚的項(xiàng)目,雖然這些項(xiàng)目可能對(duì)ERP系統(tǒng)來(lái)說(shuō)真的很重要。例如,“ERP軟件的運(yùn)算速度”,這點(diǎn)對(duì)ERP來(lái)說(shuō)確實(shí)相當(dāng)重要,但在ERP選型階段,恐怕很少有人能說(shuō)得清楚該ERP系統(tǒng)的運(yùn)算速度究竟如何,這需要時(shí)間及數(shù)據(jù)來(lái)檢驗(yàn)。 在評(píng)分時(shí),無(wú)需強(qiáng)求每個(gè)評(píng)委對(duì)每個(gè)項(xiàng)目都評(píng)分,對(duì)于不了解的地方可以棄權(quán),對(duì)于某評(píng)分項(xiàng)目來(lái)說(shuō)按實(shí)際參與評(píng)分的人取平均數(shù),這樣可以避免亂打分造成的結(jié)果失真。例如,“系統(tǒng)架構(gòu)”,除了信息部的人員,企業(yè)中恐怕很少有人能弄懂什么是軟件的“系統(tǒng)架構(gòu)”,這時(shí)可以對(duì)該項(xiàng)棄權(quán),而將對(duì)該項(xiàng)的評(píng)分權(quán)留給信息部人員。 第四,第二輪演示。 第一輪結(jié)束后,5家進(jìn)入下一輪,這一輪由于ERP供應(yīng)商相對(duì)較少,企業(yè)可以安排出較多的時(shí)間接待。 可為每家顧問(wèn)安排出一周左右的時(shí)間,留以進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研。在這一周里,ERP顧問(wèn)可以跟公司員工一塊兒上下班,親身體會(huì)公司的生產(chǎn)管理,調(diào)查各部門(mén)對(duì)ERP的詳細(xì)需求。另外,每個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人可跟ERP顧問(wèn)進(jìn)行單獨(dú)溝通,提出本部門(mén)的特別要求,有疑問(wèn)時(shí)可隨時(shí)向ERP顧問(wèn)提出。 ERP顧問(wèn)根據(jù)詳細(xì)調(diào)研的結(jié)果,撰寫(xiě)本企業(yè)的《ERP需求報(bào)告》。企業(yè)ERP實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)各家的《ERP需求報(bào)告》,經(jīng)過(guò)加工修改,整理出本企業(yè)的《ERP需求報(bào)告》,分發(fā)到各ERP供應(yīng)商,各ERP供應(yīng)商根據(jù)《ERP需求報(bào)告》準(zhǔn)備下一次的演示。這次演示跟第一次不同的是,第一次以介紹ERP供應(yīng)商本身的軟件為主,這次以演示如何滿足企業(yè)需求為主。 另外,在準(zhǔn)備《ERP需求報(bào)告》的同時(shí),企業(yè)自己應(yīng)該準(zhǔn)備一些實(shí)際數(shù)據(jù),讓ERP顧問(wèn)在他們的ERP系統(tǒng)中演示,這套數(shù)據(jù)應(yīng)該覆蓋了企業(yè)的大部分功能點(diǎn)。當(dāng)然,只要挑選一些具有代表性的數(shù)據(jù)就行了,雖然對(duì)于一個(gè)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)少量數(shù)據(jù)跟大量數(shù)據(jù)的處理有巨大差別,但在選型階段畢竟還不大可能處理大量數(shù)據(jù)。 一般準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)包括:簡(jiǎn)單的中長(zhǎng)期計(jì)劃、銷售訂單、BOM、工藝路線、工作中心、生產(chǎn)能力參數(shù)、物料基礎(chǔ)信息、庫(kù)存信息、采購(gòu)訂單、成本基礎(chǔ)資料、會(huì)計(jì)科目等。一部分?jǐn)?shù)據(jù),包括靜態(tài)資料(如BOM,物料基礎(chǔ)信息等)和部分動(dòng)態(tài)資料(如銷售訂單、生產(chǎn)命令等)先發(fā)給ERP供應(yīng)商用以演示,一部分?jǐn)?shù)據(jù)(動(dòng)態(tài)資料的一部分)留待演示時(shí)現(xiàn)場(chǎng)錄入。 第二次演示的時(shí)間安排跟第一次大同小異,但主要內(nèi)容不同,這次演示的內(nèi)容主要包括三部分:一是ERP系統(tǒng)如何滿足的企業(yè)的需求;二是對(duì)收到的企業(yè)的實(shí)際數(shù)據(jù)是如何處理的;三是現(xiàn)場(chǎng)錄入一些生產(chǎn)數(shù)據(jù),并講解處理過(guò)程。 第五,參觀案例。 進(jìn)入第二輪后,有一件非常重要的事,就是參觀各ERP商家的實(shí)施案例,這項(xiàng)工作應(yīng)該是ERP選型第二輪的主要工作。如果某ERP商家拒絕這項(xiàng)要求(當(dāng)然他們的用詞肯定是相當(dāng)婉轉(zhuǎn)的),那么應(yīng)該提出令人信服的理由,否則恐怕很難進(jìn)入下一輪,除非他們的優(yōu)勢(shì)確實(shí)很大。 對(duì)將要參觀的案例,應(yīng)該有所限定,一般包括地域上的要求、規(guī)模上的要求、行業(yè)上的要求等。最為理想的案例是:地域上在企業(yè)所在地的周邊地區(qū),規(guī)模上跟本企業(yè)相差不大或大于本企業(yè),行業(yè)上與本企業(yè)相同。當(dāng)然在這種要求得不到滿足時(shí)(說(shuō)實(shí)話,這種要求確實(shí)不容易達(dá)到),只好做一些讓步了,但如果沒(méi)有相同行業(yè)的案例,那么也應(yīng)該提供相似行業(yè)的案例,最起碼生產(chǎn)管理流程上有相似之處。 在參觀案例的過(guò)程中應(yīng)該關(guān)注以下方面: 1.案例單位狀況。包括單位規(guī)模、主要產(chǎn)品、主要生產(chǎn)流程、未來(lái)發(fā)展方向等內(nèi)容。 2.信息化建設(shè)。包括實(shí)施之前的企業(yè)信息化建設(shè)狀況、目前企業(yè)信息建設(shè)情況、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、目前系統(tǒng)如何維護(hù)、每天的數(shù)據(jù)量、系統(tǒng)的穩(wěn)定性等內(nèi)容。 3.售后服務(wù)。系統(tǒng)使用后的情況如何,售后服務(wù)是否真的像宣傳材料上講的那樣到位。 4.實(shí)施的功能模塊。該系統(tǒng)一共有多少模塊、參觀的企業(yè)共實(shí)施了多少模塊、每個(gè)模塊的簡(jiǎn)要功能、在該單位的使用情況、其它模塊沒(méi)有實(shí)施的理由是什么、繼續(xù)實(shí)施的時(shí)間計(jì)劃。 5.接待人員對(duì)ERP系統(tǒng)的評(píng)價(jià)。不過(guò)對(duì)這種評(píng)價(jià)應(yīng)該能較清醒地分析,有所取舍,因?yàn)榻哟藛T的評(píng)價(jià)一般都不會(huì)低,要知道,ERP供應(yīng)商決不會(huì)找一個(gè)牢騷滿腹的單位,讓一個(gè)牢騷滿腹的人接待你的。 6.部分功能點(diǎn)操作。最好能隨機(jī)找?guī)讉(gè)使用ERP系統(tǒng)的重要操作點(diǎn),現(xiàn)場(chǎng)觀看操作情況,聽(tīng)取操作人員對(duì)ERP的評(píng)價(jià),讓他們比較實(shí)施ERP前后工作的差別。當(dāng)然,這點(diǎn)難度較大,因?yàn)樵S多企業(yè)是不允許別人到他們現(xiàn)場(chǎng)隨意參觀走訪的。 參觀結(jié)束后,參觀人員應(yīng)該撰寫(xiě)參觀報(bào)告,分發(fā)給每個(gè)ERP選型參與者。一般來(lái)說(shuō),參觀報(bào)告可從以下幾個(gè)方面展開(kāi): 1.人員。參觀人員、接待人員及職務(wù)、ERP供應(yīng)商陪同人員。 2.單位簡(jiǎn)介。規(guī)模、行業(yè)、主要生產(chǎn)流程、未來(lái)發(fā)展方向、與本單位的相似之處。 3.信息化建設(shè)介紹。 4.已實(shí)施的功能模塊。 5.未實(shí)施的功能模塊。 6.成功之處。 7.不足之處。 8.接待人員對(duì)ERP的評(píng)價(jià)。 9.操作人員對(duì)ERP的評(píng)價(jià)。 10.總結(jié)。 第六,第二輪評(píng)分,兩家進(jìn)入最后一輪。 根據(jù)這段時(shí)間的交流后,企業(yè)對(duì)這五家ERP的了解應(yīng)該更加深入了。對(duì)原來(lái)的評(píng)分表應(yīng)該增加一些內(nèi)容,如對(duì)所參觀的案例的評(píng)價(jià),對(duì)本公司某些特殊要求的解決方案,對(duì)ERP顧問(wèn)的評(píng)價(jià),對(duì)本企業(yè)需求的滿足等等。選出最后兩家進(jìn)入下一輪。 第七,ERP顧問(wèn)自由發(fā)揮。 到了這一步,兩家顧問(wèn)可以自由發(fā)揮。時(shí)間安排上也比較自由,隨時(shí)都可安排一次小型交流會(huì)。ERP顧問(wèn)在交流時(shí)可擺出自己的優(yōu)點(diǎn),指出競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的缺點(diǎn),列出企業(yè)應(yīng)該選自己的理由,不應(yīng)該選擇另一家的理由,還可以結(jié)合企業(yè)特點(diǎn),尋找一些對(duì)方很難解決的問(wèn)題。 如果企業(yè)覺(jué)得需要,可以安排一兩次辯論會(huì),讓雙方就兩家ERP系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行辯論。不過(guò),在此有必要指出,不能以觀看辯論大會(huì)的心態(tài)去看待雙方的辯論,關(guān)鍵是要從辯論中了解兩家ERP系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn),而不是欣賞雙方的口才。ERP銷售顧問(wèn)的口才好并不代表ERP系統(tǒng)好。 “理越辯越明”,通過(guò)以上工作,企業(yè)可以更清楚地了解這兩個(gè)系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)。 第八,商務(wù)談判。 ERP選型結(jié)束后才進(jìn)行商務(wù)談判并不是個(gè)好辦法,企業(yè)在最終確定ERP供應(yīng)商之前進(jìn)行商務(wù)談判無(wú)疑可以獲得商務(wù)談判的主動(dòng)權(quán),商務(wù)談判的結(jié)果是企業(yè)做出最終選擇的重要依據(jù)。 商務(wù)談判需要考慮許多方面的內(nèi)容,比如:購(gòu)買(mǎi)的模塊,用戶數(shù),增加用戶的費(fèi)用,各模塊的報(bào)價(jià),實(shí)施費(fèi)用,每年維護(hù)費(fèi)用,硬件要求,實(shí)施計(jì)劃,等等。 第九,抉擇。 在這一步,ERP選型人員應(yīng)該撰寫(xiě)分析報(bào)告,分析報(bào)告應(yīng)該從兩家的優(yōu)點(diǎn)、缺點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)三個(gè)方面展開(kāi)論述,分析報(bào)告與商務(wù)談判的結(jié)果一道作為高層領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。 企業(yè)選型負(fù)責(zé)人或企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人,根據(jù)以前評(píng)分的結(jié)果、與各ERP供應(yīng)商交流的情況、對(duì)兩家ERP系統(tǒng)的了解、兩家ERP系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)分析報(bào)告以及商務(wù)談判的結(jié)果進(jìn)行抉擇。 這一步應(yīng)該避免“拍腦袋”式的決策方法,不應(yīng)該因?yàn)橥蝗幌氲搅薃的某項(xiàng)優(yōu)點(diǎn),或因?yàn)锳的顧問(wèn)一次富有煽動(dòng)性的演說(shuō),或因?yàn)锳的顧問(wèn)一次對(duì)B有力的攻擊,而決定選擇A;也不應(yīng)該因?yàn)橥蝗幌氲搅薃的某項(xiàng)缺點(diǎn),或?qū)的顧問(wèn)的某句話、某次表現(xiàn)不滿意,而突然決定使用B。殺到最后一輪的兩家,顯然都各有優(yōu)缺點(diǎn),沒(méi)有優(yōu)點(diǎn)的早就被淘汰出局了,沒(méi)有缺點(diǎn)也沒(méi)必要談到今天,因此,在做決策時(shí)應(yīng)該綜合考慮,權(quán)衡各項(xiàng)優(yōu)缺點(diǎn),再作最后的決定。 總結(jié): 選型對(duì)于ERP項(xiàng)目來(lái)說(shuō)是致關(guān)重要的一步,也是企業(yè)ERP項(xiàng)目生命周期的一個(gè)重要組成部分,對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),應(yīng)該將ERP選型作為項(xiàng)目來(lái)管理,可用項(xiàng)目管理方法論來(lái)指導(dǎo)ERP選型。 對(duì)ERP選型來(lái)說(shuō),最重要是先制訂ERP選型的計(jì)劃,切忌無(wú)毫無(wú)章法地開(kāi)展選型工作,今天看這個(gè)演示,明天參觀那個(gè)案例,沒(méi)有選型的計(jì)劃性,最終只能事倍功半,導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人輕率地做出決策,或不敢做出決策。希望本文提出的九個(gè)ERP選型步驟,能給一些準(zhǔn)備上ERP而不知如何著手的企業(yè)提供些許幫助。